Nouvelle loi sur le SES : en quoi consiste-t-elle et comment affecte-t-elle votre hôtel ?
L'entrée en vigueur récente de la Loi SES Hospedajes représente un changement important dans la manière dont les hébergements touristiques doivent gérer et communiquer des informations aux autorités. Ce règlement, qui vise à accroître la sécurité et la traçabilité des données, établit de nouvelles obligations pour les hôtels, les appartements touristiques et d'autres types d'hébergement, en mettant l'accent sur les points suivants la numérisation des processus d'enregistrement et la communication des données relatives aux visiteurs.
Les Décret royal 933/2001qui entre en vigueur le 2 décembre 2024, établit des obligations claires sur le dossier documentaire et les informations à traiter par toutes les personnes physiques ou morales exerçant des activités d'hébergement et de location de véhicules à moteur. L'objectif principal est de moderniser le secteur et de garantir le respect des normes de sécurité et de confidentialité.
Principales obligations et exigences de la loi SES Hospedajes
Le nouveau règlement introduit un certain nombre d'obligations clés auxquelles les hébergements touristiques doivent se conformer afin d'opérer dans le cadre légal. Ces obligations sont les suivantes
- Enregistrement numérique en temps réel : Toutes les données relatives aux hôtes doivent être saisies et communiquées dans un système numérique synchronisé avec la plateforme SES.
- Intégration technologique : Les systèmes de gestion hôtelière (PMS) doivent obligatoirement être connectés à la plateforme SES pour la transmission automatique des informations.
- Augmentation des champs obligatoires : Les informations recueillies auprès des hôtes doivent être plus détaillées.
- Renforcer la sécurité des données : Le logement doit mettre en œuvre des mesures supplémentaires pour protéger les informations sensibles pendant le stockage et la transmission.
Nouveaux champs obligatoires pour la collecte d'informations sur les visiteurs
La loi sur le SES impose un contrôle plus strict des données que les établissements d'hébergement doivent collecter à différents stades du processus, garantissant ainsi la conformité de toutes les interactions avec les hôtes.
Champs obligatoires lors de la création de réservations :
Les informations suivantes sont désormais obligatoires lors de la réservation :
- Nom complet de l'hôte.
- Nom de famille 1 : Obligatoire pour toutes les inscriptions.
- Téléphone, téléphone 2 ou courriel : Au moins une de ces coordonnées doit être mentionnée.
Champs obligatoires lors de l'enregistrement :
Lors de l'enregistrement, le PMS doit saisir des informations supplémentaires pour s'assurer que les exigences légales sont respectées. Les champs comprennent :
- Nom complet.
- Nom de famille 1 et nom de famille 2 : Ce dernier est obligatoire si le document fourni est un NIF.
- Type et numéro du document d'identification : Obligatoire pour les adultes.
- Numéro de support du document : Requis si NIF ou NIE est utilisé.
- Date de naissance et adresse complète : Indiquez la rue, le numéro, la commune, le code postal et le pays.
- Coordonnées de la personne à contacter : Il convient d'indiquer au moins un numéro de téléphone ou une adresse électronique.
- Relation : Pour les mineurs, il sera nécessaire de préciser le lien de parenté avec l'invité principal.
Champs obligatoires par tranche d'âge
Les règlements établissent des exigences différentes en fonction de l'âge de l'invité :
- Plus de 18 ans : Il est obligatoire d'enregistrer un document d'identification tel qu'une carte d'identité.
- Enfants âgés de 14 à 17 ans : Une pièce d'identité est également requise.
- Enfants de moins de 13 ans : Il n'est pas nécessaire d'enregistrer les documents d'identification.
Avantages pour les établissements touristiques
La loi SES Hospedajes représente une avancée significative dans le domaine de la santé publique. la modernisation et la réglementation de l'industrie du tourisme. L'un de ses principaux avantages est l'amélioration de la gestion interne des établissements touristiques grâce à la numérisation.
