Wie man eine effiziente Inventur durchführt: Schritt-für-Schritt-Anleitung, Tipps und wichtige Tools
Die Bestandsverwaltung in einem Hotel ist von entscheidender Bedeutung, um einen effizienten Betrieb zu gewährleisten, Verluste zu verringern und die Kosten zu optimieren. Schlecht verwaltete Bestände können zu Problemen wie Produktverschwendung, Fehlbeständen und mangelnder Kontrolle über die Betriebskosten führen. In diesem detaillierten Leitfaden erfahren Sie, wie Sie ein effizientes Hotelinventar verwalten können, von der Planung bis zur Implementierung fortschrittlicher digitaler Tools.
Sieben wichtige Tipps für eine effiziente Bestandsverwaltung
Um das Hotelinventar effizient zu verwalten, müssen Strategien verfolgt werden, die die Prozesse optimieren und eine genaue Kontrolle gewährleisten.
Sortieren und priorisieren Sie Ihr Inventar
Der erste Schritt zu einer effizienten Verwaltung besteht darin, die Produkte entsprechend ihrer Verwendung und der Häufigkeit des Nachschubs in Kategorien einzuteilen. Es wird empfohlen, die Artikel zu unterteilen in:
- Produkte mit hohem Umsatz: verderbliche Lebensmittel, Reinigungsmittel und lebensnotwendige Güter.
- Produkte mit mittlerer Umdrehungszahl: Bettwäsche, Handtücher und Küchenutensilien.
- Langsam drehende Produkte: Möbel, Haushaltsgeräte und gelegentliche Wartungsarbeiten.
Diese Klassifizierung ermöglicht es, bei der Überwachung der kritischsten Produkte Prioritäten zu setzen und Engpässe zu vermeiden.
Automatisiert Kontrollprozesse
Die Verwendung eines Lagerverwaltungssoftware oder eine PMS mit Lagermodul hilft, die Kontrolle zu automatisieren, menschliche Fehler zu reduzieren und den Zeitaufwand zu optimieren. Mit digitalen Tools können Sie:
Registrieren Sie Eingänge und Ausgänge in Echtzeit.
- Registrieren Sie Eingänge und Ausgänge in Echtzeit.
- Erhalten Sie Benachrichtigungen über niedrige Lagerbestände.
- Erstellung von Berichten über Verbrauchs- und Einkaufstrends.
Führt regelmäßige Audits und Überprüfungen durch
Es ist ratsam, regelmäßig physische Bestandszählungen durchzuführen, um zu überprüfen, ob die Aufzeichnungen mit dem tatsächlichen Bestand übereinstimmen. Zu den wirksamen Praktiken gehören:
- Zykluszählung: verschiedene Produktkategorien wöchentlich oder monatlich zu überprüfen.
- Allgemeines Inventar: in jedem Quartal oder Semester eine vollständige Zählung vorzunehmen.
Aufrechterhaltung einer effektiven Kommunikation mit Lieferanten
Der Aufbau strategischer Beziehungen zu Lieferanten ist der Schlüssel zur Sicherstellung eines stetigen Flusses an wichtigen Waren. Verhandeln flexible Lieferbedingungen und etablieren automatische Auffüllungsabkommen reduziert das Risiko von Fehlbeständen und optimiert die Kosten.
Optimieren Sie den Speicherplatz
Effiziente Lagerung hilft, die Organisation aufrechtzuerhalten und Abfall zu reduzieren. Einige Empfehlungen umfassen:
- Kennzeichnen Sie Produkte mit sichtbaren Haltbarkeitsdaten.
- Implementierung der Methode FIFO (First In, First Out) um sicherzustellen, dass die ältesten Produkte zuerst verwendet werden.
- Vermeiden Sie eine Überbevorratung, um Verluste aufgrund von Veralterung zu minimieren.
Schulung des Personals in der Bestandsverwaltung
Das Arbeitsteam muss geschult sein in gute Lager-, Zähl- und Aufzeichnungspraktiken. Die Schulung im Umgang mit der Lagerverwaltungssoftware verringert Fehler und verbessert die betriebliche Effizienz.
Verwendung von Leistungsindikatoren (KPIs)
Die Messung der Bestandsleistung ist für die Optimierung der Prozesse unerlässlich. Einige wichtige KPIs sind:
Umschlagshäufigkeit der Vorräte: Häufigkeit der Erneuerung des Bestands.
Abfallquote: Prozentsatz der beschädigten oder abgelaufenen Erzeugnisse.
Sicherheitsbestand: die Mindestmenge, die benötigt wird, um Engpässe zu vermeiden.
Ein schrittweiser Leitfaden für die Durchführung einer Bestandsaufnahme im Hotelgewerbe
Um eine effiziente Bestandsverwaltung in Hotels zu gewährleisten, muss eine strukturierte Methodik angewandt werden.
Planung der Bestandsaufnahme
Bevor mit der Zählung begonnen wird, ist es wichtig zu definieren:
Zielsetzung der Bestandsaufnahme: Bestandsüberprüfung, Verlusterkennung, Optimierung des Einkaufs.
