Wie Sie Ihr Hotel auf VERI*FACTU vorbereiten: Definitiver Leitfaden für die Einhaltung der Steuervorschriften mit dem LEAN Hotelsystem PMS und SDH
Die Unternehmensführung in Spanien ist in eine Ära der Digitalisierung und der strikten Einhaltung der Steuervorschriften eingetreten, die durch das Betrugsbekämpfungsgesetz (Gesetz Nr. 11/2021) und das Gesetz Nr. 18/2022 "Create and Grow" vorangetrieben wird, die die Art und Weise verändern, wie das Hotelgewerbe seine Buchhaltungs- und Steuerunterlagen verwaltet, ausstellt und meldet. Ziel ist es, die Steuerkonformität in allen Verwaltungsanwendungen zu gewährleisten und die Möglichkeit zu beseitigen, Rechnungen ohne ein registriertes Programm auszustellen.
Für Hoteliers bedeutet dies, dass die eingesetzte Software die Integrität, Bewahrung, Lesbarkeit, Rückverfolgbarkeit, Zugänglichkeit und Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen gewährleisten muss, was das Property Management System (PMS) zu einem Schlüsselelement macht, um Strafen zu vermeiden und die betriebliche Kontinuität zu erhalten.
In diesem Zusammenhang wird das LEAN Hotel System PMS vollständig in SDH (Solmicro Digital Hub) integriert, eine Plattform, die als gemeinsame technische Lösung für die Kommunikation mit dem E-Government entwickelt wurde und zu 100 % auf % für Veri*Factu und die vom Crea y Crece-Gesetz vorgeschriebene elektronische Rechnungsstellung vorbereitet ist.
Diese robuste und sichere digitale Infrastruktur gewährleistet Datenintegrität und Rückverfolgbarkeit und ermöglicht es Hotels, Veri*Factu, TicketBAI und die neuen B2B-Rechnungsstellungspflichten vollständig zu erfüllen, indem sie die Verwaltung, die Ausstellung, den Empfang und die Nachverfolgung elektronischer Rechnungen automatisieren und so einen effizienten Übergang zum neuen Rechtsrahmen ermöglichen.
Der neue spanische Rechtsrahmen, das Betrugsbekämpfungsgesetz und das Gesetz schaffen und wachsen
Die Gesetzesänderungen in Spanien zielen darauf ab, die Beziehungen zwischen den Unternehmen und der Steuerverwaltung zu modernisieren, wobei der Schwerpunkt auf der Betrugsbekämpfung und der Verringerung des Zahlungsverzugs liegt. Es ist wichtig zu verstehen, dass, obwohl beide Systeme (Veri*Factu und die elektronische B2B-Rechnung) werden fast gleichzeitig eingeführt, unterliegen unterschiedlichen Vorschriften und verfolgen unterschiedliche Ziele.
Das Betrugsbekämpfungsgesetz (Gesetz 11/2021): hin zu “Tax Compliance by Design”.”
Die am 9. Juli 2021 verabschiedete Richtlinie zielt in erster Linie auf die “Steuerkonformität durch Gestaltung” der von Unternehmen genutzten Geschäftsanwendungen ab.
Der Verordnungsentwurf verpflichtet die in der Buchführung und Rechnungsstellung verwendete Software, die Integrität, Aufbewahrung, Lesbarkeit, Rückverfolgbarkeit, Zugänglichkeit und Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen zu gewährleisten. Damit wird der Möglichkeit ein Ende gesetzt, Rechnungen auszustellen, ohne ein “registriertes” Programm zu verwenden.
Das Gesetz sieht die Einführung des Systems innerhalb der AEAT vor, ähnlich wie TicketBAI in den baskischen Steuerbehörden. Siehe*Factu wird nur für Unternehmen gelten, die in den Anwendungsbereich des AEAT fallen, ohne dass dies Auswirkungen auf Unternehmen hat, die in anderen Gebieten wie dem Baskenland besteuert werden, obwohl letztere beide Verordnungen (TicketBAI und B2B-Invoicing) einhalten müssen.
