O que é o check-in num hotel? O melhor guia para os seus hóspedes
O check-in é o processo pelo qual os hóspedes fazem o check-in à chegada ao hotel. Durante este procedimento, o pessoal da receção verifica a reserva, confirma a identidade do hóspede e, finalmente, entrega as chaves do quarto, que podem ser físicas (cartões) ou digitais (através de um código PIN ou de uma aplicação móvel). Esta etapa é essencial para garantir que o hotel possa atribuir corretamente os quartos e prestar um serviço eficiente aos seus hóspedes.
O check-in pode parecer um processo rotineiro, mas é a primeira interação direta do hóspede com o hotel, o que constitui uma oportunidade para criar uma boa primeira impressão e otimizar a experiência do utilizador.
Como funciona o check-in no hotel? Mini guia
Eis um guia rápido sobre como funciona o check-in na maioria dos hotéis:
Verificação da reserva
O primeiro passo do check-in é o hóspede confirmar a sua reserva na receção do hotel. Isto pode ser feito fornecendo o número da reserva ou o nome sob o qual a reserva foi efectuada. Este processo é essencial para o hotel verificar a disponibilidade e evitar erros de atribuição.
Entrega da documentação
Uma vez confirmada a reserva, é necessária a documentação do hóspede, normalmente um documento de identificação ou passaporte válido, dependendo do país e dos regulamentos do hotel. Esta etapa garante que o hotel dispõe de todos os dados necessários para cumprir os requisitos legais.
Atribuição de quartos e chaves
Por fim, é atribuído um quarto ao hóspede, ou este pode já ser um hóspede, e é-lhe dada a forma de acesso que a propriedade tem em vigor. Nos hotéis modernos, isto pode ser feito de forma totalmente digital através de um sítio Web, de uma aplicação ou do envio de um código PIN, e todo o processo pode mesmo ser feito através de um quiosque, permitindo o acesso sem contacto.
Quais são as formas de fazer o check-in num hotel?
Existem várias formas de efetuar o check-in dos hóspedes, adaptadas às necessidades do hotel e às preferências do cliente:
Check-in na receção
O método mais tradicional consiste em dirigir-se diretamente à receção do hotel. Aí, o pessoal verifica a reserva, pede a identificação e procede à entrega das chaves. Embora este seja um método eficaz, alguns hotéis procuram reduzir os tempos de espera através da utilização de tecnologia avançada.
Check-in online
O check-in online é uma opção cada vez mais popular. Os hóspedes podem concluir todo o processo antes da chegada através do sítio Web ou da aplicação do hotel. Isto reduz o tempo de espera e permite que os hóspedes acedam ao seu quarto mais rapidamente à chegada ao hotel.
Check-in através do POK (Point of Kiosk)
Muitos hotéis incorporaram quiosques de autosserviço no átrio, tais como Point of Kiosk (POK). Estes dispositivos permitem aos hóspedes efetuar o check-in de forma autónoma, sem necessidade de se deslocarem à receção. É ideal para quem procura rapidez e comodidade.
Check-in expresso
O check-in expresso é outra opção rápida, concebida para os hóspedes que forneceram as suas informações antecipadamente. À chegada, basta levantar a sua chave ou cartão sem passar por todo o processo. É uma forma eficiente de simplificar o processo para aqueles que desejam minimizar o seu tempo na receção.
Check-in virtual
Neste tipo de check-in totalmente digital, os hóspedes podem efetuar o check-in remotamente e receber códigos de acesso ao seu quarto sem necessidade de interação física. Isto oferece uma experiência sem contacto, ideal em tempos em que a conveniência e a segurança são uma prioridade.
Quais são as vantagens para um hotel de ter um sistema de check-in moderno?
Um sistema de check-in moderno traz múltiplos benefícios tanto para o hotel como para o hóspede:
Aumento da eficiência operacional
A automatização dos processos de check-in, seja através de quiosques, check-in online ou virtual, permite aos hotéis otimizar o tempo dos seus funcionários, reduzindo a carga operacional na receção. Isto não só melhora a eficiência, como também reduz o erro humano.
Melhorar a experiência do hóspede
Com o check-in moderno, os hóspedes usufruem de um processo mais rápido e suave, melhorando a sua experiência desde o início. Os recepcionistas podem concentrar-se mais na prestação de um serviço personalizado, adoptando um papel mais de anfitrião do que de gestor.
