Todo lo que necesitas saber sobre el registro de huéspedes en hoteles y alojamientos
El registro de huéspedes es un proceso obligatorio para hoteles, apartamentos turísticos y otros alojamientos en España. No solo permite llevar un control de las personas que se hospedan, sino que también cumple con la normativa de seguridad exigida por las autoridades.
En este artículo, te explicaremos por qué es importante registrar a los huéspedes, qué datos se deben recoger, cómo hacerlo correctamente y qué opciones digitales existen para facilitar este proceso.
¿Por qué es importante el registro de huéspedes en un hotel?
El registro de huéspedes no es un simple trámite administrativo, sino una obligación legal en España. Según la normativa vigente, los alojamientos turísticos están obligados a registrar a cada huésped y comunicar estos datos a las autoridades.
Normativa legal en España y otros países
Según la Orden INT/1922/2003 del Ministerio del Interior, todos los establecimientos hoteleros en España están obligados a:
- Registrar a cada huésped en el parte de viajeros.
- Recoger datos personales obligatorios, incluyendo nombre, documento de identidad y fecha de entrada.
- Enviar esta información a la Policía Nacional o Guardia Civil en un plazo máximo de 24 horas tras la llegada.
Este registro es obligatorio para hoteles, apartamentos turísticos, campings, albergues y cualquier otro tipo de alojamiento turístico. Encuentra toda la información detallada en SES-Hospedajes
Normativa en otros países europeos
El registro de huéspedes también es obligatorio en la mayoría de países de la Unión Europea, aunque con algunas diferencias en los requisitos y los plazos:
- Francia: Los hoteles deben registrar a todos los huéspedes extranjeros y conservar sus datos durante seis meses. No es obligatorio enviarlos a las autoridades, salvo en casos específicos.
- Italia: Es obligatorio registrar a todos los huéspedes y enviar los datos a la policía local en las primeras 24 horas. Se realiza a través del portal “Alloggiati Web”.
- Alemania: Se exige que los hoteles y alojamientos turísticos recojan y almacenen los datos de los huéspedes durante un año, pero el envío a las autoridades no es obligatorio en todos los casos.
- Portugal: Similar a España, los alojamientos deben registrar a cada huésped y enviar los datos al Servicio de Extranjería y Fronteras (SEF) en un plazo máximo de 3 días.
En general, aunque las normativas varían según el país, la mayoría de estados europeos exigen el registro de huéspedes para reforzar la seguridad y el control migratorio.
Multas y sanciones por no registrar a los huéspedes
El incumplimiento de esta normativa en España puede acarrear multas de hasta 30.000€, dependiendo de la gravedad de la infracción. Además, en caso de inspecciones o auditorías, el establecimiento debe poder demostrar que ha cumplido con esta obligación.
En otros países europeos, las sanciones también pueden ser elevadas. En Italia, por ejemplo, las multas pueden alcanzar los 5.000€ por cada huésped no registrado, y en Francia, las autoridades pueden cerrar temporalmente el establecimiento en caso de reiterados incumplimientos.
Por ello, cumplir con el registro de huéspedes no solo evita sanciones, sino que garantiza el buen funcionamiento del negocio y la seguridad de todos los involucrados.
¿Qué es el parte de entrada de viajeros y para qué sirve?
El parte de entrada de viajeros es un documento oficial obligatorio que recoge los datos de identidad de cada huésped que se aloja en un establecimiento turístico. Su función principal es garantizar el control y la seguridad, permitiendo a las autoridades conocer quién se hospeda en cada alojamiento en caso de necesidad.
Este formulario debe ser firmado por el huésped y enviado a la Policía Nacional o Guardia Civil en un plazo máximo de 24 horas tras la llegada.
¿Quién está obligado a rellenarlo?
Todos los alojamientos turísticos deben completar este documento, incluyendo:
- Hoteles y hostales.
- Casas rurales.
- Apartamentos turísticos.
- Campings y albergues.
Los requisitos de registro son similares para todos los tipos de alojamiento, pero hay diferencias en la forma en que se gestiona:
- Hoteles: Suelen contar con sistemas automatizados que registran a los huéspedes digitalmente y envían la información de manera directa.
