Tout ce qu'il faut savoir sur l'enregistrement des clients dans les hôtels et les hébergements
L'enregistrement des clients est une procédure obligatoire pour les hôtels, les appartements touristiques et les autres types d'hébergement en Espagne. Il vous permet non seulement de garder une trace des personnes qui séjournent chez vous, mais aussi de respecter les règles de sécurité exigées par les autorités.
Dans cet article, nous expliquerons pourquoi il est important d'enregistrer les invités, quelles données doivent être collectées, comment le faire correctement et quelles sont les options numériques qui existent pour faciliter ce processus.
Pourquoi l'enregistrement des clients est-il important dans un hôtel ?
L'enregistrement des hôtes n'est pas une simple procédure administrative, mais une obligation légale en Espagne. Selon la réglementation en vigueur, les hébergements touristiques sont tenus d'enregistrer chaque hôte et de communiquer ces données aux autorités.
Réglementations légales en Espagne et dans d'autres pays
Conformément à l'ordonnance INT/1922/2003 du ministère de l'intérieur, tous les établissements hôteliers d'Espagne sont tenus de.. :
- Enregistrer chaque invité dans le rapport du voyageur.
- Collecter des données personnelles obligatoires, notamment le nom, la carte d'identité et la date d'entrée.
- Envoyez ces informations à la police nationale ou à la Guardia Civil dans les 24 heures suivant votre arrivée.
Cet enregistrement est obligatoire pour les hôtels, les appartements touristiques, les campings, les auberges de jeunesse et tout autre type d'hébergement touristique. Vous trouverez toutes les informations détaillées à l'adresse suivante Hébergement SES
Réglementations dans d'autres pays européens
L'enregistrement des invités est également obligatoire dans la plupart des pays de l'UE, bien qu'il y ait quelques différences dans les exigences et les délais :
- France : les hôtels doivent enregistrer tous les clients étrangers et conserver leurs données pendant six mois. Il n'y a pas d'obligation de les transmettre aux autorités, sauf dans des cas spécifiques.
- Italie : il est obligatoire d'enregistrer tous les hôtes et d'envoyer les données à la police locale dans les 24 heures. Cela se fait par le biais du portail "Alloggiati Web".
- Allemagne : les hôtels et les hébergements touristiques sont tenus de collecter et de conserver les données des clients pendant un an, mais la transmission aux autorités n'est pas obligatoire dans tous les cas.
- Portugal : comme en Espagne, les hébergements doivent enregistrer chaque client et envoyer les données au Servicio de Extranjería y Fronteras (SEF) dans un délai maximum de trois jours.
En général, bien que les réglementations varient d'un pays à l'autre, la plupart des États européens exigent l'enregistrement des invités afin de renforcer la sécurité et le contrôle de l'immigration.
Amendes et sanctions pour défaut d'enregistrement des invités
Le non-respect de cette réglementation en Espagne peut entraîner des amendes allant jusqu'à 30 000 euros, en fonction de la gravité de l'infraction. En outre, en cas d'inspection ou d'audit, l'établissement doit être en mesure de démontrer qu'il s'est conformé à cette obligation.
Dans d'autres pays européens, les sanctions peuvent également être élevées. En Italie, par exemple, les amendes peuvent atteindre 5 000 euros pour chaque hôte non enregistré, et en France, les autorités peuvent fermer temporairement l'établissement en cas de manquements répétés.
Par conséquent, le respect de l'enregistrement des invités permet non seulement d'éviter les sanctions, mais aussi de garantir le bon fonctionnement de l'entreprise et la sécurité de toutes les personnes impliquées.
Qu'est-ce que le rapport sur l'entrée des passagers et à quoi sert-il ?
La fiche d'entrée des voyageurs est un document officiel obligatoire qui enregistre les données d'identité de chaque personne séjournant dans un établissement touristique. Sa principale fonction est d'assurer le contrôle et la sécurité, en permettant aux autorités de savoir qui séjourne dans quel logement en cas de besoin.
