Cobran avant le check-in, sans appeler le client
LEAN PMS envoie les liens de paiement et la tokenisation directement au courrier électronique de l’hôte. Le paiement est automatiquement reçu par le PMS, enregistré dans la réservation et le document comptable est généré sans intervention manuelle.
Liens de paiement, tokenisation et avances sans sortir du processus de réservation
L'intention réelle n'est pas seulement de “ facturer en ligne ”. L'hôtel doit garantir les réservations, réduire les no-shows, conserver une carte de manière sécurisée et enregistrer chaque mouvement dans le PMS.
Prélèvement anticipé avant l'arrivée
Envoyez un lien de paiement pour les dépôts, les prépaiements partiels, les tarifs non remboursables ou les réservations nécessitant une garantie avant le check-in.
Carte sauvegardée sans traiter le renseignement sensible
L'invité insère la carte dans la passerelle. LEAN reçoit le token et l'associe à la réservation pour des frais ultérieurs autorisés.
Règles de recouvrement selon la politique ou le canal
Configurez des expéditions automatiques par agence, des conditions de vente, une politique d’annulation ou une date d’arrivée, sans dépendre de tâches manuelles.
Solde, acompte et historique de la réservation
Chaque lien, statut, paiement, erreur ou token est visible dans le PMS pour la réception, l’administration et l’adresse.
Gérer les paiements hors connexion avec le PMS est Travail manuel et risque opérationnel
Appels pour demander des données de carte bancaire
Demander des données de carte par téléphone n’est ni opérationnel ni pratique pour l’hôte. La tokenisation permet de demander une carte à partir d’un lien sécurisé sans que la réception n’ait besoin de gérer des données sensibles.
Des frais de réservation sans trace
Lorsque le paiement arrive en dehors du PMS, la réception doit le enregistrer manuellement. Cela ouvre la porte à des erreurs, des doublons, des avances mal conciliées et des réservations avec un solde non actualisé.
Avances qui ne sont pas versés à temps
Sans règles automatiques, les frais de pré-enregistrement dépendent du fait que quelqu'un se souvienne d'envoyer le lien. Le no-show, la résiliation ou le tarif non remboursable peuvent être facturés avant le paiement.
Chaque paiement hors du PMS représente un trou dans la comptabilité et un point d’erreur dans la planification des ressources.
Les hôtels qui gèrent les paiements en dehors du PMS accumulent des écarts qui ne sont détectés qu’au moment de la vérification des comptes. Avec LEAN PMS, Chaque lien de paiement envoyé est enregistré dans la réservation : qui l’a envoyé, vers quel adresse électronique, pour quel montant, quand il a été payé et quel document comptable a été généré.
On décide si on veut facturer, tokeniser ou authentifier.
LEAN s'occupe du flux.Chaque lien a un objectif précis : collecter un montant, tokeniser la carte pour des facturations futures ou collecter et authentifier simultanément. L’envoi peut être effectué à partir de la réservation, de manière massive ou via des règles automatiques.
Tokeniser
Envoyez un lien de 0 euros pour que l'hôte puisse enregistrer sa carte de manière sécurisée. Aucun frais n'est facturé ; la carte est conservée dans la réservation pour les futurs paiements.
Facturer en utilisant un token existant
Si la réservation dispose déjà d'une carte tokenisée, LEAN facture directement. Si aucune carte tokenisée n'est disponible, il envoie automatiquement un lien de paiement à l'hôte pour le montant indiqué.
Facturer et authentifier
L'hôte reçoit un lien de paiement correspondant au montant défini. Lors du paiement, la carte est simultanément tokenisée dans la réservation.
Décide quand et comment
Vous envoyez le lien manuellement depuis la réservation, lors du check-in ou de manière massive, ou vous configurez une règle automatique qui le envoie au moment que vous le désirez : lors de la création de la réservation, quelques jours avant l'arrivée, selon l'agence ou la politique d'annulation.
L'invité agit depuis son propre courrier
L’invité reçoit un e-mail avec le lien et introduit les données de sa carte dans la passerelle de paiement intégrée à LEAN. Sans appels téléphoniques, sans terminaux physiques, sans transmission de données par téléphone.
LEAN met à jour la réservation uniquement
La passerelle informe LEAN en temps réel. Selon l’action configurée, le PMS enregistre le token dans la réservation, crée un acompte ou les deux. Tout se retrouve dans l’historique : qui a envoyé le lien, à quel courrier, ce qui s’est passé et quand.
Tout ce que gère LEAN Pour les frais de transaction et la tokenisation
Envoi manuel, programmation automatique, suivi et traçabilité complète lors de la réservation.
Envoi de liens depuis la réservation
Envoyez des liens de paiement ou de tokenisation depuis le détail de la réservation, lors de la création de la réservation ou lors du check-in. De plus, vous pouvez le faire de manière massive en sélectionnant plusieurs réservations à la fois.
Règles de paiement automatiques
Configurer des règles avec des conditions (agence, politique d’annulation, conditions de vente avec Vertical Booking...) et une action : tokeniser, facturer avec un token existant ou facturer et authentifier. LEAN exécute cette tâche au moment que vous décidez.
