Wie man die Verwaltung von Unternehmensraten ĂŒber mehrere Hotels hinweg optimiert
Das Ratenmanagement von Unternehmen in Ăkosystemen mit mehreren Hotels hat sich von entbĂŒndelten manuellen Prozessen zu zentralisierten Modellen entwickelt, bei denen kommerzielle Kontrolle und Betrieb ohne Reibungsverluste nebeneinander bestehen mĂŒssen. Ein professioneller Ansatz erfordert eine strenge Vertragsgestaltung, Standardisierung, robuste Datenverwaltung und integrierte Technologie, die Skalierbarkeit ohne EinbuĂen bei der RentabilitĂ€t pro Betrieb ermöglicht.
1) Was sind Unternehmensraten und warum sind sie in einem Multi-Hotel-Management kompliziert?
Unternehmenstarife sind ausgehandelte Preise, die auf kommerziellen Vereinbarungen zwischen Hotels und Unternehmen fĂŒr wiederkehrende oder umfangreiche Aufenthalte beruhen. Sie werden durch VertrĂ€ge aktiviert, in denen Rabatt oder Festpreis, Nutzungsbedingungen, GĂŒltigkeitsdauer, VerfĂŒgbarkeit und zusĂ€tzliche Vorteile fĂŒr den GeschĂ€ftsreisenden festgelegt sind.
Manager fĂŒr GeschĂ€ftsreisen (Reisemanager, ReiseeinkĂ€ufer) geben drei Elementen den Vorrang: Haushaltskontrolle, einheitliche Einhaltung der Vereinbarung und leichter Zugang zu Vertragsinformationen.
In einem Umfeld, in dem mehrere Hotels beteiligt sind (sei es innerhalb einer Kette, einer Managementgruppe oder einer Sammlung unabhĂ€ngiger Betriebe mit gemeinsamen Vereinbarungen), fĂŒhrt das Fehlen einheitlicher Prozesse zu strukturellen Problemen:
- Dezentrales manuelles Hochladen, oft in Excel oder Google Sheets.
- Uneinheitliche Vertragsfassungen zwischen den Hotels.
- Mangelnde Transparenz in Bezug auf aktive FÀlligkeiten und BeschrÀnkungen.
- Keine PrĂŒfung zur ErlĂ€uterung der Ănderungen oder der angewandten Ausnahmen.
- Preisabweichungen vom Vereinbarten, die sich auf die Produktion oder die RentabilitÀt auswirken.
Arten von ausgehandelten Tarifen und UnternehmensvertrÀgen
Zu den gÀngigsten Strukturen in der Unternehmensbeschaffung gehören:
- Pauschalpreis (Nettopreis ohne Abweichungen pro Tag oder Saison).
- Rabatt auf BAR (Best Available Rate) mit Regeln (Sperrzeiten, (z. B. Mindestvorausschau, Spitzenbedarf).
- Produktions- oder Volumenraten, wobei die Anreize nach der Anzahl der Ăbernachtungen gestaffelt sind.
- Pauschaltarife, die Folgendes umfassen MahlzeitenplĂ€ne, VergĂŒnstigungen oder zusĂ€tzliche Vorteile fĂŒr den Reisenden.
Erwartungen von Unternehmen und Travel Managern
Ein wettbewerbsfÀhiges Unternehmensprogramm muss Folgendes bieten:
- Ein einheitliches Repository, das von jedem teilnehmenden Hotel aus zugÀnglich ist.
- Klar definierte Bedingungen mit Anfangs- und Enddatum des Vertrages.
- Einheitliche Anwendung unabhÀngig von dem Unternehmen, das die Reservierung vornimmt.
- Detaillierte RĂŒckverfolgbarkeit von Ănderungen, Anpassungen und historischen Bearbeitungen der Vereinbarung.
- Massive Verwaltung von VertrĂ€gen und Ănderungen ohne doppelte operative Arbeit.
Typische Probleme ohne Zentralisierung
- Die Tarife sind von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich.
- Unumkehrbarkeit oder Verlust der ursprĂŒnglichen Vertragsfassung.
- VorfÀlle von Einnahmenverluste durch unkontrollierte Bearbeitungen.
- AbhÀngigkeit von Handwerkzeugen wie Excel zum Speichern von VertrÀgen.
- Fehlen eines Dashboards oder einer konsolidierten Ansicht fĂŒr Blocktrades.
2. Warum zentralisieren: operative Vorteile und Kostenwirksamkeit
Die Zentralisierung von UnternehmensvertrĂ€gen verĂ€ndert das Multi-Hotel-Management in vier wesentlichen Dimensionen: Fehlerreduzierung, kommerzielle Steuerung, ĂberprĂŒfbarkeit und höhere NettorentabilitĂ€t pro Haus. Dieser Ansatz beseitigt sich wiederholende Prozesse, verringert die Dokumentenflut und ermöglicht eine vergleichende Analyse pro Hotel, so dass die Auswirkungen jedes einzelnen Vertrags auf das Endergebnis individuell gemessen werden können.
