Tutto quello che c'è da sapere sulla registrazione degli ospiti negli hotel e nelle strutture ricettive
La registrazione degli ospiti è una procedura obbligatoria per alberghi, appartamenti turistici e altre strutture ricettive in Spagna. Non solo consente di tenere traccia delle persone che soggiornano presso di voi, ma soddisfa anche le norme di sicurezza richieste dalle autorità.
In questo articolo spiegheremo perché è importante registrare gli ospiti, quali dati devono essere raccolti, come farlo correttamente e quali opzioni digitali esistono per facilitare questo processo.
Perché la registrazione degli ospiti è importante in un hotel?
La registrazione degli ospiti non è una semplice procedura amministrativa, ma un obbligo legale in Spagna. Secondo la normativa vigente, le strutture ricettive sono obbligate a registrare ogni ospite e a comunicare questi dati alle autorità.
Regolamenti legali in Spagna e in altri Paesi
Secondo l'ordinanza INT/1922/2003 del Ministero degli Interni, tutte le strutture alberghiere in Spagna sono obbligate a:
- Registrare ogni ospite nel rapporto di viaggio.
- Raccogliere i dati personali obbligatori, tra cui nome, ID e data di iscrizione.
- Inviare queste informazioni alla Polizia Nazionale o alla Guardia Civil entro 24 ore dall'arrivo.
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Regolamenti in altri paesi europei
La registrazione degli ospiti è obbligatoria anche nella maggior parte dei Paesi dell'UE, sebbene con alcune differenze nei requisiti e nelle scadenze:
- Francia: gli hotel devono registrare tutti gli ospiti stranieri e conservare i loro dati per sei mesi. Non c'è l'obbligo di inviarli alle autorità, tranne in casi specifici.
- Italia: è obbligatorio registrare tutti gli ospiti e inviare i dati alla polizia locale entro 24 ore. Ciò avviene attraverso il portale "Alloggiati Web".
- Germania: Gli hotel e le strutture ricettive sono tenuti a raccogliere e conservare i dati degli ospiti per un anno, ma la loro trasmissione alle autorità non è obbligatoria in tutti i casi.
- Portogallo: come in Spagna, le strutture ricettive devono registrare ogni ospite e inviare i dati al Servicio de Extranjería y Fronteras (SEF) entro un massimo di 3 giorni.
In generale, sebbene le normative varino da Paese a Paese, la maggior parte degli Stati europei richiede la registrazione degli ospiti per garantire la sicurezza e il controllo dell'immigrazione.
Multe e sanzioni per la mancata registrazione degli ospiti
Il mancato rispetto di questa normativa in Spagna può comportare multe fino a 30.000 euro, a seconda della gravità dell'infrazione. Inoltre, in caso di ispezioni o verifiche, lo stabilimento deve essere in grado di dimostrare di aver rispettato questo obbligo.
Anche in altri Paesi europei le sanzioni possono essere elevate. In Italia, ad esempio, le multe possono raggiungere i 5.000 euro per ogni ospite non registrato, mentre in Francia le autorità possono chiudere temporaneamente lo stabilimento in caso di ripetute inadempienze.
Pertanto, il rispetto della registrazione degli ospiti non solo evita le sanzioni, ma garantisce anche il regolare svolgimento dell'attività e la sicurezza di tutte le persone coinvolte.
Che cos'è il Rapporto di ingresso passeggeri e a cosa serve?
Il foglio di viaggio è un documento ufficiale obbligatorio che registra i dati di identità di ogni ospite che soggiorna in una struttura turistica. La sua funzione principale è quella di garantire il controllo e la sicurezza, consentendo alle autorità di sapere chi soggiorna in quale struttura in caso di necessità.
Questo modulo deve essere firmato dall'ospite e inviato alla Polizia Nazionale o alla Guardia Civil entro 24 ore dall'arrivo.
Chi è obbligato a compilarlo?
