«Die Anpassungsfähigkeit ist einer der wichtigsten Unterschiede zwischen einer Technologie, die das Hotel begleitet, und einer, die beginnt, es auszubremsen.»
Lean-Team
Hotelsystem
spezialisiert auf PMS
aufstrebende
Die Technologie eines Hotels ist nicht allein deshalb veraltet, weil sie einige Jahre alt ist. Das echte Problem entsteht, wenn sie den Betrieb zu beeinträchtigen beginnt: Das Team ist von einem bestimmten Computer abhängig, wiederholt Aufgaben, die automatisiert werden könnten, gibt dieselben Daten in mehrere Systeme ein oder benötigt Excel und WhatsApp, um Abläufe abzudecken, die zentralisiert sein sollten.
Deshalb besteht die Bewertung des technologischen Niveaus eines Hotels nicht darin, zu zählen, wie viele Werkzeuge es nutzt, sondern zu überprüfen, ob diese Werkzeuge dabei helfen, mit weniger Reibung, weniger Fehlern und mehr Anpassungsfähigkeit zu arbeiten.
Diese fünf Signale ermöglichen es zu erkennen, wann der Technologie-Stack des Hotels eine Überarbeitung benötigt.»
1. Ihr PMS funktioniert nur von bestimmten Geräten aus oder innerhalb des Hotels
Wenn man, um eine Reservierung einzusehen, die Verfügbarkeit zu prüfen oder einen Vorfall zu klären, physisch an der Rezeption sein oder einen bestimmten Computer nutzen muss, liegt eine erhebliche Einschränkung vor.
Ausschließlich auf lokalen Geräten installierte Systeme können zwar weiterhin funktionsfähig bleiben, erschweren jedoch die Mobilität und machen bestimmte Prozesse zu stark von einem physischen Arbeitsplatz abhängig.
Ein Cloud-PMS ermöglicht den Zugriff auf die Informationen von verschiedenen Standorten und autorisierten Geräten aus. Dies ist besonders nützlich für die Geschäftsführung, den Betrieb oder Verantwortliche, die den Status des Hotels abfragen müssen, ohne vor dem Rechner der Rezeption zu stehen.
LEAN funktioniert zum Beispiel als Cloud- und multidisziplinäres PMS, wodurch der Zugriff auf den Betrieb möglich ist, ohne von einem einzigen Gerät abhängig zu sein.
Was ein aktuelles PMS ermöglichen sollte
Zumindest sollte Folgendes angegeben werden:
- Sicherer Zugriff von verschiedenen Geräten.
- Aktualisierte Informationen für die autorisierten Profile.
- Abfrage von Buchungen, Status und Betrieb ohne Abhängigkeit von einem konkreten physischen Arbeitsplatz.
- Verschiedene Berechtigungen je nach Benutzer.
- Fortlaufende Arbeit zwischen Abteilungen.
Die Frage ist nicht, absolut alles von einem Mobiltelefon aus verwalten zu können, sondern dass das System das Hotel nicht zwingt, immer von demselben physischen Ort aus zu arbeiten.
Das Team erledigt weiterhin manuell repetitive Aufgaben.
Ein weiteres klares Symptom tritt auf, wenn das PMS Informationen speichert, aber das Team immer wieder dieselben Aufgaben wiederholt.
Buchungsbestätigungen, Notizen, interne Mitteilungen, vorherige Kommunikationen, gruppenbezogene Prozesse, bestimmte Zahlungsregeln oder Erinnerungen können am Ende davon abhängen, dass sich jemand daran erinnert, sie auszuführen.
Das erzeugt zwei Probleme: Es kostet Zeit und erhöht die Möglichkeit des Vergessens.
Ein aktuelles System sollte dabei helfen, repetitive und vorhersehbare Prozesse zu automatisieren, damit sich das Team auf Situationen konzentrieren kann, die wirklich menschliches Eingreifen erfordern.
Automatisieren bedeutet nicht, die Kontrolle zu verlieren
Automatisieren bedeutet nicht, das System alle Entscheidungen treffen zu lassen.
Die Automatisierung ist sinnvoll, wenn eine klare Regel existiert: Wenn eine bestimmte Situation eintritt, eine vordefinierte Aktion ausführen. Das Team kann weiterhin Ausnahmen und Sonderfälle überwachen.
