Neues SES-Gesetz: Worin besteht es und wie wirkt es sich auf Ihr Hotel aus?
Das kürzliche Inkrafttreten des SES Hospedajes Recht stellt eine wesentliche Änderung in der Art und Weise dar, wie Beherbergungsbetriebe Informationen verwalten und an die Behörden melden müssen. Diese Verordnung, die die Sicherheit und Rückverfolgbarkeit von Daten erhöhen soll, legt neue Verpflichtungen für Hotels, Ferienwohnungen und andere Beherbergungsbetriebe fest, die sich insbesondere auf die Digitalisierung von Registrierungsprozessen und Übermittlung von Gästedaten.
Die Königliches Dekret 933/2001die am 2. Dezember 2024 in Kraft tritt, legt klare Verpflichtungen bezüglich der Aufzeichnungen und Informationen fest, die von allen natürlichen oder juristischen Personen, die Beherbergungs- und Kraftfahrzeugvermietungsaktivitäten betreiben, zu handhaben sind. Das Hauptziel besteht darin, den Sektor zu modernisieren und die Einhaltung von Sicherheits- und Datenschutzstandards zu gewährleisten.
Die wichtigsten Verpflichtungen und Anforderungen des SES Hospedajes-Gesetzes
Die neue Verordnung führt eine Reihe wichtiger Verpflichtungen ein, die Beherbergungsbetriebe erfüllen müssen, um innerhalb des gesetzlichen Rahmens arbeiten zu können. Dazu gehören:
- Digitale Aufnahme in Echtzeit: Alle Gästedaten müssen in einem digitalen System erfasst und gemeldet werden, das mit der SES-Plattform synchronisiert ist.
- Technologische Integration: Es ist obligatorisch, dass die Hotelmanagementsysteme (PMS) mit der SES-Plattform verbunden sind, damit die Informationen automatisch gemeldet werden können.
- Zunahme der Pflichtfelder: Bei den von den Gästen gesammelten Informationen ist ein höherer Detaillierungsgrad erforderlich.
- Verstärkung der Datensicherheit: Die Unterkunft muss zusätzliche Maßnahmen ergreifen, um sensible Informationen während der Speicherung und Übertragung zu schützen.
Neue Pflichtfelder für die Erfassung von Gästedaten
Das SES-Gesetz sieht eine stärkere Kontrolle der Daten vor, die von den Beherbergungsbetrieben in den verschiedenen Phasen des Prozesses erfasst werden müssen, um die Einhaltung der Vorschriften bei allen Interaktionen mit den Gästen zu gewährleisten.
Pflichtfelder bei der Erstellung von Reservierungen:
Die folgenden Angaben sind jetzt bei einer Reservierung obligatorisch:
- Der vollständige Name des Gastgebers.
- Nachname 1: Obligatorisch für alle Registrierungen.
- Telefon, Telefon 2 oder E-Mail: Mindestens eine dieser Kontaktinformationen muss angegeben werden.
Erforderliche Felder beim Check-in:
Beim Check-in muss das PMS zusätzliche Informationen erfassen, um sicherzustellen, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Die Felder umfassen:
- Vollständiger Name.
- Nachname 1 und Nachname 2: Letzteres ist obligatorisch, wenn das vorgelegte Dokument eine TIN ist.
- Art und Nummer des Ausweises: Obligatorisch für Erwachsene.
- Dokument-Unterstützungsnummer: Erforderlich, wenn NIF oder NIE verwendet wird.
- Geburtsdatum und vollständige Adresse: Geben Sie Straße, Hausnummer, Gemeinde, Postleitzahl und Land an.
- Kontaktinformationen: Mindestens eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse sollte angegeben werden.
- Beziehung: Bei Minderjährigen müssen Sie die Beziehung zum Hauptgast angeben.
Erforderliche Felder nach Altersgruppe
Die Vorschriften sehen je nach Alter des Gastes unterschiedliche Anforderungen vor:
- Über 18 Jahre alt: Es ist obligatorisch, ein Identifikationsdokument wie einen Personalausweis zu registrieren.
- Kinder zwischen 14 und 17 Jahren: Ein Ausweisdokument ist ebenfalls erforderlich.
- Kinder unter 13 Jahren: Die Registrierung von Ausweispapieren ist nicht erforderlich.
Vorteile für Fremdenverkehrseinrichtungen
Das SES-Hospedajes-Gesetz ist ein bedeutender Schritt nach vorn in der Modernisierung und Regulierung der Tourismusindustrie. Einer der Hauptvorteile ist die Verbesserung der internen Verwaltung von Tourismusbetrieben durch die Digitalisierung.
Die Einführung technologischer Hilfsmittel, die mit dieser Verordnung kompatibel sind, ermöglicht eine bessere Organisation und operative Effizienz und optimiert Routineprozesse, die zuvor manuell oder unzusammenhängend durchgeführt werden konnten.
