Es gibt den perfekten Willkommensbrief für ein Hotel, und Sie müssen diese 7 Punkte in der Vorlage ansprechen
Wenn ein Gast in Ihrem Hotel ankommt, kann der erste Eindruck den Unterschied zwischen einer zufriedenstellenden Erfahrung und einer, die den Gast unzufrieden zurücklässt, ausmachen. A gut gestalteter Willkommensbrief gibt nicht nur den Ton für den Aufenthalt an, sondern stärkt auch die emotionale und professionelle Verbindung zwischen dem Gast und Ihrem Unternehmen.
Darüber hinaus bietet ein Vorlage zum Herunterladen Die Optimierung dieses Prozesses kann Ihre Verwaltung vereinfachen und die Wahrnehmung der Qualität durch den Kunden verbessern.
1. personalisierter Gruß
Eine herzliche und persönliche Begrüßung ist der Schlüssel, um eine unmittelbare Verbindung mit dem Gast herzustellen.
Praktisches Beispiel:
"Lieber [Name des Gastes], wir freuen uns, Sie im [Name des Hotels] begrüßen zu dürfen. Wir hoffen, dass Ihr Aufenthalt so besonders sein wird, wie wir ihn für Sie geplant haben".
Tipps zur Personalisierung:
- Verwenden Sie den Namen des Gastes (wenn möglich, geben Sie auch die Namen der Begleitpersonen an).
- Beziehen Sie sich auf bestimmte Ereignisse, wenn die Buchungen Pakete oder Feierlichkeiten wie Jubiläen beinhalten.
Eine persönliche Note zeigt die Liebe zum Detail und verstärkt die Wahrnehmung von Qualität.
2. praktische Informationen
Klare und genaue Informationen vermeiden Verwirrung und verringern die Anzahl der Anfragen am Empfang.
Wesentliche Elemente:
- Check-in und Check-out Zeiten: "Unsere Check-out Zeit ist 12:00 Uhr, aber wir arrangieren gerne einen späten Check-out nach Verfügbarkeit".
- Wi-Fi-Zugangscode und Details: "Genießen Sie kostenloses Wi-Fi im gesamten Hotel. Passwort: [Wi-Fi-Passwort]."
- Zeitpläne und Standorte der wichtigsten Dienstleistungen wie Frühstück, Schwimmbad oder Fitnessstudio.
Vorschläge für die Aufnahme:
Sie können zusätzliche Dienstleistungen wie Fahrradverleih, Wäscherei oder Parkplatz in Anspruch nehmen.
3. Kontakt zum Personal
Es bietet klare Möglichkeiten für Gäste, schnell mit dem Hotelteam zu kommunizieren.
Empfehlungen:
- Die Nummer der Rezeption oder ein Mobiltelefon für Notfälle.
- WhatsApp oder Online-Chat für schnelle Konsultationen.
Praktisches Beispiel:
"Wenn Sie Fragen oder Wünsche haben, zögern Sie bitte nicht, uns über die Rezeption zu kontaktieren (indem Sie von Ihrem Zimmer aus die 0 wählen) oder uns eine Nachricht auf WhatsApp zu schicken: [WhatsApp-Nummer]."
Dieser Schritt stärkt das Vertrauen und zeigt, dass Sie für die Lösung jedes Problems zur Verfügung stehen.
4. Lokale Empfehlungen
Die Hervorhebung von Aktivitäten, Restaurants und Sehenswürdigkeiten in der Nähe ist nicht nur ein Mehrwert, sondern positioniert Ihr Hotel auch als Gastgeber, der die Region kennt und schätzt.
Strategien:
- Fügen Sie eine kurze Liste mit kategorisierten Optionen hinzu (Familie, Romantik, Abenteuer, usw.).
- Erwähnen Sie Partnerunternehmen, bei denen die Gäste Rabatte erhalten können.
Praktisches Beispiel:
"Wir empfehlen den Besuch von [Lokale Attraktion], die nur 10 Gehminuten entfernt ist. Für ein kulinarisches Erlebnis sollten Sie [Empfohlenes Restaurant] besuchen, wo Sie als Gast unseres Hotels einen Rabatt von 10% erhalten."
Solche Empfehlungen verbessern das Erlebnis und fördern die lokalen Verbindungen.
5. Exklusive Vorteile
Wenn Sie etwas Zusätzliches oder Unerwartetes anbieten, erhöht sich die Wahrnehmung des Wertes, den Sie erhalten haben, und die Loyalität wird gestärkt.
Praktische Ideen:
- Ermäßigungen auf Dienstleistungen (Spa, Restaurant, Ausflüge).
- Exklusiver Zugang zu Bereichen des Hotels wie Terrassen oder privaten Bereichen.
Praktisches Beispiel:
"Als unser Gast erhalten Sie einen Rabatt von 15% auf Spa-Behandlungen während Ihres Aufenthalts. Fragen Sie an der Rezeption nach weiteren Details."
Dieser Abschnitt hebt die zusätzlichen Anstrengungen hervor, die das Hotel unternimmt, um Ihren Aufenthalt zu etwas Besonderem zu machen.
6. Wichtige Richtlinien
Erläutern Sie kurz und freundlich die Hotelregeln, um Missverständnisse zu vermeiden.
Die wichtigsten Elemente sind:
- Regeln für ruhige Stunden in Gemeinschaftsbereichen.
- Stornierungs- oder Änderungsrichtlinien.
- Regeln für die Nutzung bestimmter Bereiche wie dem Schwimmbad oder der Sporthalle.
Praktisches Beispiel:
"Um den Komfort aller unserer Gäste zu gewährleisten, erinnern wir Sie daran, dass in den Gemeinschaftsräumen von 22:00 Uhr bis 8:00 Uhr morgens Ruhe herrscht."