Tutte le strutture ricettive devono compilare questo documento, che comprende:
- Alberghi e ostelli.
- Case rurali.
- Appartamenti turistici.
- Campeggi e ostelli.
I requisiti di registrazione sono simili per tutti i tipi di alloggio, ma ci sono differenze nel modo in cui vengono gestiti:
- Hotel: di solito dispongono di sistemi automatizzati che registrano gli ospiti in modo digitale e inviano direttamente le informazioni.
- Piccole strutture ricettive: È comune che utilizzino moduli cartacei o piattaforme digitali più semplici per svolgere il processo manualmente.
Indipendentemente dal metodo utilizzato, la conformità alla registrazione dei viaggiatori è un requisito obbligatorio da non trascurare.
Differenze tra la relazione di iscrizione e altri documenti di registrazione
Sebbene il rapporto dei viaggiatori sia il documento ufficiale richiesto dalla normativa, esistono altri moduli che gli hotel possono utilizzare per la propria gestione interna:
- Modulo d'ingresso per viaggiatori: documento obbligatorio inviato alle autorità contenente i dati d'identità dell'ospite.
- Scheda di registrazione dell'hotel: documento interno della struttura ricettiva che può contenere informazioni aggiuntive come le preferenze del cliente o i dettagli di pagamento.
- Registro di check-in: procedura interna dell'hotel in cui vengono registrati dettagli quali la data di check-in e di check-out, il numero di camera e i servizi contrattati.
Informazioni richieste nella relazione dei viaggiatori
La relazione del viaggiatore deve includere una serie di dati obbligatori che identificano l'ospite. Di seguito spiegheremo più dettagliatamente quali informazioni sono essenziali e perché.
I dati personali dell'ospite sono obbligatori:
Per legge, come già detto, è assolutamente obbligatorio identificare in modo univoco e inequivocabile l'ospite con queste informazioni minime:
- Nome e cognome.
- Numero di carta d'identità, passaporto o carta d'identità.
- Numero di assistenza riportato sul DNI e sul NIE spagnolo (applicabile solo agli ospiti spagnoli).
- Rapporto di parentela con l'ospite principale per tutti gli ospiti spagnoli minorenni.
- Contatto telefonico o e-mail.
- Indirizzo, codice postale e comune (solo per gli ospiti spagnoli).
- Data di nascita.
- Data di ingresso e di uscita
Data di arrivo e di partenza: importante per il controllo dell'alloggio
La registrazione delle date di check-in e check-out è un requisito essenziale:
- Controllo del soggiorno degli ospiti: garantisce che la struttura ricettiva non ospiti persone oltre il periodo consentito.
- Indagini di polizia: in caso di crimini o incidenti, consente di tracciare la presenza di una persona in un luogo e in un momento specifici.
- Conformità fiscale: garantisce che la struttura dichiari correttamente l'occupazione e le tasse corrispondenti.
Nazionalità e origine dell'ospite: requisiti legali
La registrazione della nazionalità e del paese di origine dell'ospite è essenziale perché:
- Facilita il controllo dell'immigrazione: consente alle autorità di conoscere l'ingresso e l'uscita dei cittadini stranieri.
- Rispetta gli accordi di sicurezza internazionali: alcuni Paesi richiedono un monitoraggio speciale di alcuni viaggiatori.
- Aiuta a individuare eventuali situazioni di rischio, come la presenza di persone con segnalazioni internazionali.
La firma dell'ospite: è obbligatoria in tutti i casi?
L'ospite deve firmare il rapporto di viaggio e la struttura deve conservarlo per un minimo di tre anni.
Perché la firma è un requisito legale?
- Verifica l'autenticità dei dati: La firma conferma che l'ospite ha fornito informazioni veritiere.
- Serve come prova legale: in caso di indagini o verifiche, il documento firmato ha validità legale.
- Tutela la struttura ricettiva: evita possibili sanzioni dimostrando che la struttura ha rispettato l'obbligo di registrazione.