L'adoption d'outils technologiques compatibles avec ce règlement permet d'améliorer l'organisation et l'efficacité opérationnelle, en optimisant les processus de routine qui auraient pu être manuels ou désordonnés auparavant.
En outre, le règlement renforce la sécurité dans le traitement des données des clients. Avec la mise en place de systèmes plus avancés, une protection adéquate des informations personnelles est assurée, s'aligner sur les normes de protection de la vie privée et éviter les fuites potentielles de données.
Il y a également une réduction significative des erreurs humaines dans l'enregistrement et la gestion des informations, ce qui minimise les risques et améliore l'expérience globale des clients et des gérants d'hôtels.
Avantages pour les établissements touristiques
Non-conformité avec le SES Hospedajes pCela peut entraîner des sanctions importantes pour les établissements touristiques. Ces conséquences prennent principalement la forme de sanctions financières qui peuvent varier en fonction de la gravité de l'infraction.
En outre, des manquements plus graves peuvent entraîner des sanctions administratives, telles qu'une suspension temporaire de l'activité, voire des mesures juridiques ayant un impact sur la réputation et la continuité opérationnelle de l'entreprise.
Ce règlement vise non seulement à réglementer les activités des hôtels et des hébergements, mais aussi à promouvoir la transparence et le respect de normes qui profitent à la fois au secteur et aux visiteurs. Il est donc essentiel que les établissements comprennent les implications de l'ignorance de ces dispositions et agissent de manière proactive pour se conformer aux exigences.
Conséquences du non-respect de la loi
Non-conformité avec le SES Hospedajes pCela peut entraîner des sanctions importantes pour les établissements touristiques. Ces conséquences prennent principalement la forme de sanctions financières qui peuvent varier en fonction de la gravité de l'infraction.
En outre, des manquements plus graves peuvent entraîner des sanctions administratives, telles qu'une suspension temporaire de l'activité, voire des mesures juridiques ayant un impact sur la réputation et la continuité opérationnelle de l'entreprise.
Ce règlement vise non seulement à réglementer les activités des hôtels et des hébergements, mais aussi à promouvoir la transparence et le respect de normes qui profitent à la fois au secteur et aux visiteurs. Il est donc essentiel que les établissements comprennent les implications de l'ignorance de ces dispositions et agissent de manière proactive pour se conformer aux exigences.
Comparaison avec les règlements précédents
La loi SES Hospedajes marque un changement important par rapport aux réglementations précédentes, notamment en ce qui concerne le traitement de l'information et la technologie requise.
Contrairement aux réglementations précédentes, cette loi exige une plus grande précision dans les données collectées auprès des hôtes, y compris des détails supplémentaires qui n'étaient pas exigés auparavant. Cela répond à un besoin de traçabilité et de contrôle accrus dans le secteur.
D'autre part, les outils technologiques nécessaires ont considérablement évolué.
Alors que dans le passé, la plupart des processus étaient exécutés manuellement ou à l'aide de systèmes de base, des plateformes numériques avancées sont désormais nécessaires pour faciliter la gestion, l'enregistrement et la transmission de données en temps réel aux organismes de réglementation.
Guide étape par étape pour se conformer à la loi
Guide étape par étape pour se conformer à la loi
- Installation d'un système compatible
- Mettre en place un système technologique conforme aux normes définies par la loi SES Hospedajes.
- Veiller à ce que le système puisse enregistrer, stocker et transmettre des informations de manière sûre et efficace.
- Inscription sur les portails officiels
- Compléter le processus d'enregistrement sur les plateformes officielles afin d'assurer l'intégration entre les systèmes de l'établissement et les plateformes gouvernementales.
- Formation du personnel
- Fournir une formation spécifique au personnel afin qu'il puisse utiliser correctement les nouveaux outils technologiques.
- Les instruire des procédures prévues pour l'enregistrement et le traitement des données.
- Audits périodiques
- Procéder à des examens réguliers des systèmes et des processus afin de garantir la conformité avec les réglementations.
- Identifier et corriger toute défaillance opérationnelle susceptible de compromettre le respect de la loi.