Vorteile eines zentralisierten Systems im Vergleich zur individuellen Verwaltung
- Vereinheitlichung der Bedingungen pro Unternehmen, die fĂŒr alle teilnehmenden Hotels gelten.
- Bearbeitung von Ănderungen oder VerlĂ€ngerungen en bloc, um doppelte GebĂŒhren pro Einrichtung zu vermeiden.
- Konsistente Segmentierung unter derselben vertraglichen Kennung und globalen GeschÀftsregeln.
Kontrolle, PrĂŒfung und Fehlerreduzierung
- Beibehaltung der ursprĂŒnglichen Vertragsfassung bei stĂ€ndigen Ănderungen.
- Historische PrĂŒfung jeder vorgenommenen Anpassung, aufgezeichnet nach Hotel und Datum.
- Verringerung manueller Fehler, die durch wiederholtes oder unsynchronisiertes Laden verursacht werden.
Auswirkungen auf RentabilitÀt und Unternehmenszufriedenheit
- Bessere Einhaltung der VertrĂ€ge â stabilere und zuverlĂ€ssigere Unternehmensproduktion.
- Bessere Abstimmung zwischen Vertrieb, Ertragsmanagement und Betrieb.
- Möglichkeit, die Tarife entsprechend der tatsÀchlichen Leistung pro Hotel zu optimieren, ohne den Gesamtrahmen der Vereinbarung zu gefÀhrden.
Wichtige KPIs zur Bewertung der Ergebnisse
Ein professionalisiertes Modell sollte ĂŒberwachen:
- VerhĂ€ltnis zwischen Auslastung und VertragserfĂŒllung pro Hotel.
- Anzahl der Ăbernachtungen im Vergleich zur erzielten NettorentabilitĂ€t pro Betrieb.
- Festgestellte und korrigierte Abweichungen nach Zeitraum und Hotel.
- Umwandlung im Zusammenhang mit Standard-VerfĂŒgbarkeitsklauseln Letzte ZimmerverfĂŒgbarkeit der einzelnen Einrichtungen.
- Auswirkungen von MassenÀnderungen auf RevPAR, Netto-ADR und Akquisitionskosten pro Hotel.
3. Wie man die Preisgestaltung in einer Hotelkette oder -gruppe zentralisiert und optimiert
Bei der Zentralisierung geht es nicht nur um die Konsolidierung von VertrĂ€gen, sondern auch um die Festlegung von Prozessen, Standards und kommerzieller Governance. FĂŒr eine effiziente Umsetzung wird dies empfohlen:
Empfohlene Prozesse und GenehmigungsablÀufe
- einrichten globale EigentĂŒmer im Namen des Unternehmenskontos.
- Definieren Sie Genehmigungsstufen pro Region oder Cluster, bevor Sie die Tarife im PMS aktivieren.
- Dokumentieren Sie die ZustÀndigkeiten zwischen Vertrieb, Einnahmen und Betrieb auf strategischer und lokaler Ebene.
Standardisierung und Verwendung von Vertragsvorlagen
- Einheitliche Vorlagen fĂŒr Konditionen (Rabattregeln), VergĂŒnstigungen, MindestverfĂŒgbarkeit, MahlzeitenplĂ€ne, EinschrĂ€nkungen).
- Globales Nomenklatursystem mit:
- Buchungskreis
- Vertrag ID
- GĂŒltigkeit
- Perimeter der verbundenen Hotels
- Vermeiden Sie verstreute manuelle Ablagen in Excel oder einem gemeinsamen Laufwerk ohne Versionierung.
BewĂ€hrte Verfahren fĂŒr die Ăberwachung in verschiedenen Hotels
- Umsetzung der Ănderungen im Ganzen mit Pilotprojekten in jeder Region.
- Benennen Sie Tarifmeister durch ein Hotel, um die KohĂ€renz und die lokale Anwendung zu ĂŒberprĂŒfen.
- RegelmĂ€Ăige ĂberprĂŒfung der VertragserfĂŒllung durch die Einrichtung nicht nur auf globaler Ebene.
Strategien von Revenue Managern fĂŒr die Verhandlung von Unternehmensraten
- Bevorzugen Sie dynamische BAR-Regeln gegenĂŒber undurchsichtigen festen Tarifen in einem Umfeld hoher VolatilitĂ€t.
- Aufnahme von Produktionsklauseln, die die individuelle RentabilitÀt pro Hotel optimieren.
- Abstimmung der Vereinbarungen mit den internen Segmentierungsstrategien, Upselling und die Steuerung des Spitzenbedarfs.