Il rispetto di questi requisiti non solo è obbligatorio per legge, ma contribuisce anche alla sicurezza di tutti gli ospiti e della struttura stessa.
Come scegliere il modello giusto per la vostra struttura ricettiva?
Non tutti i modelli di registrazione degli ospiti sono uguali. A seconda del tipo di struttura ricettiva, del volume di ospiti e del metodo di lavoro preferito (manuale o digitale), avrete bisogno di un modello più semplice o più avanzato.
Differenze tra modelli di base e avanzati
Esistono due tipi principali di modelli:
Di base:
- Progettato per le piccole strutture ricettive che registrano manualmente i propri ospiti.
- Generalmente in formato cartaceo o Excel per la stampa.
- Devono essere inviati manualmente alle autorità.
Avanzato:
- Comprendono moduli digitali che possono essere integrati con i sistemi di gestione alberghiera (PMS).
- Automatizzano la presentazione dei dati alle autorità in conformità alle normative.
- Migliorare l'efficienza e ridurre gli errori manuali nella registrazione degli ospiti.
Differenze tra i modelli in base al tipo di hosting
A seconda del tipo di hosting, alcuni modelli possono essere più adatti di altri:
Alberghi e ostelli:
- Richiedono registrazioni più dettagliate e automatizzate.
- Spesso utilizzano un software di check-in digitale per velocizzare il processo.
Case rurali e appartamenti turistici:
- Possono gestire più facilmente i documenti con moduli di base cartacei o digitali.
- Di norma, i proprietari inviano manualmente i dati alle autorità.
Campeggi e ostelli:
- Per i gruppi di viaggiatori possono essere richiesti moduli specifici.
- Alcune normative consentono registrazioni collettive anziché individuali.
Campi obbligatori in ogni modello secondo le normative vigenti
Qualsiasi modello di registrazione degli ospiti deve includere questi campi obbligatori per essere conforme alle normative:
- Dati personali: nome, cognome, telefono o e-mail, data di nascita, nazionalità.
- Documento d'identità: DNI (+ numero di supporto), passaporto o carta di soggiorno.
- Data di check-in e check-out: per garantire il controllo del soggiorno.
- Firma dell'ospite: obbligatoria per convalidare la registrazione.
- Invio alle autorità: a seconda del Paese, le informazioni devono essere inviate entro 24-72 ore.
Il mancato rispetto di uno di questi campi può comportare multe e sanzioni per la struttura ricettiva.
Avete bisogno di personalizzare il vostro modello? Opzioni avanzate
Se la vostra struttura ha esigenze specifiche, potete optare per un modello personalizzato che includa:
- Lingue aggiuntive: Per alloggi con ospiti internazionali.
- Firma digitale: per velocizzare il check-in senza bisogno di carta.
- Campi aggiuntivi: come le preferenze per la camera, i contatti di emergenza o le informazioni sul metodo di pagamento.
- Integrazione con PMS per la gestione alberghieraPer automatizzare la gestione e sincronizzarsi con i sistemi di check-in digitali.
Suggerimento: se gestite un volume elevato di ospiti, un modello digitale personalizzato con firma elettronica migliorerà l'efficienza e ridurrà gli errori manuali.
La scelta del modello giusto facilita il processo di registrazione degli ospiti e garantisce la conformità alle normative. Se la vostra struttura ricettiva gestisce pochi ospiti, un modello cartaceo di base può essere sufficiente. Tuttavia, se cercate efficienza, sicurezza e conformità legale, i modelli digitali con integrazione PMS sono l'opzione migliore.
Alternative digitali per la gestione dei registri
Se volete evitare la gestione della carta e migliorare l'efficienza del check-in, esistono soluzioni digitali che automatizzano la registrazione degli ospiti e facilitano sia la verifica della correttezza delle informazioni raccolte sia l'importantissimo invio delle informazioni alle autorità.
Quali sono i migliori programmi di registrazione degli ospiti?
