«Ein PMS als LEAN Hotel System Es ermöglicht die Arbeit mit Reservierung, Gebühren, Extras, Gästeinformationen, Zahlungen und Aufenthaltsstatus aus einer einzigen Umgebung heraus. Dies trägt dazu bei, dass die Rezeption den Check-out nicht mithilfe von Notizen, E-Mails oder verschiedenen Tools rekonstruieren muss."
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Hotelsystem
spezialisiert auf PMS
aufstrebende
An der Rezeption ist es üblich, auf scheinbar einfache Situationen zu stoßen, die am Ende Zweifel aufkommen lassen: ein Gast, der eine Rechnung auf den Namen seiner Firma verlangt, eine Gruppe, die den Betrag vor der Bestätigung wissen muss, eine Reservierung mit Anzahlung oder ein Kunde, der einfach einen Beleg über das verlangt, was er gerade bezahlt hat.
Das Problem tritt auf, wenn Begriffe austauschbar verwendet werden wie Rechnung, Proforma-Rechnung und Quittung, weil sie nicht dasselbe dokumentieren und nicht unbedingt dieselbe Funktion erfüllen.
Die Idee dieses Leitfadens ist es, seine Anwendung aus Sicht des Hotelbetriebs zu ordnen, nicht das steuerliche Ermessen der Steuerberatung oder Agentur des Betriebs zu ersetzen. Konkrete Verpflichtungen können je nach Land, Steuerregime und Merkmalen des Vorgangs variieren.
In Spanien legt die Rechnungslegungsverordnung die Anforderungen an vollständige und vereinfachte Rechnungen fest, während die AEAT ausdrücklich zwischen Proformarechnungen oder Entwürfen und endgültig ausgestellten Rechnungen unterscheidet.
Der Kerngedanke: Nicht alle Dokumente dienen demselben Zweck
Der Hauptunterschied lässt sich wie folgt zusammenfassen:
- Rechnung: dokumentiert einen Geschäftsvorgang formal und muss die entsprechenden steuerlichen Anforderungen erfüllen.
- Proforma-Rechnung: Dies ist ein Vordokument, ein Informations- oder Kostenvoranschlag. Es ersetzt nicht die endgültige Rechnung.
- Quittung: Normalerweise dient er dazu, nachzuweisen, dass eine Zahlung, Geldübergabe oder ein wirtschaftlicher Vorgang stattgefunden hat, aber man darf nicht davon ausgehen, dass er eine Rechnung ersetzt.
An der Rezeption ist diese Unterscheidung wichtig, weil ein Unternehmen, das einen Aufenthalt steuerlich dokumentieren muss, nicht dasselbe verlangt wie ein Gast, der nur bestätigen möchte, dass er eine Anzahlung geleistet hat.
Was eine Rechnung in einem Hotel ist und wann sie ausgestellt werden muss
In einem Hotel kann eine Rechnung Unterkunft und andere mit dem Aufenthalt verbundene Leistungen dokumentieren: Frühstück, Restaurant, Minibar, Parkplatz, Spa, Late Check-out, Veranstaltungen oder jede andere abrechenbare Leistung, die einzubeziehen ist.
In Spanien gibt es eine vollständige Rechnung und eine vereinfachte Rechnung. Die vollständige Rechnung muss unter anderem eine Nummerierung, das Ausstellungsdatum, die Identifizierung des Ausstellers und des Empfängers, sofern zutreffend, eine Beschreibung der Umsätze, die Steuerbemessungsgrundlage, den Steuersatz und den in Rechnung gestellten Steuerbetrag enthalten.
Die Rezeption muss keine Steuerabteilung werden, aber sie muss wissen, wie man Daten korrekt sammelt, Gebühren überprüft und erkennt, wann eine Anfrage durch die Verwaltung gehen muss.
Vollständige Rechnung vs. vereinfachte Rechnung
Sie sind nicht genau dasselbe Dokument.
