Tudo o que precisa de saber sobre o registo de hóspedes em hotéis e alojamentos
O registo de hóspedes é um processo obrigatório para hotéis, apartamentos turísticos e outros alojamentos em Espanha. Não só lhe permite manter um registo das pessoas que ficam consigo, como também cumpre as normas de segurança exigidas pelas autoridades.
Neste artigo, explicaremos por que razão é importante registar os hóspedes, que dados devem ser recolhidos, como fazê-lo corretamente e que opções digitais existem para facilitar este processo.
Porque é que o registo de hóspedes é importante num hotel?
O registo dos hóspedes não é um simples procedimento administrativo, mas uma obrigação legal em Espanha. De acordo com a regulamentação em vigor, os alojamentos turísticos são obrigados a registar cada hóspede e a comunicar esses dados às autoridades.
Regulamentação legal em Espanha e noutros países
De acordo com a Ordem INT/1922/2003 do Ministério do Interior, todos os estabelecimentos hoteleiros em Espanha são obrigados a
- Registar cada hóspede no relatório de viagem.
- Recolha de dados pessoais obrigatórios, incluindo nome, identificação e data de entrada.
- Enviar estas informações à Polícia Nacional ou à Guardia Civil no prazo de 24 horas após a chegada.
Este registo é obrigatório para hotéis, apartamentos turísticos, parques de campismo, pousadas e qualquer outro tipo de alojamento turístico. Todas as informações pormenorizadas estão disponíveis em SES-Hosting
Regulamentos noutros países europeus
O registo de convidados também é obrigatório na maioria dos países da UE, embora com algumas diferenças em termos de requisitos e prazos:
- França: Os hotéis devem registar todos os hóspedes estrangeiros e conservar os seus dados durante seis meses. Não existe qualquer obrigação de os enviar às autoridades, exceto em casos específicos.
- Itália: É obrigatório registar todos os hóspedes e enviar os dados à polícia local no prazo de 24 horas. Este registo é efectuado através do portal "Alloggiati Web".
- Alemanha: os hotéis e os alojamentos turísticos são obrigados a recolher e armazenar os dados dos hóspedes durante um ano, mas a apresentação às autoridades não é obrigatória em todos os casos.
- Portugal: Tal como em Espanha, os alojamentos devem registar cada hóspede e enviar os dados para o Serviço de Estrangeiros e Fronteiras (SEF) no prazo máximo de 3 dias.
De um modo geral, embora a regulamentação varie de país para país, a maioria dos Estados europeus exige o registo dos hóspedes para garantir a segurança e o controlo da imigração.
Coimas e sanções por não registo dos hóspedes
O não cumprimento deste regulamento em Espanha pode levar a multas até 30.000 euros, dependendo da gravidade da infração. Além disso, em caso de inspecções ou auditorias, o estabelecimento deve poder demonstrar que cumpriu esta obrigação.
Noutros países europeus, as sanções também podem ser elevadas. Em Itália, por exemplo, as coimas podem atingir 5 000 euros por hóspede não registado e, em França, as autoridades podem encerrar temporariamente o estabelecimento em caso de incumprimento repetido.
Por conseguinte, o cumprimento do registo de hóspedes não só evita sanções, como também garante o bom funcionamento da empresa e a segurança de todos os envolvidos.
O que é o relatório de entrada de passageiros e para que serve?
O boletim de entrada de viajantes é um documento oficial obrigatório que regista os dados de identidade de cada hóspede alojado num estabelecimento turístico. A sua principal função é garantir o controlo e a segurança, permitindo às autoridades saber quem está alojado em que alojamento, em caso de necessidade.
Este formulário deve ser assinado pelo hóspede e enviado à Polícia Nacional ou à Guardia Civil o mais tardar 24 horas após a chegada.
Quem é obrigado a preenchê-lo?
Todos os alojamentos turísticos devem preencher este documento, incluindo:
- Hotéis e albergues.
- Casas rurais.
- Apartamentos turísticos.
- Parques de campismo e albergues.
Os requisitos de registo são semelhantes para todos os tipos de alojamento, mas existem diferenças na forma como são tratados:
- Hotéis: normalmente têm sistemas automatizados que registam os hóspedes digitalmente e enviam as informações diretamente.
- Pequenos alojamentos: É comum utilizarem formulários em papel ou plataformas digitais mais simples para efectuarem o processo manualmente.
Independentemente do método utilizado, o cumprimento do registo de viajantes é um requisito obrigatório que não deve ser descurado.
Diferenças entre o relatório de entrada e outros documentos de registo
Embora o relatório dos viajantes seja o documento oficial exigido pelos regulamentos, existem outros formulários que os hotéis podem utilizar para a sua própria gestão interna:
- Boletim de entrada dos viajantes: Documento obrigatório enviado às autoridades com os dados de identificação do hóspede.
- Cartão de registo do hotel: Documento interno do estabelecimento que pode incluir informações adicionais, como as preferências do cliente ou os dados de pagamento.
