Was ist ein Hotel-Check-in? Der beste Leitfaden für Ihre Gäste
Die Einchecken ist der Prozess, mit dem Gäste bei ihrer Ankunft im Hotel einchecken. Während dieses Vorgangs überprüft das Personal an der Rezeption die Reservierung, bestätigt die Identität des Gastes und händigt schließlich die Zimmerschlüssel aus, die physisch (Karten) oder digital (über einen PIN-Code oder eine mobile App) sein können. Dieser Schritt ist wichtig, um sicherzustellen, dass das Hotel die Zimmer korrekt zuweisen und seinen Gästen einen effizienten Service bieten kann.
Das Einchecken mag wie ein Routinevorgang erscheinen, aber es ist die erste direkte Interaktion des Gastes mit dem Hotel und damit eine Gelegenheit, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen und das Benutzererlebnis zu optimieren.
Wie funktioniert das Einchecken im Hotel? Mini-Guide
Hier finden Sie eine kurze Anleitung, wie das Einchecken in den meisten Hotels funktioniert:
Überprüfung der Reservierung
Der erste Schritt beim Check-in besteht darin, dass der Gast seine Reservierung an der Hotelrezeption bestätigt. Dies kann durch Angabe der Reservierungsnummer oder des Namens geschehen, unter dem die Reservierung vorgenommen wurde. Dieser Vorgang ist für das Hotel wichtig, um die Verfügbarkeit zu überprüfen und Zuweisungsfehler zu vermeiden.
Übergabe der Dokumentation
Sobald die Buchung bestätigt ist, werden die Gästedokumente verlangt, in der Regel ein gültiger Personalausweis oder Reisepass, je nach Land und Hotelvorschriften. Dieser Schritt stellt sicher, dass das Hotel über alle notwendigen Daten verfügt, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Zimmer- und Schlüsselvergabe
Schließlich wird dem Gast ein Zimmer zugewiesen oder er ist bereits ein Gast und erhält die Form des Zugangs, die das Haus eingerichtet hat. In modernen Hotels kann dies vollständig digital über eine Website, eine App oder durch Übermittlung eines PIN-Codes erfolgen. Der gesamte Prozess kann sogar über einen Kiosk erfolgen, der einen kontaktlosen Zugang ermöglicht.
Welche Möglichkeiten gibt es, in einem Hotel einzuchecken?
Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Gäste einchecken können, angepasst an die Bedürfnisse des Hotels und die Vorlieben des Kunden:
Einchecken an der Rezeption
Die traditionellste Methode ist, direkt zur Hotelrezeption zu gehen. Dort prüft das Personal die Reservierung, fragt nach einem Ausweis und händigt die Schlüssel aus. Obwohl dies eine effiziente Methode ist, versuchen einige Hotels, die Wartezeit durch den Einsatz moderner Technologie zu verkürzen.
Online einchecken
Der Online-Check-in ist eine immer beliebtere Option. Die Gäste können den gesamten Prozess vor ihrer Ankunft über die Website oder die App des Hotels abwickeln. Dies verkürzt die Wartezeit und ermöglicht es den Gästen, ihr Zimmer bei der Ankunft im Hotel schneller zu beziehen.
Einchecken über POK (Point of Kiosk)
Viele Hotels haben Selbstbedienungskioske in die Lobby integriert, wie z.B. Point of Kiosk (POK). Diese Geräte ermöglichen es den Gästen, selbstständig einzuchecken, ohne zur Rezeption gehen zu müssen. Das ist ideal für alle, die schnell und bequem einchecken möchten.
Express Check-in
Der Express-Check-in ist eine weitere schnelle Option, die für Gäste gedacht ist, die ihre Daten im Voraus angegeben haben. Bei ihrer Ankunft nehmen sie einfach ihren Schlüssel oder ihre Karte in Empfang, ohne den gesamten Prozess zu durchlaufen. Dies ist ein effizienter Weg, den Prozess für diejenigen zu straffen, die ihre Zeit an der Rezeption minimieren möchten.
Virtuelles Einchecken
Bei dieser Art des vollständig digitalen Check-ins können die Gäste aus der Ferne einchecken und erhalten die Zugangscodes zu ihrem Zimmer, ohne dass eine physische Interaktion erforderlich ist. Dies bietet ein kontaktloses Erlebnis, ideal in Zeiten, in denen Komfort und Sicherheit Priorität haben.
Welchen Nutzen hat ein Hotel von einem modernen Check-in-System?
Ein modernes Check-in-System bringt sowohl für das Hotel als auch für den Gast zahlreiche Vorteile mit sich:
Gesteigerte operative Effizienz
Durch die Automatisierung der Check-in-Prozesse, sei es durch Kioske, Online- oder virtuelles Einchecken, können Hotels die Zeit ihrer Mitarbeiter optimieren und die Arbeitsbelastung an der Rezeption verringern. Dies verbessert nicht nur die Effizienz, sondern reduziert auch menschliche Fehler.
Verbessern Sie das Gästeerlebnis
Mit dem modernen Check-in wird der Prozess für die Gäste schneller und reibungsloser, so dass ihr Erlebnis von Anfang an verbessert wird. Die Mitarbeiter an der Rezeption können sich mehr auf einen persönlichen Service konzentrieren und nehmen eher die Rolle eines Gastgebers als die eines Managers ein.
