Nuova legge sul SES: in cosa consiste e come influisce sul vostro hotel?
La recente entrata in vigore del Legge SES Hospedajes rappresenta un cambiamento significativo nel modo in cui le strutture ricettive devono gestire e comunicare le informazioni alle autorità. Questo regolamento, pensato per aumentare la sicurezza e la tracciabilità dei dati, stabilisce nuovi obblighi per alberghi, appartamenti turistici e altre tipologie di strutture ricettive, concentrandosi in particolare sulla digitalizzazione dei processi di registrazione e comunicazione dei dati degli ospiti.
Il Regio Decreto 933/2001che entrerà in vigore il 2 dicembre 2024, stabilisce obblighi chiari sulla documentazione e sulle informazioni che devono essere gestite da tutte le persone fisiche o giuridiche che gestiscono attività di alloggio e di noleggio di veicoli a motore. L'obiettivo principale è quello di modernizzare il settore e garantire il rispetto degli standard di sicurezza e privacy.
Principali obblighi e requisiti della Legge SES Hospedajes
Il nuovo regolamento introduce una serie di obblighi fondamentali che le strutture ricettive devono rispettare per poter operare all'interno del quadro normativo. Questi includono:
- Registrazione digitale in tempo reale: Tutti i dati degli ospiti devono essere acquisiti e riportati in un sistema digitale sincronizzato con la piattaforma SES.
- Integrazione tecnologica: È obbligatorio che i sistemi di gestione alberghiera (PMS) siano collegati alla piattaforma SES per la segnalazione automatica delle informazioni.
- Aumento dei campi obbligatori: È necessario un maggior livello di dettaglio nelle informazioni raccolte dagli ospiti.
- Rafforzare la sicurezza dei dati: La struttura ricettiva deve implementare misure aggiuntive per proteggere le informazioni sensibili durante l'archiviazione e la trasmissione.
Nuovi campi obbligatori per la raccolta di informazioni sugli ospiti
La legge sul SES impone un maggiore controllo sui dati che le strutture ricettive devono raccogliere nelle diverse fasi del processo, garantendo la conformità in tutte le interazioni con gli ospiti.
Campi obbligatori durante la creazione delle prenotazioni:
Le seguenti informazioni sono ora obbligatorie quando si effettua una prenotazione:
- Nome completo dell'host.
- Cognome 1: Obbligatorio per tutte le iscrizioni.
- Telefono, telefono 2 o e-mail: Almeno uno di questi recapiti deve essere incluso.
Campi obbligatori durante il check-in:
Al momento del check-in, il PMS deve acquisire ulteriori informazioni per garantire il rispetto dei requisiti di legge. I campi includono:
- Nome completo.
- Cognome 1 e Cognome 2: Quest'ultimo è obbligatorio se il documento fornito è un TIN.
- Tipo e numero del documento di identificazione: Obbligatorio per gli adulti.
- Numero di supporto del documento: Richiesto se si utilizza NIF o NIE.
- Data di nascita e indirizzo completo: Includere via, numero civico, comune, codice postale e paese.
- Dettagli di contatto: È necessario includere almeno un numero di telefono o un indirizzo e-mail.
- Relazione: Per i minori, sarà necessario specificare il rapporto di parentela con l'ospite principale.
Campi obbligatori per fascia d'età
Le norme stabiliscono requisiti diversi a seconda dell'età dell'ospite:
- Oltre i 18 anni di età: È obbligatorio registrare un documento di identificazione come la carta d'identità.
- Ragazzi tra i 14 e i 17 anni: È richiesto anche un documento di identità.
- Bambini di età inferiore ai 13 anni: Non è necessario registrare i documenti di identificazione.
Vantaggi per le strutture turistiche
La legge SES Hospedajes rappresenta un significativo passo in avanti nel processo di modernizzazione e regolamentazione dell'industria turistica. Uno dei suoi principali vantaggi è il miglioramento della gestione interna delle strutture turistiche attraverso la digitalizzazione.
