Alles, was Sie über die Registrierung von Gästen in Hotels und Unterkünften wissen müssen

Die Registrierung von Gästen ist für Hotels, Ferienwohnungen und andere Unterkünfte in Spanien obligatorisch. Sie ermöglicht es Ihnen nicht nur, den Überblick über die bei Ihnen wohnenden Personen zu behalten, sondern erfüllt auch die von den Behörden geforderten Sicherheitsvorschriften.

In diesem Artikel erklären wir, warum es wichtig ist, Gäste zu registrieren, welche Daten erfasst werden sollten, wie man es richtig macht und welche digitalen Möglichkeiten es gibt, um diesen Prozess zu erleichtern.

Warum ist die Gästeregistrierung in einem Hotel wichtig?

Die Registrierung von Gästen ist kein einfaches Verwaltungsverfahren, sondern eine gesetzliche Verpflichtung in Spanien. Nach den geltenden Vorschriften sind die Beherbergungsbetriebe verpflichtet, jeden Gast zu registrieren und diese Daten an die Behörden weiterzugeben.

Gesetzliche Regelungen in Spanien und anderen Ländern

Gemäß der Verordnung INT/1922/2003 des Innenministeriums sind alle Hotelbetriebe in Spanien dazu verpflichtet:

Tragen Sie jeden Gast in den Bericht des Reisenden ein.
Erfassen Sie die obligatorischen persönlichen Daten, einschließlich Name, ID und Datum der Einreise.
Senden Sie diese Informationen innerhalb von 24 Stunden nach Ihrer Ankunft an die Nationale Polizei oder die Guardia Civil.

Diese Anmeldung ist obligatorisch für Hotels, Ferienwohnungen, Campingplätze, Herbergen und alle anderen Arten von Beherbergungsbetrieben. Alle detaillierten Informationen finden Sie unter SES-Hosting

Regelungen in anderen europäischen Ländern

Die Registrierung von Gästen ist in den meisten EU-Ländern ebenfalls obligatorisch, wenn auch mit einigen Unterschieden bei den Anforderungen und Fristen:

Frankreich: Hotels müssen alle ausländischen Gäste registrieren und ihre Daten sechs Monate lang aufbewahren. Es besteht keine Verpflichtung, die Daten an die Behörden zu übermitteln, außer in besonderen Fällen.
Italien: Es ist Pflicht, alle Gäste zu registrieren und die Daten innerhalb von 24 Stunden an die örtliche Polizei zu übermitteln. Dies geschieht über das Portal "Alloggiati Web".
Deutschland: Hotels und Beherbergungsbetriebe sind verpflichtet, Gästedaten zu erheben und ein Jahr lang zu speichern, aber die Übermittlung an die Behörden ist nicht in allen Fällen vorgeschrieben.
Portugal: Ähnlich wie in Spanien müssen die Beherbergungsbetriebe jeden Gast registrieren und die Daten innerhalb von höchstens drei Tagen an den Servicio de Extranjería y Fronteras (SEF) übermitteln.

Obwohl die Vorschriften von Land zu Land unterschiedlich sind, verlangen die meisten europäischen Staaten eine Registrierung der Gäste, um die Sicherheit und die Einwanderungskontrolle zu gewährleisten.

Bußgelder und Strafen für die Nichtregistrierung von Gästen

Die Nichteinhaltung dieser Vorschrift kann in Spanien je nach Schwere des Verstoßes zu Geldstrafen von bis zu 30.000 € führen. Außerdem muss der Betrieb im Falle von Kontrollen oder Audits nachweisen können, dass er dieser Verpflichtung nachgekommen ist.

In anderen europäischen Ländern können die Strafen ebenfalls hoch sein. In Italien beispielsweise können die Bußgelder bis zu 5.000 € für jeden nicht registrierten Gast betragen, und in Frankreich können die Behörden bei wiederholter Nichteinhaltung der Vorschriften den Betrieb vorübergehend schließen.

Die Einhaltung der Gastregistrierung vermeidet daher nicht nur Strafen, sondern gewährleistet auch den reibungslosen Ablauf des Geschäftsbetriebs und die Sicherheit aller Beteiligten.

Was ist der Passenger Entry Report und wofür wird er verwendet?

Das Einreiseformular für Reisende ist ein obligatorisches offizielles Dokument, in dem die Identitätsangaben jedes Gastes, der in einer touristischen Einrichtung übernachtet, festgehalten werden. Es dient in erster Linie der Kontrolle und der Sicherheit, damit die Behörden im Bedarfsfall wissen, wer sich in welcher Unterkunft aufhält.