Darüber hinaus erhöht die Verordnung die Sicherheit im Umgang mit Gästedaten. Mit der Einführung fortschrittlicherer Systeme, ein angemessener Schutz der persönlichen Daten gewährleistet ist, Angleichung an Datenschutzstandards und Vermeidung potenzieller Datenlecks.
Außerdem werden menschliche Fehler bei der Registrierung und der Informationsverwaltung erheblich reduziert, was das Risiko minimiert und den Gesamteindruck sowohl für Kunden als auch für Hotelmanager verbessert.
Vorteile für Fremdenverkehrseinrichtungen
Nichteinhaltung des SES Hospedajes pDies kann zu erheblichen Strafen für Tourismusbetriebe führen. Diese Konsequenzen haben hauptsächlich die Form von Geldstrafen, die je nach Schwere des Verstoßes variieren können.
Darüber hinaus können schwerwiegendere Verstöße zu Verwaltungssanktionen wie der vorübergehenden Aussetzung der Tätigkeit oder sogar zu rechtlichen Maßnahmen führen, die den Ruf und die betriebliche Kontinuität des Unternehmens beeinträchtigen.
Diese Verordnung zielt nicht nur darauf ab, die Aktivitäten von Hotels und Beherbergungsbetrieben zu regeln, sondern auch auf Transparenz und die Einhaltung von Standards zu fördern, die sowohl der Branche als auch den Gästen zugute kommen. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, dass die Einrichtungen die Folgen einer Missachtung dieser Bestimmungen verstehen und proaktiv handeln, um die Anforderungen zu erfüllen.
Konsequenzen bei Nichteinhaltung des Gesetzes
Nichteinhaltung des SES Hospedajes pDies kann zu erheblichen Strafen für Tourismusbetriebe führen. Diese Konsequenzen haben hauptsächlich die Form von Geldstrafen, die je nach Schwere des Verstoßes variieren können.
Darüber hinaus können schwerwiegendere Verstöße zu Verwaltungssanktionen wie der vorübergehenden Aussetzung der Tätigkeit oder sogar zu rechtlichen Maßnahmen führen, die den Ruf und die betriebliche Kontinuität des Unternehmens beeinträchtigen.
Diese Verordnung zielt nicht nur darauf ab, die Aktivitäten von Hotels und Beherbergungsbetrieben zu regeln, sondern auch auf Transparenz und die Einhaltung von Standards zu fördern, die sowohl der Branche als auch den Gästen zugute kommen. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, dass die Einrichtungen die Folgen einer Missachtung dieser Bestimmungen verstehen und proaktiv handeln, um die Anforderungen zu erfüllen.
Vergleich mit früheren Verordnungen
Das SES Hospedajes-Gesetz stellt eine bedeutende Veränderung gegenüber früheren Regelungen dar, insbesondere was den Umgang mit Informationen und die erforderliche Technologie betrifft.
Im Gegensatz zu früheren Verordnungen verlangt dieses Gesetz eine größere Präzision bei den von den Gästen erhobenen Daten, einschließlich zusätzlicher Details, die bisher nicht erforderlich waren. Dies entspricht dem Bedürfnis nach mehr Rückverfolgbarkeit und Kontrolle in der Branche.
Auf der anderen Seite haben sich die erforderlichen technischen Hilfsmittel erheblich weiterentwickelt.
Während in der Vergangenheit die meisten Prozesse manuell oder mit einfachen Systemen durchgeführt wurden, sind jetzt fortschrittliche digitale Plattformen erforderlich, um die Verwaltung, Aufzeichnung und Übermittlung von Daten in Echtzeit an die Regulierungsbehörden zu erleichtern.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einhaltung des Gesetzes
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einhaltung des Gesetzes
- Installation eines kompatiblen Systems
- Implementieren Sie ein technologisches System, das den im SES Hospedajes-Gesetz festgelegten Standards entspricht.
- Stellen Sie sicher, dass das System Informationen sicher und effizient erfassen, speichern und übertragen kann.
- Registrierung auf offiziellen Portalen
- Schließen Sie den Registrierungsprozess auf offiziellen Plattformen ab, um die Integration zwischen den Systemen der Einrichtung und den Regierungsplattformen sicherzustellen.
- Ausbildung des Personals
- Bieten Sie Ihren Mitarbeitern spezielle Schulungen an, damit sie mit den neuen technologischen Hilfsmitteln richtig umgehen können.
- Weisen Sie sie in die für die Datenaufzeichnung und -verarbeitung vorgeschriebenen Verfahren ein.
- Regelmäßige Audits
- Führen Sie regelmäßige Überprüfungen der Systeme und Prozesse durch, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
- Identifizieren und korrigieren Sie alle operativen Fehler, die die Einhaltung der Gesetze gefährden könnten.