- Pequeños alojamientos: Es común que utilicen formularios en papel o plataformas digitales más sencillas para realizar el proceso manualmente.
Independientemente del método utilizado, cumplir con el registro de viajeros es un requisito obligatorio que no debe pasarse por alto.
Diferencias entre el parte de entrada y otros documentos de registro
Aunque el parte de viajeros es el documento oficial exigido por la normativa, existen otros formularios que los hoteles pueden utilizar para su propia gestión interna:
- Parte de entrada de viajeros: Documento obligatorio que se envía a las autoridades y contiene los datos de identidad del huésped.
- Ficha de registro del hotel: Documento interno del establecimiento que puede incluir información adicional como preferencias del cliente o datos de pago.
- Registro de check-in: Procedimiento interno del hotel donde se anotan detalles como la fecha de entrada y salida, número de habitación y servicios contratados.
Información requerida en el parte de viajeros
El parte de viajeros debe incluir una serie de datos obligatorios que identifican al huésped. A continuación detallaremos en profundida qué datos son imprescindibles y por qué.
Información personal del huésped obligatoria:
Por ley como ya se ha mencionado es completamente obligatorio identificar de manera inequívoca y consetida al huésped con esta información mínima:
- Nombre y apellidos.
- Número de DNI, pasaporte o documento de identidad.
- Número de soporte que viene en los DNI y NIE españoles (sólo aplicable para huéspedes españoles).
- Parentesco con el huésped principal para todos aquellos huéspedes españoles menores de edad.
- Teléfono o un email de contacto.
- Dirección, código postal y municipio (sólo aplicable para huéspedes españoles).
- Fecha de nacimiento.
- Fecha de entrada y salida
Fecha de llegada y salida: importancia para el control del alojamiento
El registro de la fecha de entrada y salida es un requisito esencial para:
- Control de la estancia del huésped: Garantiza que el alojamiento no hospeda a personas más allá del período permitido.
- Investigaciones policiales: En caso de delitos o incidencias, permite rastrear la presencia de una persona en un lugar y momento específicos.
- Cumplimiento de normativas fiscales: Asegura que el establecimiento declare correctamente la ocupación y los impuestos correspondientes
Nacionalidad y procedencia del huésped: requisitos legales
Registrar la nacionalidad y país de origen del huésped es fundamental porque:
- Facilita el control migratorio: Permite a las autoridades conocer la entrada y salida de ciudadanos extranjeros.
- Cumple con acuerdos internacionales de seguridad: Algunos países exigen un seguimiento especial de ciertos viajeros.
- Ayuda a detectar posibles situaciones de riesgo: Como la presencia de personas con alertas internacionales.
Firma del huésped: ¿es obligatoria en todos los casos?
El huésped debe firmar obligatoriamente el parte de viajeros, y el establecimiento debe conservarlo durante un mínimo de tres años.
¿Por qué la firma es un requisito legal?
- Verifica la autenticidad de los datos: La firma confirma que el huésped ha proporcionado información veraz.
- Sirve como prueba legal: En caso de una investigación o auditoría, el documento firmado tiene validez jurídica.
- Protege al alojamiento: Evita posibles sanciones al demostrar que el establecimiento ha cumplido con su obligación de registro.
Cumplir con estos requisitos no solo es obligatorio por ley, sino que también contribuye a la seguridad de todos los huéspedes y del propio establecimiento.
¿Cómo elegir la plantilla más adecuada para tu alojamiento?
No todas las plantillas de registro de huéspedes son iguales. Dependiendo del tipo de alojamiento, del volumen de huéspedes y del método de trabajo que prefieras (manual o digital), necesitarás un modelo más simple o más avanzado.
Diferencias entre plantillas básicas y avanzadas
Existen dos tipos principales de plantillas:
Básicas:
- Diseñadas para pequeños alojamientos que registran manualmente a sus huéspedes.
- Generalmente en formato papel o Excel para impresión.
- Deben enviarse manualmente a las autoridades.
Avanzadas:
- Incluyen formularios digitales que pueden integrarse con sistemas de gestión hotelera (PMS).
