Wie man die Verwaltung von Unternehmensraten über mehrere Hotels hinweg optimiert

Das Ratenmanagement von Unternehmen in Ökosystemen mit mehreren Hotels hat sich von entbündelten manuellen Prozessen zu zentralisierten Modellen entwickelt, bei denen kommerzielle Kontrolle und Betrieb ohne Reibungsverluste nebeneinander bestehen müssen. Ein professioneller Ansatz erfordert eine strenge Vertragsgestaltung, Standardisierung, robuste Datenverwaltung und integrierte Technologie, die Skalierbarkeit ohne Einbußen bei der Rentabilität pro Betrieb ermöglicht.

die Verwaltung Ihrer Tarife zu optimieren

1) Was sind Unternehmensraten und warum sind sie in einem Multi-Hotel-Management kompliziert?

Unternehmenstarife sind ausgehandelte Preise, die auf kommerziellen Vereinbarungen zwischen Hotels und Unternehmen für wiederkehrende oder umfangreiche Aufenthalte beruhen. Sie werden durch Verträge aktiviert, in denen Rabatt oder Festpreis, Nutzungsbedingungen, Gültigkeitsdauer, Verfügbarkeit und zusätzliche Vorteile für den Geschäftsreisenden festgelegt sind.

Manager für Geschäftsreisen (Reisemanager, Reiseeinkäufer) geben drei Elementen den Vorrang: Haushaltskontrolle, einheitliche Einhaltung der Vereinbarung und leichter Zugang zu Vertragsinformationen.

In einem Umfeld, in dem mehrere Hotels beteiligt sind (sei es innerhalb einer Kette, einer Managementgruppe oder einer Sammlung unabhängiger Betriebe mit gemeinsamen Vereinbarungen), führt das Fehlen einheitlicher Prozesse zu strukturellen Problemen:

  • Dezentrales manuelles Hochladen, oft in Excel oder Google Sheets.
  • Uneinheitliche Vertragsfassungen zwischen den Hotels.
  • Mangelnde Transparenz in Bezug auf aktive Fälligkeiten und Beschränkungen.
  • Keine Prüfung zur Erläuterung der Änderungen oder der angewandten Ausnahmen.
  • Preisabweichungen vom Vereinbarten, die sich auf die Produktion oder die Rentabilität auswirken.

Arten von ausgehandelten Tarifen und Unternehmensverträgen

Zu den gängigsten Strukturen in der Unternehmensbeschaffung gehören:

  • Pauschalpreis (Nettopreis ohne Abweichungen pro Tag oder Saison).
  • Rabatt auf BAR (Best Available Rate) mit Regeln (Sperrzeiten, (z. B. Mindestvorausschau, Spitzenbedarf).
  • Produktions- oder Volumenraten, wobei die Anreize nach der Anzahl der Übernachtungen gestaffelt sind.
  • Pauschaltarife, die Folgendes umfassen Mahlzeitenpläne, Vergünstigungen oder zusätzliche Vorteile für den Reisenden.

Erwartungen von Unternehmen und Travel Managern

Ein wettbewerbsfähiges Unternehmensprogramm muss Folgendes bieten:

  • Ein einheitliches Repository, das von jedem teilnehmenden Hotel aus zugänglich ist.
  • Klar definierte Bedingungen mit Anfangs- und Enddatum des Vertrages.
  • Einheitliche Anwendung unabhängig von dem Unternehmen, das die Reservierung vornimmt.
  • Detaillierte Rückverfolgbarkeit von Änderungen, Anpassungen und historischen Bearbeitungen der Vereinbarung.
  • Massive Verwaltung von Verträgen und Änderungen ohne doppelte operative Arbeit.

Typische Probleme ohne Zentralisierung

  • Die Tarife sind von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich.
  • Unumkehrbarkeit oder Verlust der ursprünglichen Vertragsfassung.
  • Vorfälle von Einnahmenverluste durch unkontrollierte Bearbeitungen.
  • Abhängigkeit von Handwerkzeugen wie Excel zum Speichern von Verträgen.
  • Fehlen eines Dashboards oder einer konsolidierten Ansicht für Blocktrades.