Ce formulaire doit être signé par l'invité et envoyé à la police nationale ou à la Guardia Civil au plus tard 24 heures après l'arrivée.
Qui est tenu de le remplir ?
Tous les hébergements touristiques doivent remplir ce document, y compris :
- Hôtels et auberges.
- Maisons rurales.
- Appartements touristiques.
- Campings et auberges.
Les exigences en matière d'enregistrement sont similaires pour tous les types de logement, mais il existe des différences dans la manière dont elles sont traitées :
- Hôtels : ils disposent généralement de systèmes automatisés qui enregistrent les clients numériquement et envoient les informations directement.
- Les petits logements : Il est fréquent qu'ils utilisent des formulaires papier ou des plateformes numériques plus simples pour effectuer le processus manuellement.
Quelle que soit la méthode utilisée, le respect de l'enregistrement des voyageurs est une exigence obligatoire qui ne doit pas être négligée.
Différences entre le rapport d'entrée et les autres documents d'enregistrement
Bien que le rapport des voyageurs soit le document officiel exigé par la réglementation, il existe d'autres formulaires que les hôtels peuvent utiliser pour leur propre gestion interne :
- Fiche d'entrée des voyageurs : Document obligatoire envoyé aux autorités et contenant les données d'identité de l'invité.
- Carte d'enregistrement de l'hôtel : document interne de l'établissement qui peut contenir des informations supplémentaires telles que les préférences du client ou les détails du paiement.
- Registre d'enregistrement : procédure interne de l'hôtel dans laquelle sont consignés des détails tels que la date d'enregistrement et de départ, le numéro de la chambre et les services souscrits.
Informations requises dans le rapport des voyageurs
Le rapport du voyageur doit comporter un certain nombre de données obligatoires permettant d'identifier l'hôte. Nous expliquons ci-après plus en détail quelles sont les informations essentielles et pourquoi.
Les informations personnelles de l'invité sont obligatoires :
Comme nous l'avons déjà mentionné, la loi impose d'identifier sans ambiguïté et sans équivoque l'invité à l'aide de ces informations minimales :
- Nom et prénom.
- Numéro de la carte d'identité, du passeport ou de la carte d'identité.
- Numéro d'assistance qui figure sur le DNI et le NIE espagnols (uniquement pour les hôtes espagnols).
- Lien de parenté avec l'invité principal pour tous les invités espagnols mineurs.
- Contact par téléphone ou par courriel.
- Adresse, code postal et commune (uniquement pour les hôtes espagnols).
- Date de naissance.
- Date d'entrée et de sortie
Date d'arrivée et de départ : importance pour le contrôle du logement
L'enregistrement des dates d'arrivée et de départ est une exigence essentielle :
- Contrôle du séjour des hôtes : veiller à ce que le logement n'héberge pas de personnes au-delà de la période autorisée.
- Enquêtes policières : en cas de crimes ou d'incidents, il permet de localiser la présence d'une personne à un endroit et à un moment précis.
- Conformité fiscale : veille à ce que l'établissement déclare correctement les taxes d'occupation et les taxes correspondantes.
Nationalité et origine de l'invité : exigences légales
L'enregistrement de la nationalité et du pays d'origine de l'invité est essentiel :
- Facilite le contrôle des migrations : il permet aux autorités de connaître les entrées et les sorties des ressortissants étrangers.
- Respect des accords internationaux en matière de sécurité : certains pays exigent une surveillance spéciale de certains voyageurs.
- Permet de détecter d'éventuelles situations à risque, telles que la présence de personnes faisant l'objet de signalements internationaux.
Signature de l'invité : est-elle obligatoire dans tous les cas ?
Le client est tenu de signer le rapport du voyageur et l'établissement doit le conserver pendant au moins trois ans.
Pourquoi la signature est-elle une obligation légale ?
- Vérifie l'authenticité des données : La signature confirme que l'invité a fourni des informations véridiques.
- Il sert de preuve juridique : en cas d'enquête ou d'audit, le document signé a une valeur juridique.
- Protège le logement : évite d'éventuelles sanctions en prouvant que l'établissement s'est conformé à son obligation d'enregistrement.