Redução do erro humano
Ao digitalizar o check-in, as hipóteses de erros na atribuição de quartos ou nos dados dos clientes são minimizadas, contribuindo para um serviço mais fiável e preciso.
Otimização da utilização dos recursos
Um sistema de check-in moderno não só melhora a eficiência do pessoal, como também reduz os custos operacionais, reduzindo a necessidade de papelada e optimizando a utilização dos recursos tecnológicos.
Quais são os horários mais comuns de check-in e check-out?
As horas normais de check-in e check-out podem variar de hotel para hotel, mas geralmente seguem este horário:
- Check-in: Entre as 14:00 e as 16:00.
- Check-out: Normalmente, o horário é entre as 11:00 e as 12:00.
No entanto, muitos hotéis estão a adotar uma maior flexibilidade, permitindo uma maior check-ins antecipados o check-out tardio.
Isto é particularmente viável em hotéis que utilizam sistemas de gestão avançados, como o LEAN Hotel System, juntamente com o POK Point of Kiosk, que lhes permite tratar as reservas de forma mais dinâmica.
Quais são as tecnologias mais modernas para o processo de check-in?
O processo de check-in evoluiu de uma interação tradicional na receção do hotel para um sistema cada vez mais digitalizado e eficiente. Atualmente, as novas tecnologias não só simplificam este processo, como também melhoram a experiência do hóspede e optimizam a gestão operacional do hotel. Eis as principais tendências tecnológicas que estão a transformar o check-in do hotel:
Quiosques de ponto de venda (POK)
O quiosques self-service são dispositivos que permitem aos hóspedes efetuar o check-in de forma independente, sem necessidade de interagir com o pessoal do hotel. Estes quiosques, estrategicamente localizados no átrio do hotel, funcionam de forma semelhante aos terminais de auto-atendimento nos aeroportos, permitindo aos hóspedes verificar a sua reserva, efetuar o check-in e obter o cartão do quarto ou o código PIN.
Vantagens adicionais:
- Redução dos tempos de espera na receção.
- Redução da dependência de pessoal, especialmente durante as horas de ponta ou de receção não vigiada.
- Facilita a personalização do serviço
Chaves de acesso com código PIN
Após a conclusão do check-in, os hóspedes recebem um código PIN único que podem utilizar para aceder ao seu quarto durante a sua estadia. Este sistema oferece uma experiência completamente digital, eliminando a necessidade de chaves físicas ou cartões magnéticos.
Vantagens adicionais:
- Aumenta a segurança, uma vez que os códigos podem ser personalizados e gerados de novo em qualquer altura.
- Elimina os problemas associados às chaves físicas.
- Melhora a flexibilidade do hotel, uma vez que não há necessidade de interagir fisicamente com o hóspede para gerir o acesso ao quarto.
Reconhecimento facial e biométrico
O reconhecimento facial e as tecnologias biométricas permitem que os hóspedes concluam o seu check-in sem terem de mostrar documentos de identificação ou interagir fisicamente com o pessoal. Estas tecnologias são também utilizadas para aceder a áreas privadas ou efetuar pagamentos nos restaurantes e bares do hotel.
Vantagens adicionais:
- Presidente da Câmara segurança no acesso aos quartos.
- Uma experiência de check-in sem contacto.
- Facilita uma experiência personalizada e sem descontinuidades, uma vez que os dados biométricos podem ser associados aos serviços preferidos do hóspede.
Check-in móvel e aplicações para hotéis
O aplicações móveis permitem aos hóspedes fazer o check-in antes de chegarem ao hotel, aceder ao seu quarto utilizando o telemóvel como chave e gerir outros aspectos da sua estadia, como pedidos de serviço de quartos.
Vantagens adicionais:
O hóspede tem o controlo total da sua estadia.
Oferece uma via para comunicação direta entre o hotel e o hóspede.
Os pagamentos adicionais e as reservas podem ser tratados diretamente a partir da aplicação.
Inteligência artificial e chatbots
O chatbots e o Inteligência Artificial (IA) permitem-lhe antecipar as necessidades dos hóspedes e gerir o check-in de forma autónoma. Estas ferramentas oferecem um serviço mais personalizado e eficiente, libertando o pessoal para se concentrar em tarefas de maior valor.
Vantagens adicionais:
- Permitem prestar atenção 24/7 sem necessidade de intervenção humana.
- Facilitam uma check-in mais rápido e antecipado.
- Aumentam a eficiência operacional através da automatização de tarefas repetitivas.