Die spanische Gesetzgebung erlaubt die Ausstellung vereinfachter Rechnungen in bestimmten Fällen. Im Allgemeinen können sie ausgestellt werden, wenn der Betrag 400 € inklusive Mehrwertsteuer nicht übersteigt, sowie in bestimmten anderen gesetzlich festgelegten Fällen. Einige Dienstleistungen, darunter bestimmte Dienstleistungen im Hotel- und Gastgewerbe, unterliegen besonderen Regeln, die vereinfachte Rechnungen bis zu bestimmten Beträgen ermöglichen.
Die vereinfachte Rechnung hat weniger Anforderungen als die vollständige, aber wenn der Empfänger bestimmte steuerliche Rechte ausüben muss, wie den Vorsteuerabzug, sofern anwendbar, müssen zusätzliche Daten wie seine Steuernummer, seine Anschrift und die gesondert ausgewiesene Steuer eingefügt werden.
Daher sollte der Empfang bei einer spezifischen geschäftlichen oder steuerlichen Anfrage dem von der Verwaltung festgelegten Verfahren folgen, anstatt anzunehmen, dass jedes Ticket oder Beleg ausreicht.
Häufige Fälle in Hotels, in denen der Gast eine Rechnung verlangt
Einige häufige Szenarien sind:
- Geschäftsreisen.
- Firmenreservierungen.
- Dem Unternehmen in Rechnung gestellte Aufenthalte.
- Veranstaltungen oder Gruppen.
- Auf das Zimmer gebuchte Extras.
- Durch Agenturen vermittelte Reservierungen.
- Zusätzliche Dienstleistungen, die separat dokumentiert werden müssen.
Hier ist die kritische Information, von Anfang an zu identifizieren Wer als Empfänger auf der Rechnung stehen muss und welche Gebühren enthalten sein sollten.
Eine gute Praxis ist es, die Rechnungsdaten vor dem Check-out-Ansturm anzufordern, wenn das Hotel bereits weiß, dass der Gast eine Rechnung benötigen wird.
Was ist eine Proformarechnung und wann ist es sinnvoll, sie in Hotels zu verwenden
Eine Proformarechnung ist ein vorläufiges Dokument, das Dienstleistungen, Preise und Bedingungen vor der Ausstellung einer endgültigen Rechnung aufführen kann.
Die AEAT berücksichtigt ausdrücklich Vorabrechnungssysteme, Entwürfe oder Proformas und stellt klar, dass eine Proforma noch keine offiziell ausgestellte Rechnung ist. Wenn es an der Zeit ist, eine Rechnung auszustellen, muss die Proforma am Ende durch die offizielle Rechnung oder vereinfachte Rechnung ersetzt werden.
Es gibt auch im BOE veröffentlichte Verwaltungsdoktrin, die die Proforma-Rechnung als ein informatives oder vorläufiges Dokument charakterisiert, das sich von einer mit den regulatorischen Anforderungen ausgestellten Rechnung unterscheidet und keinen dieser entsprechenden steuerlichen Wert hat.
Im Hotelgewerbe ist dies besonders nützlich, wenn noch Beträge oder Bedingungen offen sind, die geklärt werden müssen.
Wann man eine Proforma bei Hotelreservierungen verwendet
Das kann zum Beispiel sinnvoll sein in:
- Gruppen.
- Unternehmen.
- Veranstaltungen.
- Lange Aufenthalte.
- Reservierungen, die eine interne Genehmigung erfordern.
- Vorherige Budgets.
- Ausstehende Dienstleistungen zur Bestätigung.
- Transaktionen, bei denen der Kunde den voraussichtlichen Betrag im Voraus kennen muss.
Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das zehn Zimmer für vier Nächte reservieren möchte. Vor der Genehmigung der Ausgabe kann es ein Dokument mit Unterbringung, Frühstück, Tagungsräumen und anderen vorgesehenen Dienstleistungen anfordern. Die Proformarechnung ermöglicht es, diesen Kostenvoranschlag vorzulegen, ohne ihn mit der Endrechnung zu verwechseln.
