Nueva Ley SES Hospedajes: ¿En qué consiste y cómo afecta a tu hotel?
La reciente entrada en vigor de la Ley SES Hospedajes representa un cambio significativo en la manera en que los alojamientos turísticos deben gestionar y reportar información a las autoridades. Esta normativa, diseñada para incrementar la seguridad y la trazabilidad de los datos, establece nuevas obligaciones para hoteles, apartamentos turísticos y otros tipos de hospedajes, especialmente enfocándose en la digitalización de los procesos de registro y comunicación de datos de los huéspedes.
El Real Decreto 933/2001, que entra en vigor el 2 de diciembre de 2024, establece claras obligaciones sobre el registro documental y la información que deben manejar todas las personas físicas o jurídicas que operen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor. El objetivo principal es modernizar el sector y garantizar el cumplimiento de estándares de seguridad y privacidad.
Principales obligaciones y requisitos de la Ley SES Hospedajes
La nueva normativa introduce una serie de obligaciones clave que los alojamientos turísticos deben cumplir para operar dentro del marco legal. Estas incluyen:
- Registro digital en tiempo real: Todos los datos de los huéspedes deben ser capturados y reportados en un sistema digital sincronizado con la plataforma SES.
- Integración tecnológica: Es obligatorio que los sistemas de gestión hotelera (PMS) estén conectados con la plataforma SES para el reporte automático de información.
- Incremento en los campos obligatorios: Se requiere un mayor nivel de detalle en la información recopilada de los huéspedes.
- Refuerzo en la seguridad de datos: Los alojamientos deben implementar medidas adicionales para proteger la información sensible durante su almacenamiento y transmisión.
Nuevos campos obligatorios para la recopilación de información de los huéspedes
La Ley SES Hospedajes impone un mayor control sobre los datos que los alojamientos deben recopilar en distintas etapas del proceso, garantizando el cumplimiento normativo en todas las interacciones con los huéspedes
Campos requeridos durante la creación de reservas:
Los siguientes datos son ahora obligatorios al realizar una reserva:
- Nombre completo del huésped.
- Apellido 1: Obligatorio para todos los registros.
- Teléfono, Teléfono 2 o Email: Se debe incluir al menos uno de estos datos de contacto.
Campos requeridos durante el check-in:
Al momento del check-in, el PMS debe capturar información adicional para garantizar que se cumplen las disposiciones legales. Los campos incluyen:
- Nombre completo.
- Apellido 1 y Apellido 2: Este último es obligatorio si el documento proporcionado es un NIF.
- Tipo y número de documento de identificación: Obligatorio para mayores de edad.
- Número de soporte del documento: Requerido si se usa NIF o NIE.
- Fecha de nacimiento y dirección completa: Incluye calle, número, municipio, código postal y país.
- Datos de contacto: Se debe incluir al menos un teléfono o correo electrónico.
- Parentesco: Para menores de edad, será necesario especificar la relación con el huésped principal.
Campos requeridos según rango de edad
La normativa establece diferentes requisitos según la edad del huésped:
- Mayores de 18 años: Es obligatorio registrar un documento identificativo como el DNI.
- Menores de 14 a 17 años: También se requiere documento identificativo.
- Menores de 13 años: No es necesario registrar documentos identificativos.
Beneficios para los establecimientos turísticos
La Ley SES Hospedajes representa un avance significativo en la modernización y regulación de la industria turística. Uno de sus principales beneficios es la mejora en la gestión interna de los establecimientos turísticos a través de la digitalización.
La adopción de herramientas tecnológicas compatibles con esta normativa permite una mayor organización y eficiencia operativa, optimizando procesos rutinarios que antes podían ser manuales o desarticulados.
Además, la normativa refuerza la seguridad en el manejo de los datos de los huéspedes. Con la implementación de sistemas más avanzados, se garantiza una protección adecuada de la información personal, alineándose con estándares de privacidad y evitando posibles fugas de datos.
También se logra una notable reducción de los errores humanos en el registro y la gestión de la información, lo que minimiza riesgos y mejora la experiencia general tanto para los clientes como para los gestores de los hoteles.
Beneficios para los establecimientos turísticos
El incumplimiento de la Ley SES Hospedajes puede derivar en sanciones significativas para los establecimientos turísticos. Estas consecuencias se traducen principalmente en multas económicas que pueden variar dependiendo de la gravedad de la infracción.
Además, los incumplimientos más graves podrían implicar sanciones administrativas, como la suspensión temporal de la actividad, o incluso medidas legales que impacten la reputación y la continuidad operativa del negocio.
Esta normativa busca no solo regular las actividades de los hoteles y alojamientos, sino también fomentar la transparencia y el cumplimiento de estándares que beneficien tanto al sector como a los huéspedes. Por ello, es esencial que los establecimientos comprendan las implicaciones de ignorar estas disposiciones y actúen de manera proactiva para cumplir con los requisitos establecidos.
Consecuencias del incumplimiento de la ley
El incumplimiento de la Ley SES Hospedajes puede derivar en sanciones significativas para los establecimientos turísticos. Estas consecuencias se traducen principalmente en multas económicas que pueden variar dependiendo de la gravedad de la infracción.
Además, los incumplimientos más graves podrían implicar sanciones administrativas, como la suspensión temporal de la actividad, o incluso medidas legales que impacten la reputación y la continuidad operativa del negocio.
Esta normativa busca no solo regular las actividades de los hoteles y alojamientos, sino también fomentar la transparencia y el cumplimiento de estándares que beneficien tanto al sector como a los huéspedes. Por ello, es esencial que los establecimientos comprendan las implicaciones de ignorar estas disposiciones y actúen de manera proactiva para cumplir con los requisitos establecidos.
Comparación con normativas previas
La Ley SES Hospedajes marca un cambio significativo respecto a regulaciones anteriores, destacando especialmente en el manejo de la información y la tecnología requerida.
A diferencia de normativas previas, esta ley exige una mayor precisión en los datos recopilados de los huéspedes, incluyendo detalles adicionales que antes no eran requeridos. Esto responde a una necesidad de mayor trazabilidad y control en el sector.
Por otro lado, se observa una evolución considerable en las herramientas tecnológicas necesarias.
Mientras que en el pasado la mayoría de los procesos se realizaban de forma manual o con sistemas básicos, ahora se requiere la implementación de plataformas digitales avanzadas, que faciliten la gestión, el registro y la transmisión de datos en tiempo real a los organismos reguladores.
Guía paso a paso para cumplir con la ley
Guía paso a paso para cumplir con la ley
- Instalación de un sistema compatible
- Implementar un sistema tecnológico que cumpla con los estándares definidos por la Ley SES Hospedajes.
- Asegurarse de que el sistema pueda registrar, almacenar y transmitir la información de manera segura y eficiente.
- Registro en portales oficiales
- Completar el proceso de registro en las plataformas oficiales para garantizar la integración entre los sistemas del establecimiento y las plataformas gubernamentales.
- Capacitación del personal
- Brindar formación específica al personal para que puedan manejar correctamente las nuevas herramientas tecnológicas.
- Instruirlos en los procedimientos estipulados para el registro y manejo de datos.
- Auditorías periódicas
- Realizar revisiones regulares de los sistemas y procesos para asegurar el cumplimiento de la normativa.
- Identificar y corregir cualquier fallo operativo que pueda poner en riesgo la conformidad con la ley.