Che cos'è il check-in in hotel? La migliore guida per i vostri ospiti

Il check-in è il processo con cui gli ospiti effettuano il check-in all'arrivo in hotel. Durante questa procedura, il personale della reception verifica la prenotazione, conferma l'identità dell'ospite e infine consegna le chiavi della camera, che possono essere fisiche (carte) o digitali (tramite codice PIN o app mobile). Questa fase è essenziale per garantire che l'hotel possa assegnare correttamente le camere e fornire un servizio efficiente ai propri ospiti.

Il check-in può sembrare un processo di routine, ma è la prima interazione diretta dell'ospite con l'hotel e rappresenta un'opportunità per creare una buona prima impressione e ottimizzare l'esperienza dell'utente.

cosa significa fare il check-in in un hotel o in un ostello?

Come funziona il check-in in hotel? Mini guida

Ecco una breve guida su come funziona il check-in nella maggior parte degli hotel:

Verifica della prenotazione

La prima fase del check-in consiste nel confermare la prenotazione alla reception dell'hotel. Per farlo, è sufficiente fornire il numero di prenotazione o il nome con cui è stata effettuata. Questo processo è essenziale per l'hotel per verificare la disponibilità ed evitare errori di assegnazione.

Consegna della documentazione

Una volta confermata la prenotazione, viene richiesta la documentazione dell'ospite, di solito un documento d'identità o un passaporto valido, a seconda del paese e delle norme dell'hotel. Questa fase garantisce che l'hotel disponga di tutti i dati necessari per soddisfare i requisiti di legge.

Assegnazione delle camere e delle chiavi

Infine, all'ospite viene assegnata una camera o può essere già un ospite e gli viene data la forma di accesso prevista dalla struttura. Negli hotel moderni, questo può avvenire in modo completamente digitale tramite un sito web, un'app o l'invio di un codice PIN, e l'intero processo può anche essere eseguito tramite un chiosco, consentendo un accesso senza contatto.

Quali sono le modalità di check-in in un hotel?

Esistono diversi modi per effettuare il check-in, adattati alle esigenze dell'hotel e alle preferenze del cliente:

Check-in alla reception

Il metodo più tradizionale è quello di recarsi direttamente alla reception dell'hotel. Qui il personale controlla la prenotazione, chiede un documento d'identità e procede alla consegna delle chiavi. Sebbene questo sia un metodo efficiente, alcuni hotel cercano di ridurre i tempi di attesa utilizzando tecnologie avanzate.

Check-in online

Il check-in online è un'opzione sempre più diffusa. Gli ospiti possono completare l'intero processo prima dell'arrivo tramite il sito web o l'app dell'hotel. Questo riduce i tempi di attesa e consente agli ospiti di accedere più rapidamente alla propria camera all'arrivo in hotel.

Check-in tramite POK (Point of Kiosk)

Molti hotel hanno incorporato chioschi self-service nella lobby, come ad esempio Point of Kiosk (POK). Questi dispositivi consentono agli ospiti di effettuare il check-in in modo autonomo, senza doversi recare alla reception. È l'ideale per chi cerca velocità e comodità.

Check-in rapido

Il check-in espresso è un'altra opzione rapida, pensata per gli ospiti che hanno fornito le loro informazioni in anticipo. All'arrivo, è sufficiente ritirare la chiave o la tessera senza passare per l'intera procedura. È un modo efficiente per snellire il processo per coloro che desiderano ridurre al minimo il tempo trascorso alla reception.

Check-in virtuale

In questo tipo di check-in completamente digitale, gli ospiti possono effettuare il check-in da remoto e ricevere i codici di accesso alla propria camera senza dover interagire fisicamente. Si tratta di un'esperienza senza contatto, ideale in tempi in cui convenienza e sicurezza sono una priorità.

Vantaggi del sistema di check-in pok
Check-in virtuale tramite POK, il cliente scansiona un codice QR e, una volta completato il processo di Check-in, ottiene il codice pin per accedere alla propria camera.

Quali sono i vantaggi per un hotel di avere un sistema di check-in moderno?

Un moderno sistema di check-in comporta molteplici vantaggi sia per l'hotel che per l'ospite:

Maggiore efficienza operativa

L'automazione dei processi di check-in, attraverso chioschi, check-in online o virtuale, consente agli hotel di ottimizzare il tempo dei propri dipendenti, riducendo il carico operativo del front desk. Questo non solo migliora l'efficienza, ma riduce anche gli errori umani.

Migliorare l'esperienza degli ospiti

Con un check-in moderno, gli ospiti possono usufruire di un processo più rapido e fluido, migliorando la loro esperienza fin dall'inizio. Gli addetti alla reception possono concentrarsi maggiormente sull'offerta di un servizio personalizzato, assumendo un ruolo più di accoglienza che di gestione.