Le respect de ces exigences est non seulement obligatoire en vertu de la loi, mais il contribue également à la sécurité de tous les clients et de l'établissement lui-même.
Comment choisir le bon modèle pour votre logement ?
Tous les modèles d'enregistrement des hôtes ne sont pas identiques. En fonction du type d'hébergement, du nombre d'invités et de votre méthode de travail préférée (manuelle ou numérique), vous aurez besoin d'un modèle plus simple ou plus avancé.
Différences entre les modèles de base et les modèles avancés
Il existe deux types principaux de modèles :
De base :
- Conçu pour les petits établissements qui enregistrent manuellement leurs clients.
- Généralement en format papier ou Excel pour l'impression.
- Elles doivent être envoyées manuellement aux autorités.
Avancée :
- Ils comprennent des formulaires numériques qui peuvent être intégrés aux systèmes de gestion hôtelière (PMS).
- Ils automatisent la transmission des données aux autorités conformément à la réglementation.
- Améliorer l'efficacité et réduire les erreurs manuelles lors de l'enregistrement des clients.
Différences entre les modèles selon le type d'hébergement
Selon le type d'hébergement, certains modèles peuvent être plus appropriés que d'autres :
Hôtels et auberges :
- Ils exigent des enregistrements plus détaillés et plus automatisés.
- Ils utilisent souvent un logiciel d'enregistrement numérique pour accélérer le processus.
Maisons rurales et appartements touristiques :
- Ils peuvent gérer les dossiers plus facilement à l'aide de formulaires papier ou numériques de base.
- Normalement, les propriétaires soumettent manuellement les données aux autorités.
Campings et auberges :
- Des formulaires spécifiques peuvent être exigés pour les groupes de voyageurs.
- Certaines réglementations autorisent les enregistrements collectifs plutôt qu'individuels.
Champs obligatoires dans chaque modèle conformément à la réglementation
Tout modèle d'inscription d'un invité doit comporter ces champs obligatoires pour être conforme à la réglementation :
- Données personnelles : nom, prénom, téléphone ou courriel, date de naissance, nationalité.
- Document d'identité : DNI (+ numéro de support), passeport ou carte de résidence.
- Date d'arrivée et de départ : pour garantir le contrôle du séjour.
- Signature de l'invité : Obligatoire pour valider l'inscription.
- Envoi aux autorités : selon le pays, les informations doivent être envoyées dans les 24 à 72 heures.
Le non-respect de l'un de ces champs peut entraîner des amendes et des pénalités pour le logement.
Besoin de personnaliser votre modèle ? Options avancées
Si votre établissement a des besoins spécifiques, vous pouvez opter pour un modèle personnalisé qui inclut :
- Langues supplémentaires : pour l'hébergement d'hôtes internationaux.
- Signature numérique : pour accélérer l'enregistrement sans utiliser de papier.
- Champs supplémentaires : tels que les préférences en matière de chambre, les coordonnées de la personne à contacter en cas d'urgence ou les informations relatives au mode de paiement.
- Intégration avec PMS pour la gestion hôtelièreLes services d'accueil et d'hébergement : pour automatiser la gestion et la synchronisation avec les systèmes d'enregistrement numérique.
Conseil : si vous gérez un grand nombre d'invités, un modèle numérique personnalisé avec signature électronique améliorera l'efficacité et réduira les erreurs manuelles.
Le choix du bon modèle facilite le processus d'enregistrement des clients et garantit le respect de la réglementation. Si votre établissement accueille peu de clients, un modèle papier de base peut suffire. En revanche, si vous recherchez l'efficacité, la sécurité et la conformité légale, les modèles numériques avec intégration PMS sont la meilleure option.
Alternatives numériques pour la gestion des registres
Si vous souhaitez éviter la gestion du papier et améliorer l'efficacité de l'enregistrement, il existe des solutions numériques qui automatisent l'enregistrement des visiteurs et facilitent à la fois la vérification de l'exactitude des informations collectées et l'envoi de ces informations aux autorités, ce qui est très important.