Was eine Proforma-Rechnung nicht versprechen darf
Die Proformarechnung sollte nicht als endgültige Rechnung vorgelegt oder in einer Weise verwendet werden, dass der Empfänger sie mit dem endgültigen Steuerdokument verwechseln kann.
Es muss sich klar ausweisen als Proforma, Entwurf oder Vordokument gemäß dem festgelegten Verfahren.
Darüber hinaus weist die AEAT im Kontext von durch die spanische Gesetzgebung regulierten Informatik-Rechnungssystemen darauf hin, dass Proforma-Rechnungen und Entwürfe nicht den steuerlichen QR-Code tragen, der der endgültig ausgestellten Rechnung entspricht.
Was eine Hotelquittung ist und wann man sie verwendet
Im Hotelbetrieb wird eine Quittung normalerweise als Beleg dafür verwendet, dass ein bestimmter Betrag empfangen wurde: eine Zahlung, eine Anzahlung, eine Vorauszahlung oder eine Geldübergabe.
Das wichtige Problem ist, nicht automatisch zu verwechseln Zahlungsnachweis mit Rechnung. Dass ein Dokument existiert, das beweist, dass jemand bezahlt hat, bedeutet nicht notwendigerweise, dass dieses Dokument die steuerlichen Anforderungen einer Rechnung oder vereinfachten Rechnung erfüllt.
Deshalb muss das interne Verfahren klar zwischen der Erfassung der Zahlung und der Ausstellung des entsprechenden Steuerdokuments unterscheiden.
Fälle, in denen die Quittung Zweifel aufkommen lassen kann
Der Empfang sollte besonderes Augenmerk auf Situationen wie die folgenden richten:
- Barzahlungen.
- Reservierungsanzahlungen.
- Einlagen oder Sicherheiten.
- Teilzahlungen.
- Stornierte Reservierungen.
- Ausstehende Lastschriften.
- Zahlungen durch eine andere Person als den Gast.
- Unternehmen, das das Zimmer eines Arbeitnehmers bezahlt.
- Aufteilung der Kosten unter mehreren Gästen.
In diesen Fällen ist es besser, das von der Verwaltung festgelegte Verfahren zu konsultieren, bevor man ein Dokument improvisiert.
Unterschiede zwischen Rechnung, Proformarechnung und Quittung in Hotels
| Dokument | Wofür ist das gut | Wann wird es verwendet | Steuerwert | Wer fragt das normalerweise an | häufiger Fehler |
|---|---|---|---|---|---|
| Rechnung | Einen Vorgang formell dokumentieren | Wann Beherbergung oder Dienstleistungen zu berechnen sind | Ja, wenn er die geltenden Anforderungen erfüllt | Gäste, Unternehmen, Agenturen | Ausstellen mit Gebühren oder falschen Daten |
| Proforma | Vorhersagen oder Informieren über Beträge und Bedingungen | Bevor Sie ein Geschäft endgültig abschließen | Ersetzt nicht die offizielle Rechnung | Unternehmen, Gruppen, Veranstaltungen | Als endgültige Rechnung behandeln |
| Quittung | Eine Zahlung oder Geldübergabe nachweisen | Vorschüsse, Anzahlungen oder Zahlungen je nach Betriebsweise | Es darf nicht angenommen werden, dass dies einer Rechnung gleichkommt | Gäste oder Zahler | Zahlungsbeleg mit Rechnung verwechseln |
| Vereinfachte Rechnung | Bestimmte Geschäftsvorfälle steuerlich unter den vorgesehenen Anforderungen dokumentieren | In den durch die Vorschriften zugelassenen Fällen | Ja | Hauptsächlich Endkunde | Der Gedanke, dass jedes Ticket automatisch eine vereinfachte Rechnung ist |
Wann man jedes Dokument während der Reise des Gastes verwendet
Eine einfache Möglichkeit, Verwirrung zu vermeiden, besteht darin, jedes Dokument mit dem Zeitpunkt des Aufenthalts zu verknüpfen.