Dieses Formular ist vom Gast zu unterschreiben und spätestens 24 Stunden nach der Ankunft an die Nationalpolizei oder die Guardia Civil zu senden.

Wer ist verpflichtet, sie auszufüllen?

Alle Beherbergungsbetriebe müssen dieses Dokument ausfüllen, einschließlich:

Hotels und Herbergen.
Ländliche Häuser.
Touristische Wohnungen.
Campingplätze und Herbergen.

Die Meldepflichten sind für alle Beherbergungsarten ähnlich, aber es gibt Unterschiede in der Art und Weise, wie sie gehandhabt werden:

Hotels: Sie verfügen in der Regel über automatisierte Systeme, die Gäste digital registrieren und die Informationen direkt übermitteln.
Kleine Unterkünfte: Sie verwenden in der Regel Papierformulare oder einfachere digitale Plattformen, um den Prozess manuell auszuführen.

Unabhängig von der verwendeten Methode ist die Einhaltung der Registrierung von Reisenden eine zwingende Vorschrift, die nicht übersehen werden sollte.

Unterschiede zwischen der Erfassungsmeldung und anderen Registrierungsdokumenten

Obwohl der Reisebericht das offizielle Dokument ist, das von den Vorschriften gefordert wird, gibt es auch andere Formulare, die die Hotels für ihre eigene interne Verwaltung verwenden können:

Einreiseformular für Reisende: Obligatorisches Dokument, das an die Behörden geschickt wird und die Identitätsdaten des Gastes enthält.
Hotelregistrierungskarte: Internes Dokument der Einrichtung, das zusätzliche Informationen wie Kundenpräferenzen oder Zahlungsdetails enthalten kann.
Check-in-Register: Internes Verfahren des Hotels, in dem Details wie Check-in und Check-out-Datum, Zimmernummer und vertraglich vereinbarte Leistungen festgehalten werden.

Erforderliche Informationen für den Bericht der Reisenden

Der Reisebericht muss eine Reihe von Pflichtangaben zur Identifizierung des Gastes enthalten. Im Folgenden wird näher erläutert, welche Informationen wesentlich sind und warum.

Die Angabe der persönlichen Daten des Gastes ist obligatorisch:

Wie bereits erwähnt, ist es gesetzlich vorgeschrieben, den Gast mit diesen Mindestangaben eindeutig und unmissverständlich zu identifizieren:

Vorname und Nachname.
Personalausweis-, Reisepass- oder Personalausweisnummer.
Unterstützungsnummer, die auf der spanischen DNI und NIE steht (gilt nur für spanische Gäste).
Beziehung zum Hauptgast für alle spanischen Gäste, die minderjährig sind.
Kontakt per Telefon oder E-Mail.
Adresse, Postleitzahl und Gemeinde (gilt nur für spanische Gäste).
Geburtsdatum.
Datum der Ein- und Ausreise

An- und Abreisedatum: wichtig für die Kontrolle der Unterkunft

Die Eintragung der Check-in- und Check-out-Daten ist eine wesentliche Voraussetzung:

Kontrolle des Aufenthalts des Gastes: Es wird sichergestellt, dass die Unterkunft keine Personen über den erlaubten Zeitraum hinaus beherbergt.
Polizeiliche Ermittlungen: Bei Verbrechen oder Zwischenfällen kann die Anwesenheit einer Person an einem bestimmten Ort und zu einer bestimmten Zeit verfolgt werden.
Steuerkonformität: Stellt sicher, dass der Betrieb die Belegung und die entsprechenden Steuern korrekt angibt.

Staatsangehörigkeit und Herkunft des Gastes: rechtliche Anforderungen

Die Registrierung der Staatsangehörigkeit und des Herkunftslandes des Gastes ist von entscheidender Bedeutung, denn:

Erleichterung der Migrationskontrolle: Die Behörden können so die Ein- und Ausreise von Ausländern verfolgen.
Einhaltung internationaler Sicherheitsabkommen: Einige Länder verlangen eine besondere Überwachung bestimmter Reisender.
Hilft, mögliche Risikosituationen zu erkennen: z. B. die Anwesenheit von Personen mit internationalen Ausschreibungen.

Gastunterschrift: Ist sie in allen Fällen obligatorisch?

Der Gast muss den Reisebericht unterschreiben und der Betrieb muss ihn mindestens drei Jahre lang aufbewahren.

Warum ist die Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben?

Überprüft die Authentizität der Daten: Die Unterschrift bestätigt, dass der Gast wahrheitsgemäße Angaben gemacht hat.
Dient als rechtlicher Nachweis: Im Falle einer Untersuchung oder Prüfung hat das unterzeichnete Dokument rechtliche Gültigkeit.
Schutz des Beherbergungsbetriebs: Er vermeidet mögliche Sanktionen, indem er nachweist, dass der Betrieb seiner Meldepflicht nachgekommen ist.