LEAN, zum Beispiel, ermöglicht das Arbeiten mit Automatisierungen, die mit Reservierungen, Gruppen und Zahlungen verbunden sind. Das Ziel ist es, repetitive Aufgaben zu reduzieren, ohne die Kontrolle über die Operation zu verlieren.
Gute Automatisierung beseitigt unnötige Schritte. Schlechte Automatisierung erzeugt einfach nur mehr Benachrichtigungen.
3. Ihre Systeme kommunizieren nicht gut miteinander
Dies ist eines der wichtigsten Probleme.
Ein Hotel kann ein PMS, einen Channel Manager, ein Zahlungsportal, elektronische Schlösser, Buchhaltungssoftware und andere Tools haben und dennoch eine wenig effiziente Technologieinfrastruktur aufrechterhalten.
Das Problem tritt auf, wenn diese Lösungen wie unabhängige Silos funktionieren.
Zum Beispiel erhält die Rezeption eine Zahlung auf einer Plattform und muss diese danach manuell im PMS erfassen. Oder die Information einer Reservierung muss in ein anderes Werkzeug kopiert werden. Oder die Verwaltung muss Daten erneut eingeben, um einen Abgleich durchzuführen.
Jeder manuelle Schritt zwischen zwei Systemen erhöht das Fehler-Risiko.
Integrieren ist wichtiger als das Anammeln von Software
Das Hinzufügen von Werkzeugen verbessert nicht unbedingt die Hoteltechnologie.
Wichtig ist, dass relevante Lösungen Informationen austauschen und Zwischenschritte reduzieren. Ein gut vernetztes Ökosystem ist in der Regel effizienter als eine Sammlung leistungsstarker Anwendungen, die getrennt arbeiten.
LEAN arbeitet mit verschiedenen Integrationen, um operative Bereiche zu verbinden, einschließlich Lösungen im Zusammenhang mit Zahlungen, elektronischen Schlössern, Distribution, Buchhaltung und anderen Hotelbedürfnissen.
Die richtige Frage ist nicht “Wie viele Programme nutzen wir?”, sondern “Wie oft müssen wir Informationen von einem zum anderen kopieren?”.
Excel, Papier und WhatsApp sind weiterhin erforderlich, um den Betrieb abzuschließen
Excel, Papier oder WhatsApp sind keine schlechten Werkzeuge. Das Problem tritt auf, wenn sie kritische Informationen enthalten, die Teil des Betriebssystems des Hotels sein sollten.
Zum Beispiel:
- Zimmerbeschwerden.
- Schichtwechsel.
- Ausstehende Zimmer.
- Gebühren für die Überprüfung.
- Dringende Aufgaben.
- Gastdaten.
- Zimmerwechsel.
- Wichtige Buchungshinweise.
Wenn das PMS eine Realität widerspiegelt und die WhatsApp-Gruppe eine andere, weiß die Rezeption nicht mehr, welche Information die richtige ist.
Das Problem tritt auf, wenn mehrere Versionen derselben Information existieren
Stellen Sie sich einen Raum mit einem Vorfall vor.
Housekeeping kommuniziert es per WhatsApp. Rezeption hinterlässt einen Papierzettel für die nächste Schicht. Das PMS zeigt das Zimmer weiterhin als verfügbar an.
Es gibt also drei verschiedene Versionen derselben Situation.
Dies erhöht das Risiko einer falschen Zimmerzuweisung, des Verlusts des Vorfalls oder dass die nächste Schicht nicht weiß, was passiert ist.
Die Technologie sollte diese Dupplizierungen reduzieren, nicht das Team zwingen, parallele Systeme zu erstellen, um das Fehlende auszugleichen.
Die Anpassung eines neuen Prozesses erfordert Entwicklungen, Anrufe oder Handarbeit.
Hotels verändern sich ständig. Neue Kanäle, neue Zahlungsarten, Pre-Check-in-Prozesse, Integrationen, Automatisierungen oder operative Bedürfnisse entstehen.
Ein starres System wird zu einem Problem, wenn jede einfache Änderung spezifische Entwicklungen, ständige Intervention des Anbieters oder manuelle Prozesse erfordert, um das auszugleichen, was die Software nicht zu tun erlaubt.
