«La capacité d'adaptation est l'une des différences les plus importantes entre une technologie qui accompagne l'hôtel et une autre qui commence à le freiner.»
Équipe LEAN
Système d'hôtel
spécialisé en PMS
émergentes
La technologie d'un hôtel n'est pas obsolète simplement parce qu'elle a quelques années. Le véritable problème apparaît lorsqu'elle commence à conditionner les opérations : l'équipe dépend d'un ordinateur particulier, répète des tâches qui pourraient être automatisées, saisit les mêmes données dans plusieurs systèmes ou a besoin d'Excel et de WhatsApp pour couvrir des processus qui devraient être centralisés.
C'est pourquoi évaluer le niveau technologique d'un hotel ne consiste pas à compter combien d'outils il utilise, mais à vérifier si ces outils aident à travailler avec moins de friction, moins d'erreurs et une plus grande capacité d'adaptation.
Ces cinq signes permettent de détecter quand la pile technologique de l'hôtel a besoin d'une révision.»
Votre PMS fonctionne uniquement depuis certains ordinateurs ou à l'intérieur de l'hôtel.
Si pour consulter une réservation, vérifier la disponibilité ou examiner un incident, vous devez être physiquement à la réception ou utiliser un ordinateur spécifique, il y a là une limitation importante.
Les systèmes installés exclusivement sur des équipements locaux peuvent rester fonctionnels, mais ils entrent en entrave à la mobilité et rendent certains processus trop dépendants d'un poste physique.
Un PMS cloud permet d'accéder aux informations depuis différents emplacements et appareils autorisés. Cela s'avère particulièrement utile pour la direction, les opérations ou les responsables qui ont besoin de consulter l'état de l'hôtel sans être devant l'ordinateur de la réception.
LEAN, par exemple, fonctionne comme un PMS cloud et multi-appareil, permettant d'accéder aux opérations sans dépendre d'une seule machine.
Que devrait permettre un PMS actuel
Au minimum, vous devriez fournir :
- Accès sécurisé depuis différents appareils.
- Informations mises à jour pour les profils autorisés.
- Consultation des réservations, des états et des opérations sans dépendre d'un poste physique spécifique.
- Différents autorisations selon l'utilisateur.
- Continuité du travail entre départements.
La question n'est pas de pouvoir tout gérer absolument depuis un mobile, mais que le système n'oblige pas l'hôtel à travailler toujours depuis le même point physique.
2. L'équipe continue d'effectuer manuellement des tâches répétitives
Un autre symptôme évident apparaît lorsque le PMS stocke des informations, mais que l'équipe continue de répéter sans cesse les mêmes tâches.
Les confirmations de réservation, notes, avis internes, communications préalables, processus liés aux groupes, certaines règles de paiement ou rappels peuvent finir par dépendre du fait que quelqu'un se souvienne de les exécuter.
Cela pose deux problèmes : cela prend du temps et augmente le risque d'oublis.
Un système actuel devrait aider à automatiser les processus répétitifs et prévisibles afin que l'équipe puisse se concentrer sur les situations qui nécessitent réellement une intervention humaine.
Automatiser ne signifie pas perdre le contrôle
Automatiser ne signifie pas laisser le système prendre toutes les décisions.
L'automatisation a du sens lorsqu'il existe une règle claire : si une situation donnée se produit, exécuter une action prédéfinie. L'équipe peut continuer à superviser les exceptions et les cas particuliers.
LEAN, par exemple, permet de travailler avec des automatisations associées aux réservations, aux groupes et aux paiements. L'objectif est de réduire les tâches répétitives sans perdre le contrôle de l'opération.
Une bonne automatisation élimine les étapes inutiles. Une mauvaise automatisation génère simplement plus de notifications.
3. Vos systèmes ne communiquent pas bien entre eux
C'est l'un des problèmes les plus importants.
Un hôtel peut avoir un PMS, un channel manager, une passerelle de paiement, des serrures électroniques, un logiciel de comptabilité et d'autres outils, et pourtant maintenir une infrastructure technologique peu efficace.
Le problème apparaît lorsque ces solutions fonctionnent comme des silos indépendants.
Par exemple, la réception reçoit un paiement sur une plateforme et doit ensuite l'enregistrer manuellement dans le PMS. Ou les informations d'une réservation doivent être copiées dans un autre outil. Ou l'administration doit saisir à nouveau des données pour effectuer un rapprochement.
Chaque étape manuelle entre deux systèmes augmente le risque d'erreur.
Intégrer est plus important que d'accumuler des logiciels
Ajouter des outils n'améliore pas nécessairement la technologie de l'hôtel.
L'important est que les solutions pertinentes partagent des informations et réduisent les étapes intermédiaires. Un écosystème bien connecté est généralement plus efficace qu'une collection d'applications puissantes qui travaillent séparément.
LEAN travaille avec différentes intégrations pour connecter des domaines opérationnels, notamment des solutions liées aux paiements, aux serrures électroniques, à la distribution, à la comptabilité et à d'autres besoins hôteliers.
La bonne question n’est pas “ combien de programmes utilisons-nous ? ”, mais bien “ combien de fois devons-nous copier des informations de l’un à l’autre ? ”.