Reduzierung von menschlichem Versagen
Durch die Digitalisierung des Check-Ins wird das Risiko von Fehlern bei der Zimmerzuweisung oder den Kundendaten minimiert, was zu einem zuverlässigeren und genaueren Service beiträgt.
Optimierung der Ressourcennutzung
Ein modernes Check-in-System verbessert nicht nur die Effizienz des Personals, sondern senkt auch die Betriebskosten, da weniger Papierkram anfällt und die Nutzung der technischen Ressourcen optimiert wird.
Was sind die gängigsten Check-in und Check-out Zeiten?
Die Standard Check-in und Check-out Zeiten können von Hotel zu Hotel variieren, folgen aber im Allgemeinen diesem Zeitplan:
- Einchecken: Zwischen 14:00 und 16:00 Uhr.
- Auschecken: Sie findet normalerweise zwischen 11:00 und 12:00 Uhr statt.
Viele Hotels setzen jedoch auf mehr Flexibilität und ermöglichen eine frühe Check-ins o Spätes Auschecken.
Dies ist vor allem in Hotels möglich, die fortschrittliche Managementsysteme wie LEAN Hotel System zusammen mit POK Point of Kiosk verwenden, die es ihnen ermöglichen, Buchungen dynamischer zu bearbeiten.
Welche Technologien sind für den Check-in-Prozess im Trend?
Der Check-in-Prozess hat sich von einer traditionellen Interaktion an der Hotelrezeption zu einem zunehmend digitalisierten und effizienten System entwickelt. Neue Technologien rationalisieren heute nicht nur diesen Prozess, sondern verbessern auch das Gästeerlebnis und optimieren das Betriebsmanagement des Hotels. Hier sind die wichtigsten Technologien, die den Check-in in Hotels verändern:
Point of Kiosks (POK)
Die Selbstbedienungskioske sind Geräte, mit denen Gäste selbstständig einchecken können, ohne mit dem Hotelpersonal interagieren zu müssen. Diese Kioske, die strategisch in der Hotellobby platziert sind, funktionieren ähnlich wie die Selbstbedienungsterminals an Flughäfen. Sie ermöglichen es den Gästen, ihre Reservierung zu überprüfen, einzuchecken und ihre Zimmerkarte oder ihren Pin-Code zu erhalten.
Zusätzliche Vorteile:
- Verkürzung der Wartezeiten am Empfang.
- Geringere Abhängigkeit vom Personal, insbesondere während der Stoßzeiten oder bei unbesetztem Empfang.
- Erleichtert die Personalisierung des Dienstes
PIN-Code-Zugangsschlüssel
Nach dem Einchecken erhalten die Gäste einen einzigartigen PIN-Code, mit dem sie während ihres Aufenthalts Zugang zu ihrem Zimmer haben. Dieses System bietet ein vollständig digitales Erlebnis und macht physische Schlüssel oder Magnetkarten überflüssig.
Zusätzliche Vorteile:
- Erhöht die Sicherheit, da die Codes individuell angepasst und jederzeit neu generiert werden können.
- Eliminiert die Probleme, die mit physischen Schlüsseln verbunden sind.
- Es erhöht die Flexibilität des Hotels, da es nicht mehr nötig ist, physisch mit dem Gast zu interagieren, um den Zugang zum Zimmer zu verwalten.
Gesichts- und biometrische Erkennung
Die Gesichtserkennung und biometrische Technologien ermöglichen es den Gästen, ihren Check-in abzuschließen, ohne Ausweisdokumente zeigen oder mit dem Personal interagieren zu müssen. Diese Technologien werden auch für den Zugang zu privaten Bereichen oder für Zahlungen in den Restaurants und Bars des Hotels verwendet.
Zusätzliche Vorteile:
- Bürgermeister Sicherheit beim Zugang zu den Zimmern.
- Ein kontaktloses Check-in-Erlebnis.
- Es ermöglicht ein nahtloses und personalisiertes Erlebnis, da die biometrischen Daten mit den bevorzugten Dienstleistungen des Gastes verknüpft werden können.
Mobiles Einchecken und Hotelanwendungen
Die mobile Anwendungen ermöglichen es den Gästen, schon vor ihrer Ankunft im Hotel einzuchecken, ihr Zimmer mit ihrem Telefon als Schlüssel zu betreten und andere Aspekte ihres Aufenthalts zu verwalten, wie z.B. Zimmerserviceanfragen.
Zusätzliche Vorteile:
Der Gast hat die volle Kontrolle über seinen Aufenthalt.
Es bietet eine Möglichkeit für direkte Kommunikation zwischen dem Hotel und dem Gast.
Zusätzliche Zahlungen und Buchungen können direkt über die App abgewickelt werden.
Künstliche Intelligenz und Chatbots
Die Chatbots und die Künstliche Intelligenz (KI) können Sie die Bedürfnisse Ihrer Gäste vorhersehen und den Check-in selbstständig verwalten. Diese Tools bieten einen persönlicheren und effizienteren Service, so dass sich Ihre Mitarbeiter auf höherwertige Aufgaben konzentrieren können.
Zusätzliche Vorteile:
- Sie ermöglichen Aufmerksamkeit für 24/7 ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist.
- Sie erleichtern eine schnelleres Einchecken und vorausgesehen.
- Sie erhöhen die operative Effizienz durch die Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben.