Come integrare un motore di prenotazione nel vostro hotel: guida passo passo da un PMS
L'integrazione di un booking engine con il PMS dell'hotel è un'azione fondamentale per acquisire prenotazioni dirette, ridurre la dipendenza dagli intermediari e ottimizzare la gestione operativa. Questa integrazione consente di visualizzare la disponibilità in tempo reale, automatizzare l'assegnazione delle camere, aggiornare dinamicamente le tariffe e centralizzare i dati dei clienti senza interventi manuali. La connessione tecnica deve essere bidirezionale, sicura e aggiornata per evitare errori di stock, overbooking o disconnessioni tra i sistemi.
Che cos'è un booking engine e perché è essenziale per il vostro hotel?
Il booking engine è l'interfaccia che consente agli utenti di prenotare le camere direttamente dal sito web dell'hotel o da altri canali proprietari. Agisce come un canale di vendita diretto, collegato all'inventario del PMS o attraverso un channel manager.
- Differenze chiaveIl PMS gestisce le operazioni interne (check-in/out, fatturazione, housekeeping), il channel manager distribuisce la disponibilità ai canali esterni (OTA, GDS) e il booking engine converte le visite in prenotazioni dirette dai propri canali.
- VantaggiLe seguenti caratteristiche: aumento del margine grazie all'eliminazione delle commissioni, pieno controllo del processo di prenotazione, fidelizzazione attraverso politiche flessibili e possibilità di offrire promozioni esclusive.
Guida passo-passo all'integrazione di un motore di prenotazione con il PMS dell'hotel
Passo 1: verificare le compatibilità con il motore di prenotazione
Alcuni PMS si collegano direttamente al booking engine, mentre altri, come LEAN Hotel System, operano attraverso il channel manager, consentendo di gestire le tariffe esclusivamente da questo unico sistema, semplificando e ottimizzando il controllo delle tariffe. Prima dell'implementazione, verificate l'architettura di integrazione del fornitore. La comunicazione deve essere bidirezionale, con aggiornamento in tempo reale di disponibilità e prezzi.
Fase 2: collegare il motore al sito web e ai canali online dell'hotel
Il motore deve essere incorporato nel sito web dell'hotel tramite widget o iframe, oppure come sottodominio reindirizzato. Assicuratevi che sia reattivo, veloce e compatibile con Google Analytics per misurare le conversioni. Può anche essere collegato dai social network e dalle campagne a pagamento.
Fase 3: Configurazione di disponibilità, tariffe e condizioni
Dal backend del PMS, da Channel Manager o dal motore, caricare l'inventario disponibile, le tariffe base, le politiche di cancellazione, i supplementi, le offerte per soggiorno e i tipi di camera. Utilizzare le regole di gestione dei rendimenti, se integrate.
Passo 4: sincronizzarsi con il proprio channel manager per evitare l'overbooking
La sincronizzazione tra motore, PMS e channel manager deve garantire che ogni prenotazione, cancellazione o modifica venga aggiornata in tempo reale su tutti i canali. In questo modo si evitano overbooking ed errori di stock.
Fase 5: Test del flusso di riserva effettivo prima dell'attivazione
Effettuare prenotazioni reali da diversi dispositivi e browser. Verifica il funzionamento dei gateway di pagamento, delle e-mail di conferma e dell'integrazione con il PMS. Verifica anche le cancellazioni e le modifiche.
Fase 6: Monitoraggio delle conversioni e adeguamento per migliorare i risultati
Collegare il booking engine agli strumenti di analisi (GA4, Meta Pixel, Tag Manager) ed esaminare metriche come il tasso di conversione, il tempo di prenotazione, l'abbandono del carrello e l'origine del traffico. Regolate l'imbuto in base ai dati.
Le caratteristiche che il vostro booking engine deve avere per essere redditizio
Adattabilità ai dispositivi mobili e ricarica rapida
Il motore deve essere progettato in modo mobile, con tempi di caricamento inferiori a 2 secondi e navigazione ottimizzata per i touch screen. Ciò significa un design senza scorrimento inutile, pulsanti di grandi dimensioni, moduli semplificati e compatibilità con i portafogli mobili. Qualsiasi attrito in questo punto riduce le conversioni.
Multilingue e multitariffa
Dovrebbe rilevare automaticamente la lingua del browser e la posizione dell'utente, offrendo valuta e contenuti personalizzati. L'architettura dei prezzi deve consentire una combinazione di regole per paese, canale, soggiorno minimo, anticipazione e tipo di dispositivo. Il tutto collegato al PMS per evitare duplicazioni o incoerenze.
Promozioni, codici sconto e cross-selling
Permette di caricare promozioni condizionate (prenotazioni anticipate, last minute, notti gratuite), di gestire codici sconto e di attivare vendite aggiuntive: parcheggio, colazione, late check-out, esperienze locali. Ogni extra deve essere mappato come elemento nel Channel Manager o nel PMS per automatizzare gli incassi e le assegnazioni.
Integrazione sicura del gateway di pagamento
Deve essere integrato con POS conformi alla PSD2 (autenticazione a due fattori) e conforme agli standard PCI-DSS. Il gateway deve consentire incassi differiti, pagamenti parziali e pre-autorizzazioni. Idealmente, si collega al motore e al Channel Manager o al PMS per registrare i pagamenti, emettere le fatture e ridurre le frodi o gli errori manuali.
Analisi automatica delle prestazioni e reportistica
Deve registrare ogni interazione con l'utente e generare report su conversione, ricavi per sessione, abbandono, valore medio, fonte di traffico e tasso di utilizzo del codice. I dati devono essere esportati in BI o integrati con strumenti come GA4, Looker o Power BI. Un motore che converte ma non misura non va bene.
Come aumentare le prenotazioni dirette utilizzando il vostro motore?
Incentivare il canale diretto con un prezzo minimo garantito
Implementare una politica di garanzia del miglior prezzo visibile, accompagnata da vantaggi tangibili che non possono essere replicati dalle OTA: check-in anticipato, drink di benvenuto, cancellazione flessibile, priorità di upgrade. L'utente deve avere ragioni chiare e verificabili per prenotare attraverso il canale diretto.
Utilizzate Google e le campagne SEM legate al motore.
Il motore deve essere conforme alla normativa GHA e disporre di tag UTM, tracciamento delle conversioni e funzionalità di remarketing. Utilizzate campagne SEM mirate al marchio e a termini transazionali, con pagine di destinazione progettate per la conversione, non solo per il traffico.
Lavorare su SEO e blogging per ottenere traffico senza commissioni
Ogni pagina dell'hotel deve essere ottimizzata per l'intento di ricerca: alloggio + destinazione + caratteristiche. Il blog deve rispondere a domande transazionali (cosa fare, dove alloggiare, eventi nelle vicinanze), collegarsi internamente al motore ed essere collegato alla struttura principale del sito. Non è branding: è acquisizione diretta.
Aggiungete testimonianze, sicurezza e urgenza al processo di prenotazione.
Incorpora la prova sociale in tempo reale: recensioni recenti degli ospiti, numero di prenotazioni nelle ultime ore, disponibilità limitata per tipo di camera. Aggiungete certificati di sicurezza, loghi delle carte accettate, sigillo PCI-DSS e politiche di cancellazione chiare. Tutto questo riduce l'attrito, aumenta i tassi di completamento e rafforza la fiducia immediata.