Eine freundliche Vermittlung dieser Politik verbessert die Kommunikation und das Zusammenleben.
7. Danke und Auf Wiedersehen
Der Schluss Ihres Briefes sollte Dankbarkeit vermitteln und einen positiven Eindruck hinterlassen.
Ideen für wirkungsvolle Verabschiedungen:
- Bedankt sich für Ihre Wahl.
- Wir wünschen Ihnen einen guten Aufenthalt und offene Türen für zukünftige Besuche.
Praktisches Beispiel:
"Wir wissen Ihr Vertrauen zu schätzen, dass Sie uns für Ihren Aufenthalt gewählt haben. Wir sind bestrebt, Ihren Aufenthalt zu einem einzigartigen Erlebnis zu machen. Bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn wir noch etwas für Sie tun können".
Ein herzlicher Abschluss unterstreicht die Botschaft der Gastfreundschaft und öffnet die Tür für positive Kommentare.
Wie profitiere ich von einer Welcome Card?
Die Einbindung eines Willkommensbriefs in Ihr Hotel bietet mehrere Vorteile:
- Positiver erster Eindruck: Vermittelt von Anfang an Professionalität und Gastfreundschaft.
- Reduktion der KonsultationenIndem Sie klare Informationen bereitstellen, gewinnen Sie Zeit für Ihr Empfangspersonal.
- Gesteigerte Zufriedenheit und LoyalitätEin nahtloses Erlebnis erhöht die Wahrscheinlichkeit positiver Bewertungen und wiederholter Besuche.
- Differenzierung im WettbewerbHeben Sie die einzigartigen Werte Ihres Hotels hervor, wie z.B. persönliche Empfehlungen und exklusive Vorteile.
Willkommensvorlage als Beispiel
Thema: Willkommen im [Name des Hotels]: Ihr idealer Ort zum Ausruhen
Nachricht:
Lieber [Name des Gastes],
Wir heißen Sie herzlich willkommen im [Name des Hotels], wo wir Komfort mit hochwertigen Dienstleistungen kombinieren. Genießen Sie während Ihres Aufenthalts:
[Fügen Sie Ihre Dienste hinzu - Hier sind einige Beispiele:]]
- Zimmer mit Premium-Bettwäsche, Minibar und Kaffeemaschine
- Zugang zu unserem Fitnessstudio und Schwimmbad
- Spa-Service nach Reservierung
- Täglicher Reinigungsservice
- Kostenloses Hochgeschwindigkeits-WiFi
- Klimatisierung
- Rezeption geöffnet von [Uhrzeiten]
Wir sind hier, um Ihren Aufenthalt unvergesslich zu machen. Kontaktieren Sie uns an der Rezeption oder rufen Sie uns unter [Telefon] an, wenn Sie zusätzliche Informationen oder Hilfe benötigen.
Vielen Dank, dass Sie sich für uns entschieden haben, genießen Sie Ihren Besuch!
Mit freundlichen Grüßen,
[Name der verantwortlichen Person]
[Telefon] [Telefon] [Telefon] [Telefon] [Telefon] [Telefon] [Telefon] [Telefon] [Telefon
[email protected] [email protected
Warum ist der Willkommensbrief so wichtig für eine Marketingstrategie?
Die Willkommensbrief ist nicht nur eine höfliche Geste, sondern ein wirkungsvolles strategisches Instrument in Ihrem Marketingplan. Vom ersten Kontakt an wird eine emotionale Bindung zum Gast aufgebaut, die die Wahrnehmung von Qualität und das Vertrauen in Ihre Marke erhöht. Außerdem stärkt es die Markenbildung, indem es die Werte und die Identität Ihres Hotels auf professionelle und konsistente Weise vermittelt.
Die wichtigsten Vorteile:
- Kundentreue: Eine positive Erfahrung von Anfang an fördert positive Kommentare, positive Bewertungen und wiederholte Besuche.
- Verringerung der Unsicherheit und Verbesserung der Abläufe: Indem Sie klare und leicht zugängliche Informationen zur Verfügung stellen, verringern Sie häufige Rückfragen und verschaffen Ihren Mitarbeitern mehr Zeit.
- Effektive Werbung: Der Charter kann exklusive Angebote enthalten, wie z.B. Preisnachlässe auf zusätzliche Dienstleistungen oder lokale Aktivitäten, was die Nebeneinnahmen erhöht und Ihr Wertversprechen stärkt.
In einem hart umkämpften Markt ist das Begrüßungsschreiben eine einzigartige Gelegenheit, sich von der Konkurrenz abzuheben und Ihren Gästen ein unvergessliches Erlebnis zu bieten, das sie zum Wiederkommen bewegt.
Kann Lean Hotel System Ihnen bei Ihren Begrüßungsschreiben helfen?
Ja, natürlich! Lean Hotel System ist so konzipiert, dass es einfach ist, sich abzuheben. Mit unserem System können Sie personalisierte Begrüßungsschreiben erstellen.
Vorteile der Anwendung des Lean Hotel Systems:
- Effiziente Automatisierung: Erstellen und versenden Sie personalisierte Begrüßungsschreiben automatisch, um Zeit zu sparen und manuelle Fehler zu vermeiden.
- Anpassungsfähigkeit: Integrieren Sie wichtige Informationen wie Namen, Daten, Dienstleistungen, die alle mit Ihrem Managementsystem synchronisiert sind.
- Markenkonsistenz: Entwerfen Sie Briefe, die die visuelle Identität und den einzigartigen Ton Ihres Hotels durch html widerspiegeln.
- Eine tadellose Erfahrung: Es bietet eine nahtlose und professionelle Kommunikation, die Ihr Engagement für hervorragende Gastfreundschaft unterstreicht.