Die Anpassungsfähigkeit ist einer der wichtigsten Unterschiede zwischen einer Technologie, die das Hotel begleitet, und einer anderen, die beginnt, es zu bremsen.
Die Technologie muss das Hotel begleiten, nicht das Hotel zwingen, wie die Software zu arbeiten
Das Hotel sollte in der Lage sein, Benutzer zu konfigurieren, bestimmte Prozesse anzupassen, Automatisierungen zu integrieren und sich mit neuen Werkzeugen zu verbinden, ohne den gesamten Betrieb neu aufzubauen.
Es sollte auch ermöglichen, dass verschiedene Profile unterschiedlich arbeiten. Geschäftsführung, Rezeption, Housekeeping und Verwaltung benötigen weder dieselben Informationen noch dieselben Zugänge.
Wenn das Team am Ende seine Prozesse ausschließlich anpasst, um sich den Einschränkungen des Systems anzupassen, liegt ein jelas Signal technologischer Rigorosität vor.
Wie man erkennt, ob man das PMS wechseln oder es nur besser konfigurieren muss
Das Erkennen eines dieser Probleme bedeutet nicht automatisch, dass ein Wechsel des PMS notwendig ist.
In einigen Fällen verfügt das System bereits über Funktionen, die das Hotel nicht nutzt: unkonfigurierte Automatisierungen, verfügbare Integrationen, schlecht definierte Berechtigungen oder Prozesse, die weiterhin manuell ausgeführt werden, einfach weil sie “schon immer so gemacht wurden”.
Vor einer Migration empfiehlt es sich, vier Bereiche zu prüfen:
- Welche Aufgaben bleiben manuell.
- Welche Informationen leben außerhalb des PMS.
- Welche Systeme sind nicht richtig integriert.
- Welche bestehenden Funktionen nutzt das Team derzeit nicht?.
Wenn das Problem an der Konfiguration oder Einführung liegt, kann es gelöst werden, ohne die Plattform zu wechseln.
Wenn dagegen das PMS die Arbeit in der Cloud nicht erlaubt, kaum Integrationen unterstützt, die Duplizierung von Informationen erzwingt und ständige Entwicklungen erfordert, um übliche Prozesse anzupassen, dann kann es durchaus sinnvoll sein, Alternativen in Betracht zu ziehen.
Schnelle Checkliste zur Bewertung der Technologie Ihres Hotels
Beantworte diese fünf Fragen:
- Ist das PMS cloudbasiert und kann von verschiedenen autorisierten Geräten aus genutzt werden?
- Ermöglicht es, repetitive Prozesse für Buchungen, Zahlungen, Gruppen oder Kommunikation zu automatisieren?
- Ist es richtig in die Schlüsselsysteme des Hotels integriert?
- Ist die wichtige operative Information zentralisiert oder ist sie weiterhin verteilt zwischen Excel, Papier und WhatsApp?
- Kann sich das System mit relativer Leichtigkeit an neue Prozesse und Integrationen anpassen?
Eine einzelne negative Antwort bedeutet nicht unbedingt, dass die Technologie veraltet ist. Aber wenn mehrere Antworten “Nein” lauten, empfiehlt es sich, den Technologie-Stack zu überprüfen und festzustellen, welcher Teil die meiste Reibung erzeugt.
Wie man erkennt, ob ein PMS veraltet ist?
Wie man erkennt, ob ein PMS veraltet ist?
Wie kann diese Technologie mit einem Hotel-PMS verbunden werden?
Was muss ein Hotel vor der Einführung von AR/VR überprüfen?
PMS, Integrationen, Automatisierung, Datensicherheit und Tools zur Digitalisierung des Betriebs.
Das könnte Sie auch interessieren Erfahrung der GästeDigitaler Check-in, vorherige Kommunikation, Personalisierung, Upselling und Dienstleistungen während des Aufenthalts.
Entdecke das Produkt PMS-IntegrationenVerbinden Sie LEAN mit Vertriebs-, Zahlungs-, Revenue-, BI-, CRM- und anderen Hotel-Systemen.
Verwandtes Produkt POK · Digitaler Pre-Check-inDigitalisieren Sie den Anreiseprozess und verbinden Sie die Gästedaten mit dem Hotelbetrieb.