Envoi depuis des réservations de groupe
Accédez au mode de paiement par lien depuis la réservation de groupe et gérez tous les paiements du groupe depuis un seul point. LEAN génère des alertes individuelles pour chaque réservation du groupe.
Facturation automatique du paiement
Configurer un ou deux types de facture pour les paiements reçus par lien. Si le premier échoue, LEAN utilise le second. Si les deux échouent, il crée un reçu anticipé. Si cette option n’est pas activée, il crée toujours un reçu anticipé.
Histoire et traçabilité dans la réserve
Chaque lien envoyé, chaque paiement reçu, chaque tokenisation et chaque erreur sont enregistrés dans l’historique de la réservation : qui l’a envoyé, vers quel adresse électronique, pour quel montant, l’état et la date.
Alertes d'erreur et tableau de tâches
Si un paiement échoue ou un lien ne peut pas être envoyé, LEAN crée une alerte dans la réservation avec la raison. Le tableau de bord des tâches programmées affiche toutes les tâches actives et inactives, avec la possibilité de les désactiver, de les réactiver ou de les modifier.
Des modèles de courriels personnalisables
Personnalisez le courriel que reçoit l’hôte avec le lien de paiement. Vous pouvez créer plusieurs modèles en HTML ou en texte simple et les désigner comme modèles de base par défaut pour les règles automatiques.
Pasarelas compatibles
LEAN s’intègre aux passerelles de paiement virtuelles via LeanBus. La disponibilité exacte des passerelles est confirmée lors du processus commercial en fonction des besoins de chaque établissement.
Visibilité du solde et liens actifs
Le résumé de la réservation indique le délai d'expiration du lien actif. Si plusieurs liens sont en attente, LEAN affiche le nombre de liens et le montant total de la demande.
Quand il est judicieux d’utiliser les frais de séjour et la tokenisation dans un hôtel
Cette fonctionnalité n'est pas uniquement conçue pour encaisser des réservations. Elle sert à gérer des situations courantes où la réception, les réservations et la gestion nécessitent une sécurité et une traçabilité.
Tarifs non remboursables et réservations avec paiement anticipé
Envoyez ou automatisez le recouvrement lorsque la réservation est effectuée avec une politique exigeant un paiement anticipé. Si la carte est déjà tokenisée, LEAN facture automatiquement avec le token existant.
Garantie de réservation et réduction des no-shows
Il demande une carte tokenisée ou un paiement partiel avant l'arrivée pour valider des réservations à risque accru, des séjours prolongés ou des dates de haute occupation.
Réservez en groupe et recevez les paiements répartis
Gère les liens de paiement pour plusieurs réservations liées à un groupe, en conservant le suivi de chaque hôte, de l'importation et de l'état depuis le PMS.
Supplément, consommations et frais supplémentaires
Lorsque des frais sont associés à une réservation, l'hôtel peut gérer les paiements ultérieurs autorisés sans demander à nouveau la carte physique au client.
Moins de demandes,
Plus de contrôle sur chaque paiementL’hôtelier décide de l’action. LEAN exécute, enregistre et alerte. L’hôte agit depuis son courrier sans transmettre de données par téléphone.
Les prélèvements se déroulent au moment opportun
Avec les règles de paiement automatiques, LEAN envoie le lien selon les conditions que vous définissez : type d’agence, politique d’annulation, jours avant l’arrivée. L’équipe n’a pas besoin de le rappeler ni de le faire manuellement.
Tout est enregistré dans la réserve
Chaque lien envoyé, chaque action du client et chaque notification de la passerelle sont enregistrés dans l’historique de la réservation. Si quelque chose ne va pas, LEAN génère une alerte avec la raison. Sans espaces vides, sans enregistrements manuels.
La carte tokenisée est disponible pour des frais futurs.
Lorsque le client tokenise sa carte via l’envoi de liens, l’hôtel peut effectuer des frais ultérieurs sans avoir besoin de la carte physique : frais de consommation, suppléments ou dommages après le check-out, toujours avec le token déjà sauvegardé dans la réservation.
Plus de fonctionnalités
LEAN PMSAutomatisation intelligente
Règles qui classent, alertent et gèrent les réservations sans intervention manuelle
Gestion des tarifs centralisée
Contrôlez les tarifs, les restrictions et la disponibilité depuis un seul endroit
Facturation en un clic
Il génère des factures correctes sans erreurs ni étapes intermédiaires
Vente additionnelle guidée
Il offre des extras et des mises à jour au moment opportun
Traçabilité complète des réservations
Historique complet de chaque modification apportée à chaque réservation
Profil utilisateur unique
Vue unique de l’environnement pour chaque utilisateur en fonction de ses permissions
Rapports et analytique sur mesure
Des rapports configurables pour prendre des décisions sur des données réelles
Gestion multi-propriété
Il gère plusieurs hôtels depuis un seul accès centralisé
Automatisation des facturations et tokenisation grâce à LEAN PMS
Liens de paiement, tokenisation des cartes, avances et traçabilité des paiements directement liés à la réservation.
FAQ sur les frais de transaction et la tokenisation dans un PMS hôtelier
Doubts habituels concernant les liens de paiement, les cartes tokenisées, les paiements automatiques et la traçabilité des paiements lors de réservations hôtelières.