Como otimizar a gestão de tarifas empresariais em vários hotéis
A gestão de tarifas corporativas em ecossistemas multi-hoteleiros evoluiu de processos manuais desagregados para modelos centralizados em que o controlo comercial e a operação devem coexistir sem fricção. Uma abordagem profissional requer rigor contratual, normalização, governação de dados sólida e tecnologia integrada que permita a escalabilidade sem sacrificar a rentabilidade por estabelecimento.
1) O que são as tarifas empresariais e porque é que são complicadas numa gestão multi-hoteleira?
As tarifas corporate são preços negociados que respondem a acordos comerciais entre hotéis e empresas para estadias recorrentes ou de grande volume. São activadas através de contratos que determinam o desconto ou preço fixo, condições de utilização, períodos de validade, disponibilidade associada e benefícios extra para o viajante empresarial.
Gestores de viagens de negócios (gestores de viagens, compradores de viagens) dão prioridade a três elementos: controlo orçamental, cumprimento homogéneo da convenção e facilidade de acesso à informação contratual.
Num ambiente em que estão envolvidos vários hotéis (quer se trate de uma cadeia, de um grupo de gestão ou de um conjunto de estabelecimentos independentes com acordos partilhados), a ausência de processos unificados cria problemas estruturais:
- Carregamento manual descentralizado, frequentemente em Excel ou Google Sheets.
- Versões contratuais incoerentes entre hotéis.
- Falta de visibilidade dos prazos de vencimento e restrições activos.
- Não há auditoria para explicar as alterações ou excepções aplicadas.
- Desvios de preços em relação ao acordado, com impacto na produção ou na rentabilidade.
Tipos de tarifas negociadas e contratos de empresa
As estruturas mais comuns nas aquisições empresariais incluem:
- Taxa fixa (preço líquido sem variações por dia ou estação).
- Desconto na BAR (Melhor Tarifa Disponível) com regras (datas de interrupção, (por exemplo, antecipação mínima, pico de procura).
- Taxas de produção ou de volume, com incentivos escalonados de acordo com os objectivos de número de quartos.
- Tarifas embaladas, que incluem planos de refeições, regalias ou benefícios adicionais para o viajante.
Expectativas das empresas e dos gestores de viagens
Um programa empresarial competitivo deve proporcionar:
- Um repositório unificado acessível a partir de qualquer hotel participante.
- Termos claramente definidos com datas de abertura e encerramento do contrato.
- Aplicação coerente, independentemente do estabelecimento que efectua a reserva.
- Rastreabilidade pormenorizada das variações, ajustamentos e edições históricas do acordo.
- Gestão massiva de contratos e modificações sem duplicação do trabalho operacional.
Problemas típicos sem centralização
- Tarifas cobradas de forma desigual entre estabelecimentos.
- Irreversibilidade ou perda da versão contratual original.
- Incidentes de fuga de receitas por edições não controladas.
- Dependência de ferramentas manuais como Excel para armazenar contratos.
- Falta de um painel de controlo ou de uma visão consolidada das transacções em bloco.
2. Porquê centralizar: vantagens operacionais e de custo-eficácia
A centralização dos contratos empresariais transforma a gestão de vários hotéis em quatro dimensões essenciais: redução de erros, governação comercial, capacidade de auditoria e aumento da rentabilidade líquida por estabelecimento. Esta abordagem elimina os processos repetitivos, reduz a dispersão de documentos e permite uma análise comparativa por hotel, de modo a que o impacto de cada contrato possa ser medido individualmente no resultado final.
Vantagens de um sistema centralizado em relação à gestão individual
- Unificação das condições por empresa aplicáveis a todos os hotéis participantes.
- Edição de alterações ou renovações em bloco, evitando a duplicação de encargos por estabelecimento.
- Segmentação consistente sob o mesmo identificador contratual e regras comerciais globais.
Controlo, auditoria e redução de erros
- Preservação da versão contratual original face a variações contínuas.
- Auditoria histórica de cada ajustamento aplicado, registada por hotel e data.
- Redução dos erros manuais causados por carregamentos repetidos ou não sincronizados.
Impacto na rendibilidade e na satisfação das empresas
- Maior cumprimento dos contratos → produção empresarial mais estável e fiável.
- Melhor alinhamento entre vendas, gestão de receitas e operações.
- Capacidade de otimizar as tarifas em função do desempenho real de cada hotel, sem comprometer o quadro global do acordo.
Principais KPIs para avaliar os resultados
Um modelo profissionalizado deve assegurar o controlo:
- Rácio de carga vs. cumprimento do contrato por hotel.
- Número de noites produzidas vs. rentabilidade líquida obtida por estabelecimento.
- Desvios detectados e corrigidos por período e por hotel.
- Conversão associada a cláusulas-tipo de disponibilidade Última disponibilidade de quartos de cada estabelecimento.
- Impacto das modificações em massa no RevPAR, no ADR líquido e no custo de aquisição por hotel.