Das Gesetz schafft und wächst (Gesetz 18/2022): Elektronische B2B-Rechnungsstellung und der Kampf gegen Zahlungsverzug
- Obligatorisch B2B: Dieses Gesetz, das am 28.9.2022 verabschiedet wurde, legt die Verpflichtung zur Ausstellung, zum Versand und zum Empfang elektronischer Rechnungen im Verhältnis zwischen Unternehmen (B2B-Umfeld) mit Sitz in Spanien fest.
- Verringerung der Straffälligkeit: Eines der Hauptziele ist es, den Zahlungsverzug zwischen Unternehmen zu verringern. Zu diesem Zweck verpflichtet der Verordnungsentwurf den Empfänger (Kunde), über den “Status” der Rechnung (erhalten, akzeptiert, bezahlt) zu berichten.
- Recht auf Kopie: Das Gesetz sieht vor, dass der Kunde 4 Jahre lang eine Kopie der Rechnung von seinem Lieferanten verlangen kann.
Veri*Factu im Detail, technische Anforderungen für Abrechnungslösungen
Das Gesetz schafft und wächst (Gesetz 18/2022): Elektronische B2B-Rechnungsstellung und der Kampf gegen Zahlungsverzug
Standardisierte Registrierung und Verkettung
Die Software muss beim Ausstellen jeder Rechnung einen standardisierten Rechnungsdatensatz erzeugen. Darüber hinaus muss sie einen Fingerabdruck des Inhalts der Rechnungsdatensätze (einen Hash) enthalten, damit sie miteinander verkettet werden können.
Digitale Unterschrift und Weiterleitung an AEAT
Der Rechnungsbeleg muss zwingend digital signiert werden. Das System muss die Möglichkeit haben, den Datensatz an die Steuerverwaltung weiterzuleiten.
Der obligatorische QR-Code
Auf dem Rechnungsdokument muss ein QR-Code enthalten sein. Mit diesem Code kann der Empfänger die Rechnung mit den bei AEAT hinterlegten Informationen abgleichen.
Voraussichtlicher Zeitrahmen für das Inkrafttreten und die Durchsetzbarkeit
Zeitplan für die Umsetzung von Veri*Factu (Betrugsbekämpfungsgesetz)
- Unternehmen (juristische Personen): Die Steuerpflichtigen (Hotels und Unternehmen) müssen die angepassten IT-Systeme bis zum 1. Januar 2026 einrichten.
- Selbstständige (Einzelpersonen): Die Frist endet am 1. Juli 2026.
- Freistellung: Unternehmen, die bereits unter dem SII-System (Suministro Inmediato de Información) arbeiten, sind von dieser neuen Veri*Factu-Verordnung ausgenommen. Das SII ist für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 6 Millionen Euro pro Jahr obligatorisch, sie können sich aber auch freiwillig dafür entscheiden.
Zeitplan für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich (Gesetz zur Schaffung und Weiterentwicklung)
- Große Unternehmen (Umsatz > 8 Mio. €): Sie müssen sich innerhalb von 12 Monaten nach Verabschiedung der Verordnung auf die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich umstellen.
- Andere Unternehmen: Nach der Verabschiedung der Verordnung haben sie 24 Monate Zeit, um die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich einzuführen.
- Staatliche Informationen (zusätzliche Fristen): Die Fristen für die Berichterstattung über die Erklärungen hängen auch von der Größe des Unternehmens ab: Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 8 Millionen Euro haben 12 Monate nach Verabschiedung der Verordnung Zeit, sich anzupassen. Diejenigen mit einem Umsatz zwischen 6 und 8 Millionen haben 24 Monate Zeit. Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als 6 Millionen haben 36 Monate Zeit. Freiberufler schließlich haben 48 Monate Zeit, um der Verpflichtung nachzukommen.
SDH (Solmicro Digital Hub): die 100% Veri*Factu Lösung integriert mit dem LEAN Hotelsystem PMS
Was ist SDH und welche Rolle spielt es in der Zucchetti-Gruppe?