4. Erforderliche Technologie: PMS, RMS und Channel Manager arbeiten zusammen
Ein professionelles Ăkosystem macht manuelle Prozesse ĂŒberflĂŒssig und ermöglicht die InteroperabilitĂ€t zwischen verschiedenen Ebenen:
Wesentliche PMS-Funktionen
Das PMS muss dies ermöglichen:
- Robuste und abbildbare Unternehmenssegmentierung.
- Automatisierte Bedingungen mit Vertragsbeginn und -ende.
- Nahtloser Export an ein RMS oder Tarifknotenpunkt ohne Duplizierung von Prozessen.
- Schutz der ursprĂŒnglichen Vertragsfassung.
Die Rolle des Channel Managers
- Verteilung der ausgehandelten Tarife, um die Konsistenz ĂŒber alle angeschlossenen KanĂ€le zu gewĂ€hrleisten.
- Vermeiden Sie parallele Bearbeitungen in OTAs oder manuelle Uploads in Extranets.
Die Rolle von RMS bei der Unternehmensoptimierung
- Anwendung von Dynamisierungsregeln entsprechend der tatsÀchlichen Produktion pro Hotel.
- Ausgabe von Warnmeldungen bei Unstimmigkeiten oder bevorstehenden AblÀufen.
- Ermöglichen Sie eine vergleichende Analyse nach Vertrag und Hotel.
Vergleich der Lösungen
- RateGain erleichtert den skalierbaren Vertrieb und die Vertragsverwaltung.
- Amadeus ermöglicht die Integration von Unternehmen in ein Umsatz- und Vertriebs-Ăkosystem.
Vorteile der Ablösung von Excel
- Skalenmanagement fĂŒr mehrere Hotels.
- Automatisierung von GĂŒltigkeit und Regeln.
- TatsĂ€chliche PrĂŒfung der Ănderungen.
- Zentralisierte VertragserfĂŒllung.
- Beseitigung menschlicher Fehler durch wiederholtes Laden.
5. Fallstudie: Zentralisierung von UnternehmensvertrÀgen mit LEAN
Mit LEAN können Unternehmen ihre eigenen VertrĂ€ge haben, um ausgehandelte Raten in einem oder mehreren Hotels mit definierten Anfangs- und Enddaten zu verbinden. Alle Vereinbarungen werden in einem einzigen Panel konsolidiert, so dass Sie VertrĂ€ge en bloc verwalten, Ănderungen an den Bedingungen vornehmen können, ohne die ursprĂŒngliche Vereinbarung zu verlieren, und die komplette Historie der Ănderungen einsehen können. Das System unterstĂŒtzt Massenimplementierungen, Corporate Rate Governance und die RĂŒckverfolgbarkeit von Anpassungen, die fĂŒr jedes verknĂŒpfte Hotel gelten.
SchlĂŒsselelemente des Falles
- Vertragliche VerknĂŒpfung mit mehreren Hotels.
- Daten werden durch Daten definiert.
- Kontrollierte Bedingungen und Abweichungen.
- Ein einziges Bedienfeld fĂŒr die Massenverwaltung.
- PrĂŒfbare Historie pro Vertrag.
- Automatische Anwendung der ausgehandelten Tarife gemÀà dem laufenden Vertrag.
6. Fazit: Digitalisierung fĂŒr ein profitableres und kontrollierteres Unternehmensmodell
Die vertragliche Zentralisierung in Verbindung mit integrierter Technologie ist nicht lĂ€nger ein Wettbewerbsvorteil, sondern der obligatorische Standard in der UnternehmensfĂŒhrung mehrerer Hotels.
- Einheitliche Kontrolle zwischen den Betrieben.
- Verringerung von Bedienungsfehlern.
- VollstĂ€ndige vertragliche RĂŒckverfolgbarkeit.
- Messbare RentabilitÀt pro Hotel.
- Nachhaltige Unternehmenszufriedenheit, die eine höhere Produktion begĂŒnstigt.
- FirmenvertrÀge mit mehreren Hotels.
- Automatisierte Mahnwachen.
- Ein einziges massives Management-Panel.
- Historische PrĂŒfung nach Einrichtung.
- Direkte Integration zwischen PMS, Channel Manager und RMS o Tarifknotenpunkt.
- Kartierung bestehender UnternehmensvertrÀge.
- Sie sollten in einer zentralen Umgebung konsolidiert werden.
- Standardisierung von Vorlagen und Nomenklaturen.
- Aktivieren Sie die automatische Verteilung an mehrere Hotels.
- Messung der Unternehmensproduktion gegenĂŒber der NettorentabilitĂ€t pro Betrieb.
- Automatisieren Sie Durchsetzung, Warnmeldungen und Massenanpassungen, ohne auf Excel angewiesen zu sein.
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