Vor der Ankunft
Vor dem Aufenthalt können Kostenvoranschläge, Vorauszahlungen oder Anzahlungen auftreten.
A Proforma kann verwendet werden, um voraussichtliche Beträge Unternehmen, Agenturen, Gruppen oder Kunden zu präsentieren, die eine Genehmigung benötigen, bevor sie bestätigen.
Wenn eine Vorauszahlung vorliegt, muss der Empfang diesen Betrag korrekt erfassen und das von der Verwaltung festgelegte Abrechnungsverfahren befolgen. Die Rechnungslegungsvorschriften selbst sehen das Datum, an dem eine Vorauszahlung eingegangen ist, unter den relevanten Daten vor, wenn es vom Ausstellungsdatum abweicht, weshalb es nicht ratsam ist, bei der steuerlichen Behandlung zu improvisieren.
Während des Aufenthalts
Während des Aufenthalts besteht die Hauptarbeit aus die Gebühren korrekt erfassen:
- Unterkunft.
- Frühstück.
- Minibar.
- Parken.
- Restaurant.
- Kurort.
- Zimmerservice.
- Früher oder später Check-in.
- Weitere Extras.
Wenn die Verbrauchswerte nicht korrekt dem entsprechenden Rechnungsblatt zugeordnet werden, tritt das Problem beim Check-out auf.
Deshalb empfiehlt es sich nicht, Enddokumente zu überstürzen, solange noch Leistungen oder Gebühren hinzukommen können.
Beim Check-out
Der Check-out ist meist einer der kritischen Abrechnungspunkte.
Vor der Ausstellung des Enddokuments empfiehlt es sich zu prüfen:
- Unterkunft.
- Extras und Verbrauch.
- Rabatte.
- Getätigte Vorauszahlungen.
- Bereits registrierte Zahlungen.
- Anwendbare Steuern oder Gebühren.
- Steuerdaten des Empfängers.
- Zahlungsart.
- Noch ausstehende Belastungen.
Nach dieser Überprüfung kann die Rezeption das entsprechende Dokument gemäß den administrativen Verfahren des Hotels ausstellen oder anfordern.
Häufige Fehler an der Rezeption bei Rechnungen, Proformarechnungen und Quittungen
Viele Probleme entstehen nicht durch steuerliche Komplexität, sondern durch kleine operative Fehler.
Zu den üblichsten gehören:
- Ausstellung einer Proforma-Rechnung als ob es sich um eine endgültige Rechnung handelte.
- Die steuerlichen Daten nicht korrekt erfassen.
- Dokumente duplizieren.
- Extras oder Minibar vergessen.
- Gebühren verschiedener Gäste mischen.
- Keine Anzahlungen erfassen.
- Eine Rechnung zu früh ausstellen.
- Änderung von Dokumenten, die ohne Einhaltung des entsprechenden Verfahrens ausgestellt wurden.
- Quittung mit vereinfachter Rechnung verwechseln.
- Arbeiten mit Notizen außerhalb des PMS.
Prävention besteht darin, Informationen zu zentralisieren und klar zu definieren, wer jedes Dokument ausstellen, korrigieren oder eskalieren darf.
Kritischer Fehler: Dokumente ohne Prüfung des vollständigen Folios ausstellen
Vor der Ausstellung einer Rechnung oder eines Belegs muss das gesamte Blatt überprüft werden.