SDH (Solmicro Digital Hub) ist eine Plattform der Zucchetti-Gruppe, die eine gemeinsame technische Lösung für die Kommunikation zwischen LEAN Hotel System PMS **** und E-Government bietet.
Ihr Hauptziel ist es, die Einhaltung der Steuer- und E-Invoicing-Vorschriften zu erleichtern.
SDH bietet die Integration mit verschiedenen elektronischen Meldesystemen, einschließlich B2G und B2B e-Invoice (Ley Crea y Crece), und steuerlichen Meldesystemen wie SII, TicketBAI, Batuz und Veri***Factu. Darüber hinaus besteht eine Verbindung zu offiziellen Plattformen wie FACe, FACeB2B, SILICIE, SIEX und Customs.
LEAN Hotel System PMS und SDH Integration, automatische Erfüllung
Sobald SDH aktiv ist, wird jede Rechnung (positiv, negativ usw.) sofort an die Steuerbehörde (AEAT) übermittelt, wie im Königlichen Dekret 1007/2023 vorgeschrieben.
Nach Eingang und Verarbeitung durch AEAT wird die Rechnung mit einem Hash (eindeutiger digitaler Fingerabdruck) registriert und mit einem QR-Code versehen, damit der Empfänger überprüfen kann, ob der Rechnungsdatensatz im Besitz von AEAT ist.
Die Rechnungen werden in SDH unter Einhaltung der Kriterien der Integrität und Unveränderbarkeit gespeichert und verkettet, um eine vollständige Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten. SDH umfasst Werkzeuge für die sichere Archivierung von Steuer- und Buchhaltungsunterlagen.
Operative und strategische Vorteile von SDH
- Effizienz und Automatisierung: Vollständige Automatisierung der Verwaltung der Ausstellung, des Empfangs und der Verfolgung elektronischer Rechnungen, was den Zeit- und Arbeitsaufwand reduziert.
- Sichere Einhaltung: Garantierte Einhaltung von Veri*Factu, TicketBAI und der neuen B2B-Rechnungsstellungspflichten nach dem Crea y Crece-Gesetz. Die Plattform führt eine ständige Überwachung der gesetzlichen Änderungen durch.
- Verringerung der Straffälligkeit: Dank der vollständigen Rückverfolgbarkeit ermöglicht das System die Verfolgung des Lebenszyklus einer Rechnung (von der Ausstellung bis zur Zahlung) in Echtzeit. Genaue und zeitnahe Informationen über den Status der Rechnungen tragen dazu bei, den Zahlungsverzug zu verringern.
- Skalierbarkeit und individueller Zugang: SDH ist an Unternehmen jeder Größe anpassbar und bietet ein webbasiertes Verwaltungs- und Überwachungssystem mit personalisiertem Zugang für den Kunden und seinen Buchhalter.
Die Zuverlässigkeit der PMS-Infrastruktur des LEAN Hotel Systems für die steuerliche Zukunft
Die LEAN-Einführung des neuen Veri*Factu-Systems kann über SDH (Solmicro Digital Hub) oder andere Optionen erfolgen, die ebenfalls an die neuen Vorschriften angepasst sind.
Die SDH-Lösung ist in ganz Spanien anwendbar, mit Ausnahme des Baskenlandes und Navarras, wo TicketBAI und Batuz gelten.
Erinnerung an das SII: Es ist obligatorisch, wenn das Unternehmen einen Umsatz von mehr als 6 Millionen Euro pro Jahr hat, oder es kann auf freiwilliger Basis eingeführt werden. Unternehmen, die das SII bereits nutzen, sind von der neuen Veri***Factu-Verordnung ausgenommen.
Die Einhaltung dieser Vorschriften ist unumgänglich. Der Schlüssel dazu ist die Wahl einer Lösung, wie die von LEAN Hotel System PMS und SDH, die nicht nur die gesetzlichen Vorschriften erfüllt, sondern auch die betriebliche Effizienz und Zuverlässigkeit erhöht.
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