Quels sont les meilleurs programmes d'enregistrement des invités ?
Les hôtels modernes ont besoin d'outils efficaces pour enregistrer leurs clients rapidement et en toute sécurité. Parmi les solutions les plus répandues sur le marché, on trouve :
- Lean Hotel System - PMS avec enregistrement numérique intégré, automatisation des rapports sur les voyageurs et synchronisation avec les autorités.
- POK - Point of Kiosk. Différentes façons d'optimiser les entrées et les sorties (processus de pré-enregistrement, enregistrement virtuel, kiosque).
- Chekin - Solution axée sur l'enregistrement en ligne et la validation des documents.
Cependant, Lean Hotel System se distingue des autres en proposant un PMS complet qui ne se contente pas de gérer l'enregistrement des clients, mais optimise également toutes les opérations de l'hôtel.
Logiciel de gestion hôtelière (PMS) avec fonction d'enregistrement
Lean Hotel System est bien plus qu'un simple logiciel d'enregistrement numérique. Il s'agit d'une solution complète qui permet aux hôtels d'automatiser la gestion des réservations, de centraliser les données des clients et de garantir la conformité réglementaire.
- Enregistrement automatisé des clients : numérise le processus d'enregistrement et envoie les données à la police conformément à la réglementation.
- Intégration avec les lecteurs de documents : Capture automatiquement les données de la carte d'identité ou du passeport du client sans erreur manuelle.
- Enregistrement à distance : permet aux clients de s'enregistrer avant leur arrivée, réduisant ainsi les temps d'attente à la réception (pré-enregistrement en ligne).
- Signature numérique du rapport des voyageurs : simplifie la bureaucratie et garantit la validité juridique de l'enregistrement.
- Stockage sécurisé dans le nuage : conforme aux réglementations en matière de protection des données et évitant la perte de documents.
Grâce au système Lean Hotel, les hôtels améliorent leur efficacité opérationnelle et offrent à leurs clients une expérience plus fluide et plus sûre.
Avantages des outils d'enregistrement des invités basés sur le web
Les applications mobiles révolutionnent la manière dont les hôtels gèrent l'enregistrement. Lean Hotel System intègre le système POK (Pre Check-in) qui permet aux clients d'effectuer une partie de l'enregistrement à partir de leur smartphone avant leur arrivée.
Éliminez les files d'attente à la réception : Les clients peuvent s'enregistrer avant leur arrivée, ce qui réduit le temps d'attente.
Plus de commodité et de rapidité : les données sont saisies numériquement, sans qu'il soit nécessaire de remplir des documents.
Sécurité garantie : les informations sont stockées en toute sécurité et transmises automatiquement aux autorités.
Enregistrement sans contact : idéal pour améliorer l'expérience des clients et accroître leur satisfaction.
Avec POK et Lean Hotel System, les hôtels peuvent offrir une expérience moderne et efficace, en s'adaptant aux nouvelles tendances du secteur.
Avec POK - Pre Check-in, le client reçoit un lien web où il peut facilement remplir ses données personnelles avant son arrivée à l'établissement. À son arrivée, il lui suffit de scanner le code QR obtenu pour compléter le processus d'auto-enregistrement et accéder aux clés de sa chambre sans délai.
Intégration des outils numériques avec d'autres plateformes hôtelières
L'un des grands avantages du système Lean Hotel est sa capacité à s'intégrer à d'autres outils essentiels de gestion hôtelière.
- Connexion avec les gestionnaires de canaux : synchronisation des réservations de Booking, Expedia et d'autres OTA en temps réel.
- Automatisation des soumissions à la police : respecte les réglementations sans intervention manuelle.
- Intégration avec les systèmes de paiement : permet d'effectuer des paiements automatisés lors de l'enregistrement.
- Synchronisation avec les outils de gestion des revenus : optimiser les tarifs et l'occupation de manière intelligente.
Grâce à ces intégrations, Lean Hotel System devient le centre de contrôle numérique de l'hôtel, facilitant la gestion et augmentant la rentabilité de l'entreprise.