Zählfrequenz: tägliche, wöchentliche, monatliche oder vierteljährliche Bestandsaufnahme.
Verantwortlich für den Prozess: festlegen, welche Mitarbeiter für die Bestandskontrolle zuständig sein werden.
Lagerorganisation und Lagerflächen
Ein gutes Lagerlayout erleichtert die Kontrolle und den Zugang zu den Produkten. Zur Verbesserung der Organisation:
- Erstellen Sie Abschnitte nach Produktkategorien.
- Beschriften Sie jeden Bereich und jedes Regal ordnungsgemäß.
- Verwenden Sie digitale Registrierungsinstrumente, um den genauen Standort jedes Produkts zu verfolgen.
Auswahl der Zählmethode
Je nach Größe des Hotels können verschiedene Techniken zur Durchführung der Bestandsaufnahme eingesetzt werden:
Manuelle Zählung: geeignet für kleinere Hotels mit geringerem Bestand.
Barcode oder QR-Code: ermöglicht eine schnellere und genauere Registrierung durch digitales Scannen.
Ewiges Inventar: automatische Aktualisierung des Lagerbestands bei jeder Produktbewegung.
Registrierung und Überprüfung der Daten
Bei der Zählung ist es wichtig, dass jedes Produkt korrekt erfasst wird. Um Fehler zu vermeiden, wird dies empfohlen:
- Verwenden Sie ein digitales System anstelle von Papierunterlagen.
- Überprüfen Sie, ob die eingegebenen Mengen mit dem tatsächlichen Bestand übereinstimmen.
- Überprüfen Sie die Haltbarkeit von verderblichen Produkten.
Analyse der Ergebnisse und Entscheidungsfindung
Nach Abschluss der Bestandsaufnahme müssen die gewonnenen Daten analysiert werden, um strategische Entscheidungen treffen zu können:
- Erkennen Sie überlagerte Produkte.
- Identifizieren Sie Verluste oder verlorene Produkte.
- Passen Sie künftige Käufe an den Verbrauch an.
Umsetzung von Verbesserungen zur Optimierung des Bestands
Nach der Bewertung der Ergebnisse der Bestandsaufnahme ist es wichtig, Verbesserungen vorzunehmen:
- Digitalisierung des Prozesses mit einer Verwaltungssoftware.
- Optimierung des Warennachschubs.
- Eliminierung von Produkten mit geringer Umschlagshäufigkeit, um Platz zu schaffen.
Vorteile einer guten Bestandsverwaltung in Ihrem Hotel
Eine ordnungsgemäße Verwaltung des Hotelinventars beugt nicht nur betrieblichen Problemen vor, sondern optimiert auch die Kosten und verbessert das Gästeerlebnis. Die wichtigsten Vorteile sind im Folgenden aufgeführt.
Reduzierung von Verlusten und Abfällen
Produktverschwendung ist eine der größten Geldverschwendungen im Gastgewerbe. Die Einführung eines effizienten Bestandsverwaltungssystems ermöglicht:
- Vermeiden Sie übermäßige Einkäufe, die verderben oder veraltet sind, insbesondere bei Lebensmitteln und Reinigungsmitteln.
- Wenden Sie das FIFO-Verfahren (First In, First Out) an, so dass die ältesten Produkte zuerst verwendet werden.
- Durchführung regelmäßiger Prüfungen, um unsichtbare Verluste aufgrund von internem Diebstahl oder falschen Aufzeichnungen aufzudecken und zu korrigieren.
- Minimieren Sie den Abfall im Hotelrestaurant durch eine ordnungsgemäße Verwaltung der Rohstoffe.
Verbesserte operative Effizienz
Ein gut organisiertes Hotel stellt sicher, dass seine Mitarbeiter sofort Zugriff auf die benötigten Produkte haben:
- Verringerung des Zeitaufwands für die Suche nach schlecht gelagerten Gegenständen.
- Mehr Flexibilität beim Nachfüllen von Produkten in Zimmern, Küchen und Gemeinschaftsräumen.
- Optimierung der Arbeit des Reinigungs- und Wartungsteams, indem sichergestellt wird, dass es immer über die notwendigen Materialien verfügt.
- Weniger Stress im Betrieb, da sich die Mitarbeiter auf die Erbringung besserer Dienstleistungen konzentrieren können, anstatt sich mit Lieferengpässen zu befassen.
Optimierung des Cashflows
Ein optimiertes Inventar wirkt sich auf folgende Weise direkt auf die Rentabilität eines Hotels aus:
- Vermeidung einer unnötigen Kapitalbindung in langsam drehenden Produkten.
- Bessere Planung der Einkäufe, Ausnutzung von Rabatten für strategische Einkäufe.
- Freisetzung finanzieller Mittel, die in Verbesserungen des Hotels investiert werden können, z. B. in Renovierungen oder die Anschaffung neuer Technologien.
- Es wird sichergestellt, dass stets ein ausreichender Bestand vorhanden ist, ohne dass es zu kostspieligen Überbeständen kommt.