- Registo de entrada: Procedimento interno do hotel onde são registados dados como a data de entrada e saída, o número do quarto e os serviços contratados.
Informações exigidas no relatório dos viajantes
O relatório do viajante deve incluir uma série de dados obrigatórios que identificam o hóspede. Em seguida, explicaremos mais pormenorizadamente quais as informações essenciais e porquê.
As informações pessoais do hóspede são obrigatórias:
Por lei, como já foi referido, é absolutamente obrigatório identificar o hóspede de forma inequívoca e inequívoca com esta informação mínima:
- Nome e apelido.
- Número do bilhete de identidade, passaporte ou bilhete de identidade.
- Número de apoio que consta do DNI e do NIE espanhóis (aplicável apenas a hóspedes espanhóis).
- Relação com o hóspede principal para todos os hóspedes espanhóis menores de idade.
- Contacto telefónico ou eletrónico.
- Endereço, código postal e município (apenas aplicável aos hóspedes espanhóis).
- Data de nascimento.
- Data de entrada e de saída
Data de chegada e de partida: importância para o controlo do alojamento
O registo das datas de entrada e saída é um requisito essencial:
- Controlo da estadia dos hóspedes: Garante que o alojamento não aloja pessoas para além do período autorizado.
- Investigações policiais: em caso de crimes ou incidentes, permite localizar a presença de uma pessoa num determinado local e hora.
- Conformidade fiscal: Assegura que o estabelecimento declara corretamente a ocupação e os impostos correspondentes.
Nacionalidade e origem do hóspede: requisitos legais
O registo da nacionalidade e do país de origem do hóspede é essencial porque:
- Facilita o controlo da migração: permite às autoridades conhecer as entradas e saídas de cidadãos estrangeiros.
- Cumpre os acordos internacionais de segurança: alguns países exigem um controlo especial de determinados viajantes.
- Ajuda a detetar possíveis situações de risco: por exemplo, a presença de pessoas com indicações internacionais.
Assinatura do convidado: é obrigatória em todos os casos?
O hóspede deve assinar o relatório do viajante e o estabelecimento deve conservá-lo durante um período mínimo de três anos.
Porque é que a assinatura é um requisito legal?
- Verifica a autenticidade dos dados: A assinatura confirma que o hóspede forneceu informações verdadeiras.
- Serve de prova jurídica: em caso de investigação ou auditoria, o documento assinado tem validade jurídica.
- Protege o alojamento: evita possíveis sanções ao provar que o estabelecimento cumpriu a sua obrigação de registo.
O cumprimento destes requisitos não só é obrigatório por lei, como também contribui para a segurança de todos os hóspedes e do próprio estabelecimento.
Como escolher o modelo certo para o seu alojamento?
Nem todos os modelos de registo de hóspedes são iguais. Consoante o tipo de alojamento, o volume de hóspedes e o seu método de trabalho preferido (manual ou digital), necessitará de um modelo mais simples ou mais avançado.
Diferenças entre modelos básicos e avançados
Existem dois tipos principais de modelos:
Básicos:
- Concebido para pequenos alojamentos que registam manualmente os seus hóspedes.
- Geralmente em papel ou em formato Excel para impressão.
- Devem ser enviados manualmente às autoridades.
Avançado:
- Incluem formulários digitais que podem ser integrados em sistemas de gestão hoteleira (PMS).
- Automatizam a apresentação de dados às autoridades em conformidade com a regulamentação.
- Melhorar a eficiência e reduzir os erros manuais no registo de hóspedes.
Diferenças entre modelos de acordo com o tipo de alojamento
Dependendo do tipo de alojamento, alguns modelos podem ser mais adequados do que outros:
Hotéis e albergues:
- Exigem registos mais pormenorizados e automatizados.
- Utilizam frequentemente software de check-in digital para acelerar o processo.
Casas rurais e apartamentos turísticos:
- Podem gerir registos mais facilmente com formulários básicos em papel ou digitais.
- Normalmente, os proprietários apresentam manualmente os dados às autoridades.
Parques de campismo e pousadas:
- Podem ser exigidos formulários específicos para grupos de viajantes.
- Alguns regulamentos permitem registos colectivos em vez de individuais.
Campos obrigatórios em cada modelo de acordo com os regulamentos
Qualquer modelo de registo de convidado deve incluir estes campos obrigatórios para cumprir os regulamentos:
- Dados pessoais: Nome, apelido, telefone ou correio eletrónico, data de nascimento, nacionalidade.
- Documento de identidade: DNI (+ número de apoio), passaporte ou cartão de residência.
- Data de check-in e check-out: Para garantir o controlo da estadia.
- Assinatura do convidado: obrigatória para validar o registo.
- Envio às autoridades: consoante o país, as informações devem ser enviadas no prazo de 24 a 72 horas.
O incumprimento de qualquer um destes campos pode dar origem a coimas e sanções para o alojamento.