2. Warum zentralisieren: operative Vorteile und Kostenwirksamkeit

Die Zentralisierung von Unternehmensverträgen verändert das Multi-Hotel-Management in vier wesentlichen Dimensionen: Fehlerreduzierung, kommerzielle Steuerung, Überprüfbarkeit und höhere Nettorentabilität pro Haus. Dieser Ansatz beseitigt sich wiederholende Prozesse, verringert die Dokumentenflut und ermöglicht eine vergleichende Analyse pro Hotel, so dass die Auswirkungen jedes einzelnen Vertrags auf das Endergebnis individuell gemessen werden können.

Vorteile eines zentralisierten Systems im Vergleich zur individuellen Verwaltung
  • Vereinheitlichung der Bedingungen pro Unternehmen, die für alle teilnehmenden Hotels gelten.
  • Bearbeitung von Änderungen oder Verlängerungen en bloc, um doppelte Gebühren pro Einrichtung zu vermeiden.
  • Konsistente Segmentierung unter derselben vertraglichen Kennung und globalen Geschäftsregeln.

  • Beibehaltung der ursprünglichen Vertragsfassung bei ständigen Änderungen.
  • Historische Prüfung jeder vorgenommenen Anpassung, aufgezeichnet nach Hotel und Datum.
  • Verringerung manueller Fehler, die durch wiederholtes oder unsynchronisiertes Laden verursacht werden.

  • Bessere Einhaltung der Verträge → stabilere und zuverlässigere Unternehmensproduktion.
  • Bessere Abstimmung zwischen Vertrieb, Ertragsmanagement und Betrieb.
  • Möglichkeit, die Tarife entsprechend der tatsächlichen Leistung pro Hotel zu optimieren, ohne den Gesamtrahmen der Vereinbarung zu gefährden.

Ein professionalisiertes Modell sollte überwachen:

  • Verhältnis zwischen Auslastung und Vertragserfüllung pro Hotel.
  • Anzahl der Übernachtungen im Vergleich zur erzielten Nettorentabilität pro Betrieb.
  • Festgestellte und korrigierte Abweichungen nach Zeitraum und Hotel.
  • Umwandlung im Zusammenhang mit Standard-Verfügbarkeitsklauseln Letzte Zimmerverfügbarkeit der einzelnen Einrichtungen.
  • Auswirkungen von Massenänderungen auf RevPAR, Netto-ADR und Akquisitionskosten pro Hotel.

3. Wie man die Preisgestaltung in einer Hotelkette oder -gruppe zentralisiert und optimiert

Bei der Zentralisierung geht es nicht nur um die Konsolidierung von Verträgen, sondern auch um die Festlegung von Prozessen, Standards und kommerzieller Governance. Für eine effiziente Umsetzung wird dies empfohlen:

Empfohlene Prozesse und Genehmigungsabläufe

  1. einrichten globale Eigentümer im Namen des Unternehmenskontos.
  2. Definieren Sie Genehmigungsstufen pro Region oder Cluster, bevor Sie die Tarife im PMS aktivieren.
  3. Dokumentieren Sie die Zuständigkeiten zwischen Vertrieb, Einnahmen und Betrieb auf strategischer und lokaler Ebene.

Standardisierung und Verwendung von Vertragsvorlagen

  • Einheitliche Vorlagen für Konditionen (Rabattregeln), Vergünstigungen, Mindestverfügbarkeit, Mahlzeitenpläne, Einschränkungen).
  • Globales Nomenklatursystem mit:
    • Buchungskreis
    • Vertrag ID
    • Gültigkeit
    • Perimeter der verbundenen Hotels
  • Vermeiden Sie verstreute manuelle Ablagen in Excel oder einem gemeinsamen Laufwerk ohne Versionierung.

Bewährte Verfahren für die Überwachung in verschiedenen Hotels

  • Umsetzung der Änderungen im Ganzen mit Pilotprojekten in jeder Region.
  • Benennen Sie Tarifmeister durch ein Hotel, um die Kohärenz und die lokale Anwendung zu überprüfen.
  • Regelmäßige Überprüfung der Vertragserfüllung durch die Einrichtung nicht nur auf globaler Ebene.

Strategien von Revenue Managern für die Verhandlung von Unternehmensraten

  • Bevorzugen Sie dynamische BAR-Regeln gegenüber undurchsichtigen festen Tarifen in einem Umfeld hoher Volatilität.
  • Aufnahme von Produktionsklauseln, die die individuelle Rentabilität pro Hotel optimieren.
  • Abstimmung der Vereinbarungen mit den internen Segmentierungsstrategien, Upselling und die Steuerung des Spitzenbedarfs.

