Come preparare il vostro hotel a VERI*FACTU: guida definitiva alla conformità fiscale con il sistema alberghiero LEAN PMS e SDH
La gestione aziendale in Spagna è entrata in un'era di digitalizzazione e di rigorosa conformità fiscale, grazie alla Legge Antifrode (Legge 11/2021) e alla Legge Crea e Cresci (Legge 18/2022), che trasformano le modalità di gestione, emissione e rendicontazione dei documenti contabili e fiscali del settore alberghiero. L'obiettivo è garantire la conformità fiscale in tutte le applicazioni gestionali, eliminando la possibilità di emettere fatture senza un programma registrato.
Per gli albergatori, ciò implica che il software utilizzato deve garantire l'integrità, la conservazione, la leggibilità, la tracciabilità, l'accessibilità e l'inalterabilità dei record, rendendo il Property Management System (PMS) un elemento chiave per evitare sanzioni e mantenere la continuità operativa.
In questo contesto, il LEAN Hotel System PMS sarà completamente integrato con SDH (Solmicro Digital Hub), una piattaforma progettata come soluzione tecnica comune per la comunicazione con l'e-government, predisposta al 100 % % per Veri*Factu e la fatturazione elettronica richiesta dalla Legge Crea y Crece.
Questa infrastruttura digitale robusta e sicura garantisce l'integrità e la tracciabilità dei dati, consentendo agli hotel di conformarsi pienamente a Veri*Factu, TicketBAI e ai nuovi obblighi di fatturazione B2B automatizzando la gestione, l'emissione, la ricezione e la tracciabilità delle fatture elettroniche, facilitando così una transizione efficiente al nuovo quadro normativo.
Il nuovo quadro legislativo della Spagna, la legge antifrode e la legge crea e cresce
Le modifiche legislative introdotte in Spagna mirano a modernizzare il rapporto tra le imprese e l'Amministrazione fiscale, concentrandosi sulla lotta alle frodi e sulla riduzione dei ritardi di pagamento. È fondamentale capire che, sebbene entrambi i sistemi (Veri*Factu e la fattura elettronica B2B) vengono implementati quasi contemporaneamente, sono disciplinati da normative diverse e perseguono obiettivi diversi.
La legge antifrode (Legge 11/2021): verso una “tax compliance by design”.”
Adottato il 9 luglio 2021, il suo obiettivo principale è la “conformità fiscale dalla progettazione” delle applicazioni aziendali utilizzate dalle imprese.
La proposta di regolamento obbliga i software utilizzati nei processi di contabilità e fatturazione a garantire l'integrità, la conservazione, la leggibilità, la tracciabilità, l'accessibilità e l'inalterabilità delle registrazioni. Questo pone fine alla possibilità di emettere fatture senza utilizzare un programma “registrato”.
La legge prevede l'implementazione del sistema all'interno dell'AEAT, in modo simile al modo in cui TicketBAI opera nelle autorità fiscali basche. Vedi*Il Factu si applicherà solo alle aziende che rientrano nel campo di applicazione dell'AEAT, senza interessare quelle tassate in territori forali come i Paesi Baschi, anche se queste ultime dovranno rispettare entrambe le normative (TicketBAI e Fatturazione B2B).
La legge crea e cresce (Legge 18/2022): Fatturazione elettronica B2B e lotta ai ritardi di pagamento
- B2B obbligatorio: Approvata il 28/9/2022, questa legge stabilisce l'obbligo di emettere, inviare e ricevere fatture elettroniche nei rapporti tra aziende (ambiente B2B) situate in Spagna.
- Riduzione della morosità: Uno degli obiettivi principali è quello di ridurre i ritardi di pagamento tra imprese. A tal fine, la bozza di regolamento obbliga il destinatario (cliente) a comunicare lo “stato” della fattura (ricevuta, accettata, pagata).
- Diritto di copia: La legge prevede la possibilità per il cliente di richiedere una copia della fattura al proprio fornitore per un periodo di 4 anni.
Veri*Factu in dettaglio, requisiti tecnici per le soluzioni di fatturazione
La legge crea e cresce (Legge 18/2022): Fatturazione elettronica B2B e lotta ai ritardi di pagamento
Registrazione e concatenamento standardizzati
Il software deve generare un record di fattura standardizzato al momento dell'emissione di ogni fattura. Inoltre, deve incorporare un'impronta digitale del contenuto dei record di fattura (un hash) in modo che siano concatenati.
Firma digitale e rinvio all'AEAT
È obbligatorio firmare digitalmente il record di fatturazione. Il sistema deve essere in grado di inoltrare la registrazione all'amministrazione fiscale.
Il codice QR obbligatorio
Sul documento della fattura deve essere inserito un codice QR. Questo codice consentirà al cliente destinatario di verificare la fattura rispetto alle informazioni depositate presso l'AEAT.
Tempi previsti per l'entrata in vigore e l'esecutività
Calendario di attuazione di Veri*Factu (legge antifrode)
- Aziende (persone giuridiche): I contribuenti (alberghi e aziende) devono disporre di sistemi informatici adeguati entro il 1° gennaio 2026.