Precisa de personalizar o seu modelo? Opções avançadas
Se o seu estabelecimento tiver necessidades específicas, pode optar por um modelo personalizado que inclua:
- Línguas adicionais: Para alojamento com hóspedes internacionais.
- Assinatura digital: Para acelerar o check-in sem necessidade de papel.
- Campos adicionais: tais como preferências de quarto, contactos de emergência ou informações sobre o método de pagamento.
- Integração com PMS para gestão hoteleiraAutomatizar a gestão e sincronizar com os sistemas de check-in digital.
Sugestão: Se gerir um elevado volume de hóspedes, um modelo digital personalizado com assinatura eletrónica melhorará a eficiência e reduzirá os erros manuais.
A escolha do modelo correto facilita o processo de registo de hóspedes e garante o cumprimento dos regulamentos. Se o seu alojamento recebe poucos hóspedes, um modelo básico em papel pode ser suficiente. No entanto, se procura eficiência, segurança e conformidade legal, os modelos digitais com integração PMS são a melhor opção.
Alternativas digitais para a gestão de registos
Se quiser evitar a gestão de papel e melhorar a eficiência do check-in, existem soluções digitais que automatizam o registo de hóspedes e facilitam tanto a verificação das informações corretas recolhidas como o importante envio de informações às autoridades.
Quais são os melhores programas de registo de convidados?
Os hotéis modernos necessitam de ferramentas eficientes para registar os seus hóspedes de forma rápida e segura. Entre as soluções mais proeminentes no mercado encontram-se:
- Lean Hotel System - PMS com check-in digital integrado, automatização dos relatórios dos viajantes e sincronização com as autoridades.
- POK - Point of Kiosk. Diferentes formas de otimizar as entradas e saídas (processo de Pré Check-in, Check-in Virtual, Quiosque).
- Chekin - Solução centrada no check-in em linha e na validação de documentos.
No entanto, o Lean Hotel System distingue-se dos restantes por oferecer um PMS completo que não só gere o registo de hóspedes, como também optimiza todas as operações do hotel.
Software de gestão hoteleira (PMS) com função de check-in
O Lean Hotel System é muito mais do que um simples software de check-in digital. É uma solução completa que permite aos hotéis automatizar a gestão de reservas, centralizar os dados dos hóspedes e garantir a conformidade regulamentar.
- Check-in automatizado de hóspedes: digitaliza o processo de check-in e envia os dados para a polícia em conformidade com os regulamentos.
- Integração com leitores de documentos: Captura automaticamente os dados do bilhete de identidade ou passaporte do hóspede sem erros manuais.
- Check-in remoto: permite aos clientes efetuar o check-in antes da sua chegada, reduzindo os tempos de espera na receção (pré-check-in em linha).
- Assinatura digital do relatório dos viajantes: agiliza a burocracia e garante a validade legal do registo.
- Armazenamento seguro na nuvem: cumpre os regulamentos de proteção de dados e evita a perda de documentação.
Com o Lean Hotel System, os hotéis melhoram a eficiência operacional e proporcionam uma experiência mais tranquila e segura aos hóspedes.
Vantagens das ferramentas de registo de hóspedes baseadas na Web
As aplicações móveis estão a revolucionar a forma como os hotéis gerem o check-in. O Lean Hotel System incorpora o POK - Pre Check-in, que permite aos hóspedes efetuar parte do check-in a partir do seu smartphone antes da chegada.
Eliminar as filas de espera na receção: Os clientes podem efetuar o check-in antes de chegarem, reduzindo o tempo de espera.
Maior comodidade e rapidez: os dados são introduzidos digitalmente, sem necessidade de papelada.
Segurança garantida: As informações são armazenadas de forma segura e transmitidas automaticamente às autoridades.
Check-in sem contacto: Ideal para melhorar a experiência do hóspede e aumentar a sua satisfação.
Com a POK e o Lean Hotel System, os hotéis podem oferecer uma experiência moderna e eficiente, adaptando-se às novas tendências do sector.
Com o POK - Pre Check-in, o cliente recebe uma ligação Web onde pode facilmente preencher os seus dados pessoais antes da sua chegada ao estabelecimento. À chegada, basta digitalizar o código QR obtido para completar o processo de auto-check-in e aceder sem demora às chaves do seu quarto.
Integração de ferramentas digitais com outras plataformas do hotel
Uma das grandes vantagens do Lean Hotel System é a sua capacidade de integração com outras ferramentas essenciais de gestão hoteleira.
- Ligação com Channel Managers: Sincronize as reservas do Booking, Expedia e outras OTAs em tempo real.
- Automatização dos envios à polícia: cumpre os regulamentos sem intervenção manual.
- Integração com sistemas de pagamento: Permite efetuar pagamentos automáticos durante o check-in.
- Sincronização com ferramentas de Revenue Management: optimize as tarifas e a ocupação de forma inteligente.
Graças a estas integrações, o Lean Hotel System torna-se o centro de controlo digital do hotel, facilitando a gestão e aumentando a rentabilidade do negócio.