Die Einhaltung dieser Anforderungen ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern trägt auch zur Sicherheit aller Gäste und des Betriebs selbst bei.

Wie wählt man die richtige Vorlage für seine Unterkunft?

Nicht alle Vorlagen für die Gästemeldung sind gleich. Je nach Art der Unterkunft, der Anzahl der Gäste und Ihrer bevorzugten Arbeitsmethode (manuell oder digital) benötigen Sie eine einfachere oder fortschrittlichere Vorlage.

Unterschiede zwischen einfachen und erweiterten Vorlagen

Es gibt zwei Haupttypen von Vorlagen:

Grundlegend:

Entwickelt für kleine Unterkünfte, die ihre Gäste manuell registrieren.
Im Allgemeinen in Papier- oder Excel-Format zum Ausdrucken.
Sie müssen manuell an die Behörden übermittelt werden.

Fortgeschrittene:

Dazu gehören digitale Formulare, die in Hotelmanagementsysteme (PMS) integriert werden können.
Sie automatisieren die Übermittlung von Daten an die Behörden in Übereinstimmung mit den Vorschriften.
Verbessern Sie die Effizienz und reduzieren Sie manuelle Fehler bei der Gästeregistrierung.

Unterschiede zwischen den Vorlagen je nach Hosting-Typ

Je nach Art des Hostings sind einige Vorlagen besser geeignet als andere:

Hotels und Herbergen:

Sie erfordern ausführlichere und automatisierte Aufzeichnungen.
Sie verwenden häufig digitale Check-in-Software, um den Prozess zu beschleunigen.

Ländliche Häuser und Touristenwohnungen:

Mit einfachen Papier- oder Digitalformularen können sie ihre Unterlagen leichter verwalten.
Normalerweise übermitteln die Eigentümer die Daten manuell an die Behörden.

Campingplätze und Herbergen:

Für Gruppen von Reisenden können besondere Formulare erforderlich sein.
Einige Vorschriften erlauben eher kollektive als individuelle Registrierungen.

Obligatorische Felder in jeder Vorlage gemäß den Vorschriften

Jede Vorlage für eine Gastregistrierung muss diese Pflichtfelder enthalten, um den Vorschriften zu entsprechen:

Persönliche Daten: Vorname, Nachname, Telefon oder E-Mail, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit.
Ausweisdokument: DNI (+ Unterstützungsnummer), Reisepass oder Aufenthaltskarte.
Check-in und Check-out Datum: Um die Kontrolle des Aufenthalts zu gewährleisten.
Gastunterschrift: Obligatorisch, um die Anmeldung zu bestätigen.
Weiterleitung an die Behörden: Je nach Land sollten die Informationen innerhalb von 24-72 Stunden übermittelt werden.

Die Nichteinhaltung eines dieser Felder kann zu Geldbußen und Strafen für die Unterkunft führen.

Möchten Sie Ihre Vorlage anpassen? Erweiterte Optionen

Wenn Ihre Einrichtung besondere Anforderungen hat, können Sie sich für eine maßgeschneiderte Vorlage entscheiden, die Folgendes umfasst:

Zusätzliche Sprachen: Für Unterkünfte mit internationalen Gästen.
Digitale Unterschrift: Um die Abfertigung zu beschleunigen, ohne Papier zu benötigen.
Zusätzliche Felder: z. B. Zimmerpräferenzen, Notfallkontakt oder Informationen zur Zahlungsmethode.
Integration mit PMS für die HotelverwaltungAutomatisierung der Verwaltung und Synchronisierung mit digitalen Check-in-Systemen.

Tipp: Wenn Sie ein hohes Gästeaufkommen zu bewältigen haben, kann eine maßgeschneiderte digitale Vorlage mit elektronischer Unterschrift die Effizienz steigern und manuelle Fehler reduzieren.

Die Wahl der richtigen Vorlage erleichtert den Prozess der Gästemeldung und gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften. Wenn Ihre Unterkunft nur wenige Gäste betreut, kann eine einfache Papiervorlage ausreichend sein. Wenn Sie jedoch Wert auf Effizienz, Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften legen, sind digitale Vorlagen mit PMS-Integration die beste Option.

Digitale Alternativen für die Registerführung

Wenn Sie die Papierverwaltung vermeiden und die Effizienz beim Einchecken verbessern wollen, gibt es digitale Lösungen, die die Registrierung der Gäste automatisieren und sowohl die Überprüfung der korrekten erfassten Informationen als auch die so wichtige Übermittlung der Informationen an die Behörden erleichtern.