L'adozione di strumenti tecnologici compatibili con questa normativa consente una maggiore organizzazione ed efficienza operativa, ottimizzando processi di routine che prima potevano essere manuali o disarticolati.
Inoltre, il regolamento rafforza la sicurezza nel trattamento dei dati degli ospiti. Con l'implementazione di sistemi più avanzati, sia garantita un'adeguata protezione dei dati personali, allinearsi agli standard di privacy ed evitare potenziali fughe di dati.
Si riduce inoltre in modo significativo l'errore umano nella registrazione e nella gestione delle informazioni, riducendo al minimo i rischi e migliorando l'esperienza complessiva sia per i clienti che per i gestori degli hotel.
Vantaggi per le strutture turistiche
Non conformità con il SES Hospedajes pCiò può comportare sanzioni significative per le strutture turistiche. Queste conseguenze assumono principalmente la forma di sanzioni pecuniarie che possono variare a seconda della gravità della violazione.
Inoltre, le inadempienze più gravi potrebbero portare a sanzioni amministrative, come la sospensione temporanea dell'attività, o addirittura a misure legali che incidono sulla reputazione e sulla continuità operativa dell'azienda.
Questo regolamento mira non solo a disciplinare le attività degli alberghi e delle strutture ricettive, ma anche a promuovere la trasparenza e la conformità agli standard a vantaggio del settore e degli ospiti. È quindi essenziale che le aziende comprendano le implicazioni dell'ignorare queste disposizioni e agiscano in modo proattivo per conformarsi ai requisiti.
Conseguenze del mancato rispetto della legge
Non conformità con il SES Hospedajes pCiò può comportare sanzioni significative per le strutture turistiche. Queste conseguenze assumono principalmente la forma di sanzioni pecuniarie che possono variare a seconda della gravità della violazione.
Inoltre, le inadempienze più gravi potrebbero portare a sanzioni amministrative, come la sospensione temporanea dell'attività, o addirittura a misure legali che incidono sulla reputazione e sulla continuità operativa dell'azienda.
Questo regolamento mira non solo a disciplinare le attività degli alberghi e delle strutture ricettive, ma anche a promuovere la trasparenza e la conformità agli standard a vantaggio del settore e degli ospiti. È quindi essenziale che le aziende comprendano le implicazioni dell'ignorare queste disposizioni e agiscano in modo proattivo per conformarsi ai requisiti.
Confronto con le normative precedenti
La Legge SES Hospedajes segna un cambiamento significativo rispetto alle normative precedenti, soprattutto per quanto riguarda il trattamento delle informazioni e la tecnologia richiesta.
A differenza delle normative precedenti, questa legge richiede una maggiore precisione nei dati raccolti dagli ospiti, includendo ulteriori dettagli che prima non erano richiesti. Ciò risponde all'esigenza di una maggiore tracciabilità e controllo del settore.
D'altra parte, c'è stata una notevole evoluzione degli strumenti tecnologici necessari.
Mentre in passato la maggior parte dei processi veniva svolta manualmente o con sistemi di base, oggi sono necessarie piattaforme digitali avanzate per facilitare la gestione, la registrazione e la trasmissione dei dati in tempo reale agli enti normativi.
Guida passo-passo alla conformità con la legge
Guida passo-passo alla conformità con la legge
- Installazione di un sistema compatibile
- Implementare un sistema tecnologico conforme agli standard definiti dalla legge SES Hospedajes.
- Assicurarsi che il sistema sia in grado di registrare, archiviare e trasmettere le informazioni in modo sicuro ed efficiente.
- Registrazione sui portali ufficiali
- Completare il processo di registrazione sulle piattaforme ufficiali per garantire l'integrazione tra i sistemi della struttura e le piattaforme governative.
- Formazione del personale
- Fornire una formazione specifica al personale affinché possa gestire correttamente i nuovi strumenti tecnologici.
- Istruirli sulle procedure previste per la registrazione e la gestione dei dati.
- Audit periodici
- Eseguire revisioni periodiche dei sistemi e dei processi per garantire la conformità alle normative.
- Identificare e correggere eventuali carenze operative che possono compromettere la conformità alla legge.