Gli hotel moderni hanno bisogno di strumenti efficienti per registrare i propri ospiti in modo rapido e sicuro. Tra le soluzioni più importanti presenti sul mercato ci sono:
- Lean Hotel System - PMS con check-in digitale integrato, automazione dei rapporti dei viaggiatori e sincronizzazione con le autorità.
- POK - Point of Kiosk. Diversi modi per ottimizzare le entrate e le uscite (processo di Pre Check-in, Virtual Check-in, Kiosk).
- Chekin - Soluzione incentrata sul check-in online e sulla convalida dei documenti.
Tuttavia, Lean Hotel System si distingue dagli altri offrendo un PMS completo che non solo gestisce la registrazione degli ospiti, ma ottimizza anche tutte le operazioni dell'hotel.
Software di gestione alberghiera (PMS) con funzione di check-in
Lean Hotel System è molto più di un semplice software per il check-in digitale. È una soluzione end-to-end che consente agli hotel di automatizzare la gestione delle prenotazioni, centralizzare i dati degli ospiti e garantire la conformità normativa.
- Check-in automatico degli ospiti: digitalizza il processo di check-in e invia i dati alla polizia in conformità con le normative.
- Integrazione con i lettori di documenti: Acquisizione automatica dei dati della carta d'identità o del passaporto dell'ospite senza errori manuali.
- Check-in remoto: consente ai clienti di effettuare il check-in prima del loro arrivo, riducendo i tempi di attesa alla reception (pre-check-in online).
- Firma digitale del rapporto di viaggio: snellisce la burocrazia e garantisce la validità legale della registrazione.
- Archiviazione sicura nel cloud: rispetta le normative sulla protezione dei dati ed evita la perdita di documentazione.
Con Lean Hotel System, gli hotel migliorano l'efficienza operativa e offrono agli ospiti un'esperienza più fluida e sicura.
Vantaggi degli strumenti di registrazione degli ospiti basati sul web
Le app mobili stanno rivoluzionando il modo in cui gli hotel gestiscono il check-in. Lean Hotel System incorpora il POK - Pre Check-in che consente agli ospiti di effettuare parte del check-in dal proprio smartphone prima dell'arrivo.
Elimina le code alla reception: I clienti possono effettuare il check-in prima del loro arrivo, riducendo i tempi di attesa.
Maggiore comodità e velocità: l'inserimento dei dati avviene in modo digitale, senza bisogno di documenti cartacei.
Sicurezza garantita: le informazioni vengono archiviate in modo sicuro e trasmesse automaticamente alle autorità.
Check-in senza contatto: ideale per migliorare l'esperienza degli ospiti e aumentare la soddisfazione dei clienti.
Con POK e Lean Hotel System, gli hotel possono offrire un'esperienza moderna ed efficiente, adattandosi alle nuove tendenze del settore.
Con POK - Pre Check-in, il cliente riceve un link web dove può facilmente inserire i propri dati personali prima dell'arrivo nella struttura. All'arrivo, basta scansionare il codice QR ottenuto per completare il processo di self check-in e accedere senza indugio alle chiavi della camera.
Integrazione degli strumenti digitali con altre piattaforme alberghiere
Uno dei grandi vantaggi del Lean Hotel System è la sua capacità di integrarsi con altri strumenti essenziali di gestione alberghiera.
- Connessione con i Channel Manager: sincronizzazione delle prenotazioni da Booking, Expedia e altre OTA in tempo reale.
- Automazione degli invii alla polizia: conformità alle normative senza interventi manuali.
- Integrazione con i sistemi di pagamento: consente di effettuare pagamenti automatici durante il check-in.
- Sincronizzazione con gli strumenti di Revenue Management: ottimizzare le tariffe e l'occupazione in modo intelligente.
Grazie a queste integrazioni, Lean Hotel System diventa il centro di controllo digitale dell'hotel, facilitando la gestione e aumentando la redditività dell'attività.