Como preparar o seu hotel para o VERI*FACTU: Guia definitivo para a conformidade fiscal com o sistema hoteleiro LEAN PMS e SDH
A gestão empresarial em Espanha entrou numa era de digitalização e de rigoroso cumprimento fiscal, impulsionada pela Lei Antifraude (Lei 11/2021) e pela Lei Criar e Crescer (Lei 18/2022), que transformam a forma como o sector hoteleiro gere, emite e comunica os seus documentos contabilísticos e fiscais. O objetivo é garantir a conformidade fiscal desde a conceção em todas as aplicações de gestão, eliminando a possibilidade de emitir facturas sem um programa registado.
Para os hoteleiros, isto implica que o software utilizado deve garantir a integridade, a preservação, a legibilidade, a rastreabilidade, a acessibilidade e a inalterabilidade dos registos, tornando o sistema de gestão de propriedades (PMS) um elemento-chave para evitar sanções e manter a continuidade operacional.
Neste contexto, o LEAN Hotel System PMS será totalmente integrado com o SDH (Solmicro Digital Hub), uma plataforma concebida como uma solução técnica comum para a comunicação com o governo eletrónico, preparada para 100 % % para o Veri*Factu e a faturação eletrónica exigida pela Lei Crea y Crece.
Esta infraestrutura digital robusta e segura garante a integridade e a rastreabilidade dos dados, permitindo que os hotéis cumpram integralmente com o Veri*Factu, o TicketBAI e as novas obrigações de faturação B2B, automatizando a gestão, a emissão, a receção e o acompanhamento das facturas electrónicas, facilitando assim uma transição eficiente para o novo quadro jurídico.
O novo quadro legislativo espanhol, a lei antifraude e a lei cria e cresce
As alterações legislativas em Espanha destinam-se a modernizar a relação entre as empresas e a Administração Fiscal, centrando-se na luta contra a fraude e na redução dos atrasos de pagamento. É essencial compreender que, embora ambos os sistemas (Veri*Factu e a fatura eletrónica B2B) são implementadas quase simultaneamente, regem-se por regulamentações diferentes e têm objectivos diferentes.
A lei antifraude (Lei 11/2021): rumo ao “cumprimento fiscal desde a conceção”.”
Adotado em 9 de julho de 2021, o seu principal objetivo é a “conformidade fiscal desde a conceção” das aplicações comerciais utilizadas pelas empresas.
O projeto de regulamento obriga o software utilizado nos processos de contabilidade e faturação a garantir a integridade, a preservação, a legibilidade, a rastreabilidade, a acessibilidade e a inalterabilidade dos registos. Isto põe fim à possibilidade de emitir facturas sem utilizar um programa “registado”.
A lei prevê a aplicação do sistema na AEAT, à semelhança do funcionamento do TicketBAI na administração fiscal basca. Ver*O Factu aplicar-se-á apenas às empresas abrangidas pelo âmbito de aplicação da AEAT, sem afetar as empresas tributadas em territórios forais como o País Basco, embora estas últimas devam cumprir os dois regulamentos (TicketBAI e B2B Invoicing).
A lei cria e cresce (Lei 18/2022): A faturação eletrónica B2B e a luta contra os atrasos de pagamento
- B2B obrigatório: Aprovada em 28/9/2022, esta lei estabelece a obrigação de emitir, enviar e receber facturas electrónicas nas relações entre empresas (ambiente B2B) localizadas em Espanha.
- Redução da delinquência: Um dos seus principais objectivos é reduzir os atrasos de pagamento entre empresas. Para o efeito, o projeto de regulamento obriga o destinatário (cliente) a comunicar o “estado” da fatura (recebida, aceite, paga).
- Direito de cópia: A lei prevê a possibilidade de o cliente solicitar uma cópia da fatura ao seu fornecedor durante um período de 4 anos.
Veri*Factu em pormenor, requisitos técnicos para soluções de faturação
A lei cria e cresce (Lei 18/2022): A faturação eletrónica B2B e a luta contra os atrasos de pagamento
Registo e encadeamento normalizados
O software deve gerar um registo de faturação normalizado aquando da emissão de cada fatura. Além disso, deve incorporar uma impressão digital do conteúdo dos registos das facturas (um hash) para que estes sejam encadeados.
Assinatura digital e envio à AEAT
É obrigatório assinar digitalmente o registo de faturação. O sistema deve ter a capacidade de transmitir o registo à administração fiscal.
O código QR obrigatório
Deve ser incluído um código QR no documento de faturação. Este código permitirá ao cliente destinatário comparar a fatura com as informações depositadas na AEAT.
Prazo previsto para a entrada em vigor e a aplicabilidade
Calendário de aplicação da Veri*Factu (lei antifraude)
- Empresas (pessoas colectivas): Os contribuintes (hotéis e empresas) devem dispor de sistemas informáticos adaptados até 1 de janeiro de 2026.
