Nova Lei SES Hospedajes: Em que consiste e como afecta o seu hotel?
A recente entrada em vigor do Lei SES Hospedajes representa uma mudança significativa na forma como os alojamentos turísticos devem gerir e comunicar informações às autoridades. Este regulamento, que tem por objetivo aumentar a segurança e a rastreabilidade dos dados, estabelece novas obrigações para os hotéis, apartamentos turísticos e outros tipos de alojamento, com especial destaque para digitalização dos processos de registo e comunicação dos dados dos hóspedes.
O Decreto Real 933/2001que entra em vigor em 2 de dezembro de 2024, estabelece obrigações claras em matéria de registo documental e de informações a tratar por todas as pessoas singulares ou colectivas que exerçam actividades de alojamento e de aluguer de veículos automóveis. O principal objetivo é modernizar o sector e garantir o cumprimento das normas de segurança e privacidade.
Principais obrigações e requisitos da Lei SES Hospedajes
O novo regulamento introduz uma série de obrigações fundamentais que os alojamentos turísticos devem cumprir para poderem funcionar no âmbito do quadro jurídico. Estas incluem:
- Gravação digital em tempo real: Todos os dados dos hóspedes devem ser captados e comunicados num sistema digital sincronizado com a plataforma SES.
- Integração tecnológica: É obrigatório que os sistemas de gestão hoteleira (PMS) estejam ligados à plataforma SES para a comunicação automática de informações.
- Aumento dos campos obrigatórios: É necessário um maior nível de pormenor nas informações recolhidas junto dos hóspedes.
- Reforço da segurança dos dados: O alojamento deve aplicar medidas adicionais para proteger as informações sensíveis durante o armazenamento e a transmissão.
Novos campos obrigatórios para a recolha de informações sobre os hóspedes
A Lei SES impõe um maior controlo sobre os dados que os alojamentos devem recolher nas diferentes fases do processo, garantindo a conformidade em todas as interações com os hóspedes.
Campos obrigatórios durante a criação de reservas:
As seguintes informações são agora obrigatórias aquando da realização de uma reserva:
- Nome completo do anfitrião.
- Apelido 1: Obrigatório para todas as inscrições.
- Telefone, Telefone 2 ou E-mail: Pelo menos uma destas informações de contacto deve ser incluída.
Campos obrigatórios durante o check-in:
No momento do check-in, o PMS deve registar informações adicionais para garantir o cumprimento dos requisitos legais. Os campos incluem:
- Nome completo.
- Apelido 1 e Apelido 2: Este último é obrigatório se o documento fornecido for um NIF.
- Tipo e número do documento de identificação: Obrigatório para adultos.
- Número de suporte do documento: Necessário se for utilizado NIF ou NIE.
- Data de nascimento e endereço completo: Incluir a rua, o número, o município, o código postal e o país.
- Dados de contacto: Deve ser incluído pelo menos um número de telefone ou endereço eletrónico.
- Relação: Para os menores, será necessário especificar a relação com o convidado principal.
Campos obrigatórios por faixa etária
Os regulamentos estabelecem requisitos diferentes consoante a idade do hóspede:
- Mais de 18 anos de idade: É obrigatório registar um documento de identificação, como o bilhete de identidade.
- Crianças entre os 14 e os 17 anos: É igualmente necessário um documento de identificação.
- Crianças com menos de 13 anos de idade: Não é necessário registar os documentos de identificação.
Vantagens para os estabelecimentos turísticos
A Lei SES Hospedajes representa um importante passo em frente na modernização e regulamentação do sector do turismo. Um dos seus principais benefícios é a melhoria da gestão interna dos estabelecimentos turísticos através da digitalização.
A adoção de ferramentas tecnológicas compatíveis com este regulamento permite uma maior organização e eficiência operacional, optimizando processos rotineiros que antes poderiam ser manuais ou desarticulados.
Além disso, o regulamento reforça a segurança no tratamento dos dados dos hóspedes. Com a implementação de sistemas mais avançados, é assegurada uma proteção adequada das informações pessoais, alinhando com as normas de privacidade e evitando potenciais fugas de dados.
Há também uma redução significativa do erro humano no registo e na gestão da informação, minimizando o risco e melhorando a experiência global tanto para os clientes como para os gestores dos hotéis.
Vantagens para os estabelecimentos turísticos
Não cumprimento do SES Hospedajes pIsto pode resultar em sanções significativas para os estabelecimentos turísticos. Estas consequências assumem principalmente a forma de sanções pecuniárias que podem variar em função da gravidade da infração.
Além disso, os incumprimentos mais graves podem levar a sanções administrativas, como a suspensão temporária da atividade, ou mesmo a medidas legais que afectem a reputação e a continuidade operacional da empresa.
Este regulamento visa não só regulamentar as actividades dos hotéis e dos alojamentos, mas também promover a transparência e o cumprimento de normas que beneficiem tanto o sector como os hóspedes. Por conseguinte, é essencial que os estabelecimentos compreendam as implicações de ignorar estas disposições e actuem de forma proactiva para cumprir os requisitos.
Consequências do incumprimento da lei
Não cumprimento do SES Hospedajes pIsto pode resultar em sanções significativas para os estabelecimentos turísticos. Estas consequências assumem principalmente a forma de sanções pecuniárias que podem variar em função da gravidade da infração.
Além disso, os incumprimentos mais graves podem levar a sanções administrativas, como a suspensão temporária da atividade, ou mesmo a medidas legais que afectem a reputação e a continuidade operacional da empresa.
Este regulamento visa não só regulamentar as actividades dos hotéis e dos alojamentos, mas também promover a transparência e o cumprimento de normas que beneficiem tanto o sector como os hóspedes. Por conseguinte, é essencial que os estabelecimentos compreendam as implicações de ignorar estas disposições e actuem de forma proactiva para cumprir os requisitos.
Comparação com regulamentos anteriores
A Lei SES Hospedajes marca uma mudança significativa em relação aos regulamentos anteriores, especialmente no que diz respeito ao tratamento da informação e à tecnologia necessária.
Ao contrário dos regulamentos anteriores, esta lei exige maior precisão nos dados recolhidos dos hóspedes, incluindo pormenores adicionais que não eram exigidos anteriormente. Isto responde a uma necessidade de maior rastreabilidade e controlo no sector.
Por outro lado, registou-se uma evolução considerável das ferramentas tecnológicas necessárias.
Enquanto no passado a maioria dos processos era realizada manualmente ou com sistemas básicos, são agora necessárias plataformas digitais avançadas para facilitar a gestão, o registo e a transmissão de dados em tempo real aos organismos reguladores.
Guia passo-a-passo para cumprir a lei
Guia passo-a-passo para cumprir a lei
- Instalação de um sistema compatível
- Implementar um sistema tecnológico que cumpra as normas definidas pela Lei SES Hospedajes.
- Assegurar que o sistema pode registar, armazenar e transmitir informações de forma segura e eficiente.
- Registo nos portais oficiais
- Concluir o processo de registo nas plataformas oficiais para garantir a integração entre os sistemas do estabelecimento e as plataformas governamentais.
- Formação do pessoal
- Fornecer formação específica ao pessoal para que este possa manusear corretamente as novas ferramentas tecnológicas.
- Instruí-los sobre os procedimentos estipulados para o registo e tratamento dos dados.
- Auditorias periódicas
- Efetuar revisões regulares dos sistemas e processos para garantir a conformidade com a regulamentação.
- Identificar e corrigir quaisquer falhas operacionais que possam pôr em causa o cumprimento da lei.