4. Excel, le papier et WhatsApp restent nécessaires pour achever les opérations
Excel, papier ou WhatsApp ne sont pas de mauvais outils. Le problème apparaît lorsqu'ils contiennent des informations critiques qui devraient faire partie du système d'exploitation de l'hôtel.
Par exemple :
- Incidents de chambre.
- Changements d'équipe.
- Chambres en attente.
- Paiements à vérifier.
- Tâches urgentes.
- Informations sur le client.
- Changements de chambre.
- Notes importantes de réservation.
Si le PMS reflète une réalité et que le groupe WhatsApp en reflète une autre, la réception ne sait plus quelle est la bonne information.
Le problème apparaît lorsqu'il existe plusieurs versions de la même information
Imaginez une pièce avec un incident.
Le service d'étage le communique par WhatsApp. La réception laisse une note sur papier pour l'équipe suivante. Le PMS continue d'afficher la chambre comme disponible.
Il existe donc trois versions différentes d'une même situation.
Cela augmente le risque de mal attribuer la chambre, de perdre l'incident ou que l'équipe suivante ne sache pas ce qui s'est passé.
La technologie devrait réduire ces duplications, et non obliger l'équipe à créer des systèmes parallèles pour compenser ce qui manque.
Adapter un nouveau processus nécessite des développements, des appels ou du travail manuel
Les hôtels changent continuellement. De nouveaux canaux, de nouvelles formes de paiement, des processus de pré-enregistrement, des intégrations, des automatisations ou des besoins opérationnels apparaissent.
Un système rigide devient un problème lorsque le moindre changement simple nécessite des développements spécifiques, une intervention constante du fournisseur ou des processus manuels pour compenser ce que le logiciel ne permet pas de faire.
La capacité d'adaptation est l'une des différences les plus importantes entre une technologie qui accompagne l'hôtel et une autre qui commence à le freiner.
La technologie doit accompagner l'hôtel, et non obliger l'hôtel à travailler comme le logiciel
L'hôtel devrait pouvoir configurer des utilisateurs, adapter certains processus, intégrer des automatisations et se connecter à de nouveaux outils sans reconstruire l'ensemble de ses opérations.
Il devrait également permettre à différents profils de travailler de manière différente. La direction, la réception, l'étage et l'administration n'ont pas besoin des mêmes informations ni des mêmes accès.
Lorsque l'équipe finit par modifier ses processus uniquement pour s'adapter aux limites du système, il y a là un signal clair de rigidité technologique.
Comment savoir si vous devez changer de PMS ou simplement le configurer mieux
Détecter l'un de ces problèmes ne signifie pas automatiquement qu'il est nécessaire de changer de PMS.
Dans certains cas, le système dispose déjà de fonctions que l'hôtel n'utilise pas : des automatisations non configurées, des intégrations disponibles, des autorisations mal définies ou des processus qui continuent d'être faits manuellement simplement parce qu“” on a toujours fait comme ça ».
Avant d'envisager une migration, il convient d'auditer quatre domaines :
- Quelles tâches restent manuelles.
- Quelles informations vivent en dehors du PMS.
- Quels systèmes ne sont pas correctement intégrés.
- Quelles fonctionnalités existantes l'équipe n'utilise-t-elle pas actuellement.
Si le problème est lié à la configuration ou à l'adoption, il peut être résolu sans changer de plateforme.
Si, au contraire, le PMS ne permet pas de travailler dans le cloud, ne tolère guère les intégrations, oblige à dupliquer les informations et nécessite des développements constants pour adapter les processus habituels, alors il peut effectivement être judicieux d'envisager des alternatives.
Liste de contrôle rapide pour évaluer la technologie de votre hôtel
Répondez à ces cinq questions :
- Le PMS est-il dans le nuage et peut-il être utilisé à partir de différents appareils autorisés ?
- Permet-il d'automatiser les processus répétitifs de réservation, de paiements, de groupes ou de communication ?
- Est-il correctement intégré aux systèmes clés de l'hôtel ?
- Les informations opérationnelles importantes sont-elles centralisées ou sont-elles toujours réparties entre Excel, le papier et WhatsApp ?
- Le système peut-il s'adapter avec une relative facilité à de nouveaux processus et intégrations ?
Une réponse négative isolée ne signifie pas nécessairement que la technologie est obsolète. Mais si plusieurs réponses sont “ non ”, il convient de revoir la pile technologique et de déterminer quelle partie génère le plus de frictions.
Comment savoir si un PMS est obsolète ?
Comment savoir si un PMS est obsolète ?
Comment cette technologie peut-elle se connecter avec un PMS hôtelier ?
Que doit vérifier un hôtel avant d'implanter la RA/RV ?
PMS, intégrations, automatisation, sécurité des données et outils pour digitaliser l'opération.
Vous pourriez aussi aimer L'expérience des invitésEnregistrement numérique, communication préalable, personnalisation, ventes incitatives et services pendant le séjour.
Découvrez le produit Intégrations PMSConnecte LEAN avec des outils de distribution, de paiements, de gestion des revenus, de BI, de CRM et d'autres systèmes hôteliers.
Produit associé POK · Pré-enregistrement numériqueNumérisez le processus d'arrivée et connectez les données des clients aux opérations de l'hôtel.