3. Como centralizar e otimizar os preços empresariais numa cadeia ou grupo multi-hoteleiro
A centralização não se limita a consolidar os contratos: trata-se de definir o processo, a norma e a governação comercial. Para uma implementação eficiente, recomenda-se:
Processos recomendados e fluxos de aprovação
- Estabelecer proprietários mundiais em nome da conta da empresa.
- Definir níveis de aprovação por região ou agrupamento antes de ativar as tarifas no PMS.
- Documentar as responsabilidades entre vendas, receitas e operações a nível estratégico e local.
Normalização e utilização de modelos de contratos
- Modelos unificados para condições (regras de desconto), regalias, disponibilidade mínima, planos de refeições, restrições).
- Sistema de nomenclatura global com:
- Empresa
- ID do contrato
- Validade
- Perímetro dos hotéis ligados
- Evitar repositórios manuais dispersos no Excel ou numa unidade partilhada sem controlo de versões.
Melhores práticas de monitorização em vários hotéis
- Aplicar as alterações em bloco com projectos-piloto por região.
- Designar campeões tarifários por hotel para validar a coerência e a aplicação local.
- Revisão periódica da execução do contrato por estabelecimento, não apenas a nível global.
Estratégias do Revenue Manager para negociar tarifas empresariais
- Favorecer as regras dinâmicas da BAR em detrimento de tarifas fixas opacas em ambientes de elevada volatilidade.
- Incorporar cláusulas de produção que optimizem a rentabilidade individual por hotel.
- Alinhar os acordos com as estratégias internas de segmentação, upselling e controlo dos picos de procura.
4. Tecnologia necessária: PMS, RMS e Channel Manager a trabalhar em conjunto
Um ecossistema profissional dispensa os processos manuais e permite a interoperabilidade entre camadas:
Funções essenciais do PMS
O SGP deve permitir:
- Segmentação empresarial robusta e mapeável.
- Condições automatizadas com início e fim do contrato.
- Exportação sem problemas para um RMS ou plataforma de taxas sem duplicação de processos.
- Proteção da versão contratual original.
Papel do gestor de canais
- Distribuir as tarifas negociadas, garantindo a coerência em todos os canais ligados.
- Evitar edições paralelas em OTAs ou carregamentos manuais em extranets.
Papel do RMS na otimização da empresa
- Aplicar regras de dinamização em função da produção efectiva por hotel.
- Emitir alertas para inconsistências ou expirações iminentes.
- Permitir a análise comparativa por contrato x hotel.
Comparação de soluções
- O RateGain facilita a distribuição escalável e a gestão de contratos.
- O Amadeus permite a integração das empresas num ecossistema de receitas e distribuição.
Vantagens da substituição do Excel
- Gestão de escala multi-hotel.
- Automatização da validade e das regras.
- Auditoria efectiva das alterações.
- Cumprimento contratual centralizado.
- Eliminação de erros humanos devido a cargas repetidas.
5. Estudo de caso: centralização dos contratos de empresa com LEAN
Com o LEAN, as empresas podem ter os seus próprios contratos para associar tarifas negociadas num ou mais hotéis, com datas de início e fim definidas. Todos os acordos são consolidados em um único painel, permitindo gerenciar contratos em bloco, aplicar variações de condições sem perder o acordo original e consultar o histórico completo de alterações. O sistema suporta implementações em massa, gestão de tarifas corporativas e rastreabilidade dos ajustes aplicados a cada hotel vinculado.
Elementos-chave do processo
- Ligação contratual multi-hotel.
- Datas definidas por datas.
- Condições e variações controladas.
- Painel único para gestão de massa.
- Histórico auditável por contrato.
- Aplicação automática de tarifas negociadas de acordo com o contrato ativo.
6. Conclusão: a digitalização para um modelo empresarial mais rentável e controlado
A centralização contratual combinada com a tecnologia integrada já não é uma vantagem competitiva, mas sim a norma obrigatória na gestão de empresas multi-hoteleiras.
- Controlo homogéneo entre estabelecimentos.
- Redução dos erros operacionais.
- Rastreabilidade contratual total.
- Rentabilidade mensurável por hotel.
- Satisfação sustentada da empresa que favorece o aumento da produção.
- Contratos empresariais multi-hoteleiros.
- Vigílias automatizadas.
- Painel de gestão único e maciço.
- Auditoria histórica por estabelecimento.
- Integração direta entre PMS, Channel Manager e RMS o plataforma de taxas.
- Mapeamento dos contratos empresariais existentes.
- Consolidá-los num ambiente centralizado.
- Normalizar os modelos e as nomenclaturas.
- Ativar a distribuição multi-hotel automatizada.
- Medir a produção empresarial versus a rendibilidade líquida por estabelecimento.
- Automatize a aplicação, os alertas e os ajustes em massa sem depender do Excel.
Também pode estar interessado em
PEÇA A SUA DEMONSTRAÇÃO HOJE
Descubra como o Lean Hotel System pode transformar o seu negócio hoteleiro