Riduzione dell'errore umano

La digitalizzazione del check-in riduce al minimo le possibilità di errore nell'assegnazione delle camere o nei dati dei clienti, contribuendo a un servizio più affidabile e accurato.

Ottimizzazione dell'uso delle risorse

Un moderno sistema di check-in non solo migliora l'efficienza del personale, ma riduce anche i costi operativi riducendo la necessità di documenti cartacei e ottimizzando l'uso delle risorse tecnologiche.

Quali sono gli orari di check-in e check-out più comuni?

Gli orari standard di check-in e check-out possono variare da hotel a hotel, ma in genere seguono questo orario:

  • Check-in: Tra le 14:00 e le 16:00.
  • Check-out: Di solito è prevista tra le 11:00 e le 12:00.

Tuttavia, molti hotel stanno abbracciando una maggiore flessibilità, consentendo una maggiore check-in anticipato o check-out tardivo.

Ciò è particolarmente fattibile negli hotel che utilizzano sistemi di gestione avanzati come LEAN Hotel System insieme a POK Point of Kiosk, che consentono di gestire le prenotazioni in modo più dinamico.

Quali sono le tecnologie di tendenza per il processo di check-in?

Il processo di check-in si è evoluto da un'interazione tradizionale alla reception dell'hotel a un sistema sempre più digitalizzato ed efficiente. Oggi le nuove tecnologie non solo snelliscono questo processo, ma migliorano anche l'esperienza degli ospiti e ottimizzano la gestione operativa dell'hotel. Ecco le principali tecnologie di tendenza che stanno trasformando il check-in in hotel:

Chioschi a punti (POK)

Il chioschi self-service sono dispositivi che consentono agli ospiti di effettuare il check-in in modo indipendente, senza dover interagire con il personale dell'hotel. Questi chioschi, posizionati strategicamente nella hall dell'hotel, funzionano in modo simile ai terminali self-service degli aeroporti, consentendo agli ospiti di verificare la propria prenotazione, effettuare il check-in e ottenere la tessera della camera o il codice pin.

Ulteriori vantaggi:

  • Riduzione dei tempi di attesa alla reception.
  • Riduzione della dipendenza dal personale, soprattutto durante le ore di punta o di ricevimento non presidiato.
  • Facilita la personalizzazione del servizio

sistema di check-in per hotel
Chiosco self-service interno.

Chiavi di accesso con codice PIN

Dopo aver completato il check-in, gli ospiti ricevono un codice PIN unico che possono utilizzare per accedere alla loro camera durante il soggiorno. Questo sistema offre un'esperienza completamente digitale, eliminando la necessità di chiavi fisiche o carte magnetiche.

Ulteriori vantaggi:

  • Aumenta la sicurezza, poiché i codici possono essere personalizzati e rigenerati in qualsiasi momento.
  • Elimina i problemi associati alle chiavi fisiche.
  • Migliora la flessibilità dell'hotel, poiché non è necessario interagire fisicamente con l'ospite per gestire l'accesso alla camera.

Riconoscimento facciale e biometrico

Il riconoscimento facciale e le tecnologie biometriche consentono agli ospiti di completare il check-in senza dover mostrare documenti d'identità o interagire fisicamente con il personale. Queste tecnologie vengono utilizzate anche per accedere alle aree private o per effettuare pagamenti nei ristoranti e nei bar dell'hotel.

Ulteriori vantaggi:

  • Sindaco sicurezza nell'accesso alle camere.
  • Un'esperienza di check-in senza contatto.
  • Questo facilita un'esperienza continua e personalizzata, in quanto i dati biometrici possono essere collegati ai servizi preferiti dall'ospite.

Check-in mobile e applicazioni alberghiere

Il applicazioni mobili consentono agli ospiti di effettuare il check-in prima di arrivare in hotel, di accedere alla propria camera utilizzando il telefono come chiave e di gestire altri aspetti del soggiorno, come le richieste di servizio in camera.

Ulteriori vantaggi:

  • L'ospite ha il controllo completo del suo soggiorno.

  • Offre una via per comunicazione diretta tra l'hotel e il cliente.

  • Ulteriori pagamenti e prenotazioni possono essere gestiti direttamente dall'app.

Intelligenza artificiale e chatbot

Il chatbot e il Intelligenza artificiale (AI) consentono di anticipare le esigenze degli ospiti e di gestire autonomamente il check-in. Questi strumenti offrono un servizio più personalizzato ed efficiente, liberando il personale per concentrarsi su attività di maggior valore.

Ulteriori vantaggi:

  • Consentono di prestare attenzione a 24/7 senza la necessità di un intervento umano.
  • Facilitano un check-in più veloce e anticipato.
  • Aumentano la efficienza operativa automatizzando le attività ripetitive.

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