Bessere Kontrolle über Kosten und Rentabilität
Ein unkontrollierter Lagerbestand verursacht unnötige Kosten und kann sich negativ auf die Rentabilität auswirken. Ein gutes Lagerverwaltungssystem ermöglicht:
- Analysieren Sie die tatsächlichen Kosten der einzelnen Inputs und ihre Auswirkungen auf das Budget des Hotels.
- Vermeiden Sie unnötige Ausgaben für dringende Einkäufe aufgrund von unerwarteten Engpässen.
- Erkennen Sie Verbrauchsmuster und passen Sie den Bestand an die saisonale Nachfrage an.
- Implementierung von Datenanalysetools, um fundierte Entscheidungen über Einkauf und Kostenoptimierung zu treffen.
Kundenzufriedenheit durch verbesserte Produktverfügbarkeit
Nichts beeinträchtigt das Erlebnis der Gäste mehr als ein Mangel an wichtigen Produkten während ihres Aufenthalts. Ein gut verwaltetes Inventar stellt das sicher:
- Handtücher, Bettwäsche und Toilettenartikel sind in allen Zimmern vorhanden.
- Die Restaurants und Bars des Hotels verfügen über alle notwendigen Zutaten, um einen reibungslosen Service zu bieten.
- Reinigungs- und Wartungsmaterialien sind vorrätig und sorgen für makellose Einrichtungen.
- Ein guter Ruf wird gewahrt und negative Kommentare auf Bewertungsplattformen wie TripAdvisor oder Google Reviews werden vermieden.
Digitale Tools zur Verbesserung der Bestandsverwaltung in Hotels
Die Technologie spielt heute eine Schlüsselrolle bei der Optimierung des Hotelbestands. Durch die Einführung digitaler Tools können menschliche Fehler reduziert, Prozesse automatisiert und die Gesamteffizienz verbessert werden.
PMS mit integriertem Inventarmodul
Ein Property Management System (PMS) mit Bestandskontrolle ist die beste Lösung für eine zentralisierte Bestandsverwaltung. Seine Vorteile umfassen:
- Automatische Registrierung von Warenein- und -ausgängen.
- Echtzeitberichte über den Verbrauch und den künftigen Bedarf.
- Synchronisierung mit anderen PMS-Modulen, wie Einkauf und Housekeeping.
- Automatische Warnmeldungen, wenn ein Produkt seinen Mindestfüllstand erreicht.
Ein PMS kann melden, wenn der Vorrat an Ausrüstungsgegenständen auf einer Etage zur Neige geht, so dass das Reinigungsteam die Artikel auffüllen kann, bevor sie zur Neige gehen.
Software für die Lagerverwaltung in Echtzeit
Es gibt spezielle Lösungen für die Verwaltung von Hotelbeständen. Diese Plattformen ermöglichen:
- Führen Sie ein detailliertes Verzeichnis der Bestände in den verschiedenen Bereichen des Hotels.
- Verwalten Sie mehrere Lager und Verbrauchsstellen über ein einziges System.
- Integration mit Buchhaltungssystemen zur besseren Kostenkontrolle.
So kann die Lagersoftware beispielsweise täglich einen Bericht über den Bestand an Produkten in der Hotelküche übermitteln und so zu einer genaueren Einkaufsplanung beitragen.
Digitale Scan- und Beschriftungssysteme
Die Digitalisierung des Inventars mit Hilfe von Barcodes und RFID-Tags erleichtert die Bestandskontrolle und minimiert Fehler. Die wichtigsten Vorteile:
- Es beschleunigt die Zählung von Produkten in Lagern und Depots.
- Reduziert Fehler bei der manuellen Bestandsaufnahme.
- Ermöglicht die automatische Aktualisierung der Lagerbestände bei Eingang oder Entnahme von Produkten.
Ein Mitarbeiter kann einen Barcode scannen, wenn er saubere Blätter aus dem Lager holt, und das System aktualisiert automatisch den verfügbaren Bestand.
Mobile Anwendungen für Bestandsprüfungen
Hotels können mit Hilfe spezieller Apps Audits durchführen, ohne dass Papierkram anfällt. Vorteile:
- Möglichkeit, Ein- und Ausgänge in Echtzeit von jedem Ort aus zu erfassen.
- Schneller Zugriff auf Bestandsdaten über ein Smartphone oder Tablet.
- Erhöhte Genauigkeit bei Bestandsprüfungen.
Eine Aufsichtsperson kann über eine App eine Zählung im Lebensmittellager durchführen und die Live-Daten mit dem im System erfassten Bestand vergleichen.
Integration mit Lieferanten und Einkaufssystemen
Die Verknüpfung des Bestandssystems mit den Lieferanten verbessert die Effizienz des Nachschubs. Vorteile:
- Automatisierung von Bestellungen, wenn ein Produkt seinen Mindestbestand erreicht.
- Bessere Verhandlungen mit den Lieferanten dank einer genauen Kontrolle des Verbrauchs.
- Kürzere Vorlaufzeiten durch proaktives Einkaufsmanagement.
Wenn ein Hotel weiß, dass es 500 Liter Waschmittel pro Monat verbraucht, kann es automatische Bestellungen bei seinem Lieferanten einplanen, ohne Gefahr zu laufen, dass der Vorrat ausgeht.