Selbstbedienungskioske in Hotels: Was sie sind und wie sie funktionieren 🏨

Selbstbedienungs-Check-in-Kioske in Hotels: Betrieb und praktische Anwendung

Selbstbedienungs-Check-in-Kioske in Hotels sind technologische Geräte, die es den Gästen ermöglichen, den Check-in-Prozess selbständig durchzuführen. Ihre Hauptfunktion besteht darin, Aufgaben wie Identifizierung, Buchungsbestätigung, Zahlung oder Schlüsselübergabe zu beschleunigen und sich in eine umfassendere Digitalisierungsstrategie für Hotels zu integrieren.

Aus betrieblicher Sicht arbeiten diese Kioske nicht isoliert. Sie sind Teil des technologischen Ökosystems des Hotels und mit dem zentralen Managementsystem verbunden, wie z. B. Schlankes Hotel System, die als Drehscheibe fungiert, in der alle Gästedaten erfasst und koordiniert werden. Auf diese Weise wird der Selbstbedienungs-Check-in zu einer praktischen Erweiterung des täglichen Hotelmanagements und nicht zu einem separaten Kanal.

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Warum Hotels Self-Check-in-Kioske einführen

Die Einführung von Selbstbedienungs-Check-in-Kiosken entspricht spezifischen betrieblichen Erfordernissen. Erstens tragen sie dazu bei, Warteschlangen und Wartezeiten zu Stoßzeiten zu reduzieren, insbesondere in Stadthotels oder Hotels mit hoher Kundenfluktuation. Dies verbessert den Ablauf an der Rezeption, ohne die persönliche Betreuung zu beeinträchtigen.

Sie ermöglichen auch die Optimierung interner Prozesse und befreien die Mitarbeiter von sich wiederholenden Aufgaben, so dass sie sich auf Funktionen mit größerem Mehrwert konzentrieren können, z. B. personalisierten Service oder Störungsbeseitigung. Darüber hinaus passen sie sich den aktuellen digitalen Gewohnheiten an, bei denen viele Reisende Wert auf Autonomie und Schnelligkeit bei der Ankunft legen.

Wie funktionieren Self-Check-in-Kioske in einem Hotel?

Der Betrieb eines Selbstbedienungs-Check-in-Kiosks folgt einer einfachen, aber technisch gut integrierten Logik. Der Gast interagiert mit einer Touch-Oberfläche, die ihn Schritt für Schritt von der Ankunft bis zum Zugang zum Zimmer führt, immer synchronisiert mit den internen Systemen des Hotels.

Integration mit PMS- und Hotelsystemen

Der Kiosk ist direkt mit dem PMS des Hotels verbunden, d. h. dem System, in dem Reservierungen, Kundendaten, Verfügbarkeiten und Abrechnungen verwaltet werden. Das PMS wiederum ist in der Regel mit anderen wichtigen Tools wie der Buchungsmaschine oder dem Channel Manager integriert.

Eine integrierte Cloud-Plattform, wie die Lösungen der **Zucchetti-Gruppe**, ermöglicht den Fluss aller Informationen in Echtzeit. Dadurch wird sichergestellt, dass die am Kiosk eingegebenen Daten automatisch in das zentrale System übernommen werden, wodurch manuelle Fehler und Doppelarbeit vermieden werden.

Host-Identifizierung und Datenvalidierung

Es handelt sich um einen digitalen Prozess, der das persönliche Einchecken ersetzt. Der Gast gibt seine Daten ein und bestätigt seine Identität über eine App, eine Website oder ein Smart Device im Hotel. Nach der Bestätigung erhält er einen Code oder digitalen Schlüssel, der ihm direkten Zugang zu seinem Zimmer gewährt.

Lieferung von physischen oder digitalen Schlüsseln

Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, ermöglicht der Kiosk den Zugang zum Zimmer. Je nach Infrastruktur des Hotels kann dies über physische Karten, numerische Codes, mobile Schlüssel auf dem Smartphone oder eine direkte Integration mit elektronischen Schlössern erfolgen.

Die Wahl des Systems hängt von der Art des Hotels und seinem Digitalisierungsgrad ab. In jedem Fall wird der Zugang im PMS aufgezeichnet, wodurch die operative Kontrolle und die Rückverfolgbarkeit gewährleistet sind.