Welches sind die besten Gastregistrierungsprogramme?

Moderne Hotels brauchen effiziente Instrumente, um ihre Gäste schnell und sicher zu registrieren. Zu den bekanntesten Lösungen auf dem Markt gehören:

Lean Hotel System - PMS mit integriertem digitalen Check-in, Automatisierung von Reisendenberichten und Synchronisation mit Behörden.
POK - Point of Kiosk. Verschiedene Möglichkeiten zur Optimierung der Ein- und Ausgänge (Pre-Check-in-Prozess, virtueller Check-in, Kiosk).
Chekin - Lösung mit Schwerpunkt auf Online-Check-in und Dokumentenvalidierung.

Lean Hotel System hebt sich jedoch von den anderen ab, indem es ein komplettes PMS anbietet, das nicht nur die Gästeregistrierung verwaltet, sondern auch den gesamten Hotelbetrieb optimiert.

Hotelverwaltungssoftware (PMS) mit Check-in-Funktion

Lean Hotel System ist viel mehr als nur eine digitale Check-in-Software. Es ist eine End-to-End-Lösung, die es Hotels ermöglicht, das Reservierungsmanagement zu automatisieren, Gästedaten zu zentralisieren und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

Automatisierter Gäste-Check-in: Digitalisiert den Check-in-Prozess und sendet die Daten gesetzeskonform an die Polizei.
Integration mit Dokumentenlesern: Erfasst automatisch die Daten des Personalausweises oder Reisepasses des Gastes ohne manuelle Fehler.
Remote-Check-in: Ermöglicht es den Kunden, vor ihrer Ankunft einzuchecken und so die Wartezeiten an der Rezeption zu verkürzen (Online-Vorab-Check-in).
Digitale Unterschrift der Reisendenmeldung: Vereinfacht den bürokratischen Aufwand und garantiert die Rechtsgültigkeit der Anmeldung.
Sicherer Cloud-Speicher: Erfüllt die Datenschutzbestimmungen und verhindert den Verlust von Unterlagen.

Mit Lean Hotel System verbessern Hotels ihre betriebliche Effizienz und bieten ihren Gästen ein reibungsloseres und sichereres Erlebnis.

Vorteile der webbasierten Gästeregistrierungstools

Mobile Apps revolutionieren die Art und Weise, wie Hotels den Check-in verwalten. Das Lean Hotel System beinhaltet POK - Pre Check-in, das es den Gästen ermöglicht, einen Teil ihres Check-ins vor der Ankunft über ihr Smartphone zu erledigen.

Eliminieren Sie Warteschlangen am Empfang: Kunden können einchecken, bevor sie ankommen, und so die Wartezeit verkürzen.

Mehr Komfort und Geschwindigkeit: Die Daten werden digital eingegeben, ohne dass Papierkram anfällt.

Garantierte Sicherheit: Die Informationen werden sicher gespeichert und automatisch an die Behörden weitergeleitet.

Kontaktloses Einchecken: Ideal zur Verbesserung des Gästeerlebnisses und zur Steigerung der Kundenzufriedenheit.

Mit POK und Lean Hotel System können Hotels ein modernes und effizientes Erlebnis bieten, das sich an neue Branchentrends anpasst.

Mit POK - Pre Check-in erhält der Kunde einen Weblink, über den er seine persönlichen Daten vor seiner Ankunft in der Einrichtung einfach ausfüllen kann. Bei seiner Ankunft muss er nur den erhaltenen QR-Code scannen, um den Self-Check-in-Prozess abzuschließen und ohne Verzögerung Zugang zu seinen Zimmerschlüsseln zu erhalten.

Integration digitaler Tools mit anderen Hotelplattformen

Einer der großen Vorteile des Lean Hotel System ist seine Fähigkeit, sich mit anderen wichtigen Hotelmanagement-Tools zu integrieren.

Verbindung mit Channel Managern: Synchronisieren Sie Buchungen von Booking, Expedia und anderen OTAs in Echtzeit.
Automatisierung der Übermittlung an die Polizei: Einhaltung der Vorschriften ohne manuelle Eingriffe.
Integration mit Zahlungssystemen: Ermöglicht automatische Zahlungen beim Check-in.
Synchronisation mit Revenue Management Tools: Optimieren Sie Preise und Auslastung auf intelligente Weise.

Dank dieser Integrationen wird Lean Hotel System zum digitalen Kontrollzentrum des Hotels, das die Verwaltung erleichtert und die Rentabilität des Unternehmens erhöht.