- Trabalhadores por conta própria (pessoas singulares): O prazo é 1 de julho de 2026.
- Isenção: As empresas que já operam no âmbito do sistema SII (Suministro Inmediato de Información) ficarão isentas deste novo regulamento Veri*Factu. O SII é obrigatório para as empresas com um volume de negócios superior a 6 milhões de euros por ano, embora estas também possam aderir voluntariamente.
Calendário para a faturação eletrónica B2B (lei de criação e crescimento)
- Grandes empresas (volume de negócios > 8 milhões de euros): Devem adaptar-se à faturação eletrónica B2B no prazo de 12 meses após a adoção do regulamento.
- Outras empresas: Dispõem de 24 meses após a aprovação do regulamento para implementar a faturação eletrónica B2B.
- Informações sobre o Estado (prazos adicionais): Os prazos para a apresentação das declarações variam também em função da dimensão da empresa: as empresas com um volume de negócios superior a 8 milhões de euros terão 12 meses a partir da adoção do regulamento para se adaptarem. As empresas com um volume de negócios entre 6 e 8 milhões terão 24 meses. As empresas com um volume de negócios inferior a 6 milhões de euros disporão de 36 meses. Por último, os profissionais independentes terão 48 meses para cumprir a obrigação.
SDH (Solmicro Digital Hub): a solução 100% Veri*Factu integrada no sistema hoteleiro LEAN PMS
O que é a SDH e o seu papel no Grupo Zucchetti?
O SDH (Solmicro Digital Hub) é uma plataforma do Grupo Zucchetti que fornece a solução técnica comum para a comunicação entre o LEAN Hotel System PMS **** e o e-Government.
O seu principal objetivo é facilitar o cumprimento da regulamentação fiscal e da faturação eletrónica.
A SDH permite a integração com vários sistemas de comunicação eletrónica, incluindo a fatura eletrónica B2G e B2B (Ley Crea y Crece), e sistemas de comunicação fiscal como o SII, TicketBAI, Batuz e Veri***Factu. Também se liga a plataformas oficiais como FACe, FACeB2B, SILICIE, SIEX e Alfândegas.
Sistema hoteleiro LEAN Integração PMS e SDH, cumprimento automático
Quando a SDH estiver ativa, sempre que for gerada uma fatura (positiva, negativa, etc.), esta será enviada imediatamente para a Agência Tributária (AEAT), tal como exigido pelo Real Decreto 1007/2023.
Depois de ser recebida e processada pela AEAT, a fatura será registada com um hash (impressão digital única) e terá um QR para que o cliente destinatário possa verificar se o registo da fatura está na posse da AEAT.
As facturas serão armazenadas no SDH em conformidade com os critérios de integridade e inalterabilidade, e serão encadeadas para garantir uma rastreabilidade total. O SDH inclui ferramentas para o arquivo seguro de documentos fiscais e contabilísticos.
Benefícios operacionais e estratégicos do SDH
- Eficiência e automatização: Automatização total de gerir a emissão, a receção e o acompanhamento de facturas electrónicas, reduzindo o tempo e o esforço operacional.
- Conformidade garantida: Conformidade garantida com Veri*Factu, TicketBAI e as novas obrigações de faturação B2B da Lei Crea y Crece. A plataforma efectua um acompanhamento constante das alterações legais.
- Redução da delinquência: Graças à rastreabilidade total, o sistema permite o acompanhamento em tempo real do ciclo de vida das facturas (desde a emissão até ao pagamento). A informação exacta e atempada sobre o estado das facturas contribui para a redução dos atrasos de pagamento.
- Escalabilidade e acesso personalizado: O SDH é adaptável a empresas de qualquer dimensão e oferece um sistema de administração e monitorização baseado na Web com acesso personalizado para o cliente e o seu contabilista.
A fiabilidade da infraestrutura PMS do LEAN Hotel System para o futuro fiscal
A adoção LEAN do novo sistema Veri*Factu pode ser feita através do SDH (Solmicro Digital Hub) ou de outras opções, que também está adaptado aos novos regulamentos.
A solução SDH é aplicável em toda a Espanha, com exceção do País Basco e de Navarra, onde se aplicam a TicketBAI e a Batuz.
Lembrete sobre o RSI: é obrigatório se a empresa tiver um volume de negócios superior a 6 milhões de euros por ano, ou pode ser adotado numa base voluntária. As empresas que já utilizam o RSI estão isentas do novo regulamento Veri***Factu.
A conformidade com estes regulamentos é inevitável. A chave é escolher uma solução, como a oferecida pelo LEAN Hotel System PMS e SDH, que não só cumpre a lei, mas também acrescenta eficiência operacional e fiabilidade.
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