4. Erforderliche Technologie: PMS, RMS und Channel Manager arbeiten zusammen

Ein professionelles Ökosystem macht manuelle Prozesse überflüssig und ermöglicht die Interoperabilität zwischen verschiedenen Ebenen:

Wesentliche PMS-Funktionen

Das PMS muss dies ermöglichen:

  • Robuste und abbildbare Unternehmenssegmentierung.
  • Automatisierte Bedingungen mit Vertragsbeginn und -ende.
  • Nahtloser Export an ein RMS oder Tarifknotenpunkt ohne Duplizierung von Prozessen.
  • Schutz der ursprünglichen Vertragsfassung.

Die Rolle des Channel Managers

  • Verteilung der ausgehandelten Tarife, um die Konsistenz über alle angeschlossenen Kanäle zu gewährleisten.
  • Vermeiden Sie parallele Bearbeitungen in OTAs oder manuelle Uploads in Extranets.

Die Rolle von RMS bei der Unternehmensoptimierung

  • Anwendung von Dynamisierungsregeln entsprechend der tatsächlichen Produktion pro Hotel.
  • Ausgabe von Warnmeldungen bei Unstimmigkeiten oder bevorstehenden Abläufen.
  • Ermöglichen Sie eine vergleichende Analyse nach Vertrag und Hotel.

Vergleich der Lösungen

  • RateGain erleichtert den skalierbaren Vertrieb und die Vertragsverwaltung.
  • Amadeus ermöglicht die Integration von Unternehmen in ein Umsatz- und Vertriebs-Ökosystem.

Vorteile der Ablösung von Excel

  • Skalenmanagement für mehrere Hotels.
  • Automatisierung von Gültigkeit und Regeln.
  • Tatsächliche Prüfung der Änderungen.
  • Zentralisierte Vertragserfüllung.
  • Beseitigung menschlicher Fehler durch wiederholtes Laden.

5. Fallstudie: Zentralisierung von Unternehmensverträgen mit LEAN

Mit LEAN können Unternehmen ihre eigenen Verträge haben, um ausgehandelte Raten in einem oder mehreren Hotels mit definierten Anfangs- und Enddaten zu verbinden. Alle Vereinbarungen werden in einem einzigen Panel konsolidiert, so dass Sie Verträge en bloc verwalten, Änderungen an den Bedingungen vornehmen können, ohne die ursprüngliche Vereinbarung zu verlieren, und die komplette Historie der Änderungen einsehen können. Das System unterstützt Massenimplementierungen, Corporate Rate Governance und die Rückverfolgbarkeit von Anpassungen, die für jedes verknüpfte Hotel gelten.

Schlüsselelemente des Falles

  • Vertragliche Verknüpfung mit mehreren Hotels.
  • Daten werden durch Daten definiert.
  • Kontrollierte Bedingungen und Abweichungen.
  • Ein einziges Bedienfeld für die Massenverwaltung.
  • Prüfbare Historie pro Vertrag.
  • Automatische Anwendung der ausgehandelten Tarife gemäß dem laufenden Vertrag.

6. Fazit: Digitalisierung für ein profitableres und kontrollierteres Unternehmensmodell

Die vertragliche Zentralisierung in Verbindung mit integrierter Technologie ist nicht länger ein Wettbewerbsvorteil, sondern der obligatorische Standard in der Unternehmensführung mehrerer Hotels.

  • Einheitliche Kontrolle zwischen den Betrieben.
  • Verringerung von Bedienungsfehlern.
  • Vollständige vertragliche Rückverfolgbarkeit.
  • Messbare Rentabilität pro Hotel.
  • Nachhaltige Unternehmenszufriedenheit, die eine höhere Produktion begünstigt.

  • Firmenverträge mit mehreren Hotels.
  • Automatisierte Mahnwachen.
  • Ein einziges massives Management-Panel.
  • Historische Prüfung nach Einrichtung.
  • Direkte Integration zwischen PMS, Channel Manager und RMS o Tarifknotenpunkt.

  • Kartierung bestehender Unternehmensverträge.
  • Sie sollten in einer zentralen Umgebung konsolidiert werden.
  • Standardisierung von Vorlagen und Nomenklaturen.
  • Aktivieren Sie die automatische Verteilung an mehrere Hotels.
  • Messung der Unternehmensproduktion gegenüber der Nettorentabilität pro Betrieb.
  • Automatisieren Sie Durchsetzung, Warnmeldungen und Massenanpassungen, ohne auf Excel angewiesen zu sein.

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