Eine nachträglich hinzugefügte Minibar, ein vergessenes Parkhaus oder eine nicht abgezogene Anzahlung können nachträgliche Korrekturen erforderlich machen. Außerdem sollte eine bereits endgültig ausgestellte Rechnung nicht wie ein einfacher editierbarer Entwurf behandelt werden. Die AEAT unterscheidet klar zwischen der Vorphase des Proforma-Belegs/Entwurfs und der offiziell ausgestellten Rechnung.
Die operative Regel ist einfach: erst prüfen, dann ausstellen.
Wie ein PMS hilft, Abrechnungsfehler in Hotels zu vermeiden
Das PMS entscheidet nicht, welche steuerliche Behandlung für jeden Vorgang gilt, und ersetzt nicht die Steuerberatung. Was es jedoch tun kann, ist, einen wesentlichen Teil der Fehler vor der Ausstellung des Dokuments zu reduzieren.
Ein PMS als LEAN Hotel System Es ermöglicht die Arbeit mit Reservierung, Gebühren, Extras, Gästeinformationen, Zahlungen und Aufenthaltsstatus aus einer einzigen Umgebung heraus. Dies trägt dazu bei, dass die Rezeption den Check-out nicht mithilfe von Notizen, E-Mails oder verschiedenen Tools rekonstruieren muss.
Der Nutzen liegt in der Zentralisierung: Vor der Ausstellung eines Dokuments kann das Team überprüfen, was reserviert, was verbraucht, wie viel bezahlt wurde und was noch aussteht.
Daten, die der Empfang vor der Ausstellung jeglicher Dokumente überprüfen sollte
Verwende diese Checkliste:
- Inhaber der Reservierung.
- Person oder Unternehmen, auf die das Dokument ausgestellt werden muss.
- Steuerdaten, falls erforderlich.
- Zimmer.
- Daten des Aufenthalts.
- Gebuchte Verpflegung.
- Unterkunft in Rechnung gestellt.
- Extras und Verbrauch.
- Vorschüsse.
- Zahlungsart.
- Rabatte.
- Steuern oder Gebühren.
- Ausstehende Lastschriften.
- Von Dritten geleistete Zahlungen.
- Mögliche administrative Vorfälle.
Das Ziel ist, dass die Rechnung aus geordneten Informationen erstellt wird, und nicht aus Rekonstruktionen, die durchgeführt werden, während der Gast vor dem Tresen wartet.
Checkliste final zur Bestimmung, welches Dokument ausgestellt werden soll
- Muss der Kunde den Betrag im Voraus kennen oder einen Kostenvoranschlag genehmigen? Bewerten Sie eine Proformarechnung, die eindeutig als Vordokument gekennzeichnet ist.
- Hat der Kunde eine Zahlung getätigt und muss diesen Zahlungseingang nachweisen? Verwende den im internen Verfahren vorgesehenen Beleg oder Quittung, ohne anzunehmen, dass er das entsprechende Steuerdokument ersetzt.
- Muss die Transaktion steuerlich dokumentiert werden? Die entsprechende Rechnung oder vereinfachte Rechnung ist gemäß den geltenden Vorschriften auszustellen.
- Soll die Rechnung auf den Namen eines Unternehmens ausgestellt oder für steuerliche Zwecke verwendet werden? Überprüfen Sie, ob die erforderlichen Daten korrekt erfasst wurden.
- Gibt es Vorschüsse, mehrere Zahler oder geteilte Gebühren? Überprüfen Sie die Transaktion vor der Ausstellung mit der Verwaltung.
- Hat das Rechnungsblatt noch offene Posten? Schließe das endgültige Dokument erst, wenn du sie überprüft hast.
- Gibt es Zweifel darüber, welches Dokument zuständig ist? An die Verwaltung, das Buchhaltungsbüro oder die Steuerberatung eskalieren.
Hat eine Proformarechnung in einem Hotel steuerliche Gültigkeit?
Dient eine Quittung als Rechnung?
Wann muss ein Hotel eine Rechnung ausstellen?
Welche Daten sind für die Erstellung einer Rechnung an ein Unternehmen erforderlich?
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