Betriebliche Vorteile von Selbstbedienungs-Check-in-Kiosken

Aus Sicht der internen Verwaltung bieten Selbstbedienungs-Check-in-Kioske mehrere klare Vorteile:

  • Verringerung der sich wiederholenden Verwaltungsaufgaben am Empfang.
  • Bessere Bewältigung von Ankunftsspitzen, ohne dass die Zahl der Mitarbeiter erhöht werden muss.
  • Verbesserte Konsistenz und Qualität der Datenerfassung.
  • Direkte Integration mit Abrechnungs- und Fakturierungsprozessen.
  • Flexibilität bei der Anpassung der Reiseroute des Gastes an das jeweilige Hotelmodell.

Diese Vorteile kommen nur dann zum Tragen, wenn eine korrekte technologische Integration und eine klare Definition der Prozesse gegeben ist.

Einschränkungen und Probleme, die vor der Einführung von Kiosken zu berücksichtigen sind

Die Einführung von Selbstbedienungskiosken ist nicht ohne Herausforderungen. Sie erfordert eine Anfangsinvestition in Hardware, Software und Integration sowie die Schulung des Personals. Außerdem fühlen sich nicht alle Gäste mit völlig autonomen Prozessen wohl, insbesondere bei bestimmten Profilen oder Altersgruppen.

Es ist auch notwendig, technische Unterstützung und Reservepersonal zu haben, um bestimmte Vorfälle zu lösen. Daher sollten diese Systeme als Ergänzung zum traditionellen Empfang betrachtet werden, nicht als vollständiger Ersatz.

Selbstbedienungs-Check-in-Kioske und Einhaltung von Vorschriften

Die Nutzung von Kiosken beinhaltet die Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten, einschließlich Identifikationsinformationen und digitaler Unterschriften. Außerdem ist es in vielen Ländern obligatorisch, die Berichte der Reisenden an die zuständigen Behörden zu senden.

Jedes Hotel muss sicherstellen, dass sein System den lokalen Datenschutz- und Informationssicherheitsbestimmungen entspricht. Der Kiosk erleichtert diesen Prozess, aber die rechtliche Verantwortung bleibt beim Betrieb.

Wann ist der Einsatz von Self-Check-in-Kiosken in einem Hotel sinnvoll?

Selbstbedienungs-Check-in-Kioske eignen sich besonders gut für Hotels in Städten, für Betriebe mit hohem Umsatz, für Unterkünfte mit begrenztem Empfang oder für hybride Modelle, die persönlichen und digitalen Service kombinieren.

Sie sind keine Universallösung. Ihre Wirksamkeit hängt von der Art des Kunden, der Größe des Hotels und der Gestaltung der Customer Journey ab. Die Kombination aus Kiosk, PMS und Tools wie Lean ermöglicht es jedem Hotel, seine eigene Customer Journey flexibel und kontrolliert zu gestalten.

Häufig gestellte Fragen zu Selbstbedienungs-Check-in-Automaten in Hotels

Ersetzen Selbstbedienungs-Check-in-Kioske das Empfangspersonal?

Nein. Kioske ergänzen die Arbeit des Personals, machen sie aber nicht überflüssig. Sie ermöglichen es dem Empfangspersonal, eine stärker dienstleistungsorientierte Rolle einzunehmen, den Gast zu empfangen und auf seine Bedürfnisse einzugehen, als Gastgeber zu fungieren, anstatt sich auf Verwaltungsaufgaben zu konzentrieren.

Ja, sofern sie in zuverlässige Systeme integriert und unter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen konfiguriert sind. Die Sicherheit hängt von der Verwendung zertifizierter Plattformen, verschlüsselter Verbindungen und der korrekten Verwaltung von Zugang und Berechtigungen innerhalb des PMS des Hotels ab.

Vor allem in städtischen Hotels, in Betrieben mit hohem Gästeaufkommen in kurzen Zeiträumen und in Unterkünften, die versuchen, ihre Ressourcen zu optimieren, ohne dabei auf persönliche Betreuung zu verzichten. In kleinen Hotels oder solchen, die sehr auf eine traditionelle Behandlung ausgerichtet sind, kann der Nutzen begrenzt sein.

In der Praxis, ja. Der Kiosk benötigt ein PMS, um Reservierungen zu verwalten, Daten zu erfassen, den Zugang zu kontrollieren und gesetzliche Auflagen zu erfüllen. Ohne ein integriertes PMS kann der Kiosk nicht sicher und konsistent mit dem Betrieb des Hotels funktionieren.

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