- Lavoratori autonomi (individui): La scadenza è il 1° luglio 2026.
- Esenzione: Le aziende che già operano nell'ambito del sistema SII (Suministro Inmediato de Información) saranno esenti da questo nuovo regolamento Veri*Factu. Il SII è obbligatorio per le aziende con un fatturato superiore a 6 milioni di euro all'anno, anche se possono aderire volontariamente.
Calendario per la fatturazione elettronica B2B (creare e far crescere la legge)
- Grandi aziende (fatturato > 8 milioni di euro): Devono adeguarsi alla fatturazione elettronica B2B entro 12 mesi dall'adozione del regolamento.
- Altre aziende: Hanno 24 mesi di tempo dall'approvazione del regolamento per implementare la fatturazione elettronica B2B.
- Informazioni sullo Stato (scadenze aggiuntive): Le scadenze per la presentazione delle dichiarazioni variano anche in base alle dimensioni dell'azienda: le aziende con un fatturato superiore a 8 milioni di euro avranno 12 mesi di tempo dall'adozione del regolamento per adeguarsi. Quelle con un fatturato compreso tra 6 e 8 milioni avranno 24 mesi. Quelle con un fatturato inferiore a 6 milioni avranno 36 mesi. Infine, i liberi professionisti avranno 48 mesi per adeguarsi all'obbligo.
SDH (Solmicro Digital Hub): la soluzione Veri*Factu 100% integrata con il sistema alberghiero LEAN PMS
Che cos'è SDH e il suo ruolo nel Gruppo Zucchetti?
SDH (Solmicro Digital Hub) è una piattaforma del Gruppo Zucchetti che fornisce la soluzione tecnica comune per la comunicazione tra LEAN Hotel System PMS **** ed e-Government.
Il suo obiettivo principale è quello di facilitare la conformità alle normative fiscali e di fatturazione elettronica.
SDH offre l'integrazione con diversi sistemi di rendicontazione elettronica, tra cui la fattura elettronica B2G e B2B (Ley Crea y Crece) e i sistemi di rendicontazione fiscale come SII, TicketBAI, Batuz e Veri***Factu. Si connette inoltre con piattaforme ufficiali come FACe, FACeB2B, SILICIE, SIEX e Customs.
Sistema alberghiero LEAN Integrazione PMS e SDH, adempimento automatico
Una volta che SDH è attivo, ogni volta che viene generata una fattura (positiva, negativa, ecc.), questa viene inviata immediatamente all'Agenzia delle Entrate (AEAT), come previsto dal Regio Decreto 1007/2023.
Dopo essere stata ricevuta ed elaborata dall'AEAT, la fattura sarà registrata con un hash (impronta digitale unica) e avrà un QR in modo che il cliente destinatario possa verificare che il record della fattura è in possesso dell'AEAT.
Le fatture saranno archiviate in SDH nel rispetto dei criteri di integrità e inalterabilità e saranno concatenate per garantire la piena tracciabilità. SDH include strumenti per l'archiviazione sicura dei documenti fiscali e contabili.
Vantaggi operativi e strategici dell'SDH
- Efficienza e automazione: Automazione completa di gestire l'emissione, la ricezione e la tracciabilità delle fatture elettroniche, riducendo i tempi e gli sforzi operativi.
- Conformità garantita: Garanzia di conformità a Veri*Factu, TicketBAI e ai nuovi obblighi di fatturazione B2B previsti dalla legge Crea y Crece. La piattaforma effettua un monitoraggio costante delle modifiche legislative.
- Riduzione della morosità: Grazie alla completa tracciabilità, il sistema consente di seguire in tempo reale il ciclo di vita della fattura (dall'emissione al pagamento). Informazioni precise e tempestive sullo stato delle fatture contribuiscono a ridurre i ritardi nei pagamenti.
- Scalabilità e accesso personalizzato: SDH è adattabile ad aziende di qualsiasi dimensione e offre un sistema di amministrazione e monitoraggio basato sul web con accesso personalizzato per il cliente e il suo commercialista.
L'affidabilità dell'infrastruttura PMS del LEAN Hotel System per il futuro fiscale
L'adozione LEAN del nuovo sistema Veri*Factu può avvenire tramite SDH (Solmicro Digital Hub) o altre opzioni, anch'esse adeguate alle nuove normative.
La soluzione SDH è applicabile in tutta la Spagna, ad eccezione dei Paesi Baschi e della Navarra, dove si applicano TicketBAI e Batuz.
Promemoria sul SII: è obbligatorio se l'azienda ha un fatturato superiore a 6 milioni di euro all'anno, oppure può essere adottato su base volontaria. Le aziende che già utilizzano il SII sono esenti dal nuovo regolamento Veri***Factu.
La conformità a queste normative è inevitabile. La chiave è scegliere una soluzione, come quella offerta da LEAN Hotel System PMS e SDH, che non solo sia conforme alla legge, ma che aggiunga anche efficienza operativa e affidabilità.
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