- Automatizan el envío de datos a las autoridades en cumplimiento con la normativa.
- Mejoran la eficiencia y reducen errores manuales en el registro de huéspedes.
Diferencias entre plantillas según el tipo de hospedaje
Dependiendo del tipo de alojamiento, algunas plantillas pueden ser más adecuadas que otras:
Hoteles y hostales:
- Requieren registros más detallados y automatizados.
- Suelen utilizar software de check-in digital para agilizar el proceso.
Casas rurales y apartamentos turísticos:
- Pueden gestionar registros de forma más sencilla con formularios básicos en papel o digitales.
- Normalmente, los propietarios envían manualmente los datos a las autoridades.
Campings y albergues:
- Pueden necesitar formularios específicos para grupos de viajeros.
- Algunas normativas permiten registros colectivos en lugar de individuales.
Campos obligatorios en cada plantilla según la normativa
Cualquier plantilla de registro de huéspedes debe incluir estos campos obligatorios para cumplir con la normativa:
- Datos personales: Nombre, apellidos, teléfono o email, fecha de nacimiento, nacionalidad.
- Documento de identidad: DNI (+ número de soporte), pasaporte o tarjeta de residencia.
- Fecha de entrada y salida: Para garantizar el control de la estancia.
- Firma del huésped: Obligatoria para validar el registro.
- Envío a las autoridades: Según el país, la información debe enviarse en 24-72 horas.
El incumplimiento de alguno de estos campos puede resultar en multas y sanciones para el alojamiento.
¿Necesitas personalizar tu plantilla? Opciones avanzadas
Si tu establecimiento tiene necesidades específicas, puedes optar por una plantilla personalizada que incluya:
- Idiomas adicionales: Para alojamientos con huéspedes internacionales.
- Firma digital: Para agilizar el check-in sin necesidad de papel.
- Campos adicionales: Como preferencias de habitación, contacto de emergencia o información sobre métodos de pago.
- Integración con PMS: Para automatizar la gestión y sincronizar con sistemas de check-in digital.
Consejo: Si gestionas un alto volumen de huéspedes, una plantilla digital personalizada con firma electrónica mejorará la eficiencia y reducirá los errores manuales.
Elegir la plantilla adecuada facilita el proceso de registro de huéspedes y garantiza el cumplimiento de la normativa. Si tu alojamiento maneja pocos huéspedes, una plantilla básica en papel puede ser suficiente. Sin embargo, si buscas eficiencia, seguridad y cumplimiento legal, las plantillas digitales con integración a PMS son la mejor opción.
Alternativas digitales para la gestión del registro
Si quieres evitar la gestión en papel y mejorar la eficiencia del check-in, existen soluciones digitales que automatizan el registro de huéspedes y facilitando tanto el chequeo de la correcta información recogida como el importantísimo envío de información a las autoridades.
¿Cuáles son los mejores programas de registro de huéspedes?
Los hoteles modernos necesitan herramientas eficientes para registrar a sus huéspedes de forma rápida y segura. Entre las soluciones más destacadas del mercado se encuentran:
- Lean Hotel System – PMS con check-in digital integrado, automatización de partes de viajeros y sincronización con las autoridades.
- POK – Point of Kiosk. Diferentes vías para optimizar entradas y salidas (Proceso de Pre Check-in, Virtual Check-in, Quiosco).
- Chekin – Solución enfocada en check-in online y validación de documentos.
Sin embargo, Lean Hotel System se diferencia del resto al ofrecer un PMS completo que no solo gestiona el registro de huéspedes, sino que también optimiza todas las operaciones del hotel.
Software de gestión hotelera (PMS) con función de check-in
Lean Hotel System es mucho más que un simple software de check-in digital. Se trata de una solución integral que permite a los hoteles automatizar la gestión de reservas, centralizar los datos de los huéspedes y garantizar el cumplimiento normativo.
- Registro automatizado de huéspedes: Digitaliza el proceso de check-in y envía los datos a la policía en cumplimiento con la normativa.
- Integración con lectores de documentos: Captura automáticamente los datos del DNI o pasaporte del huésped sin errores manuales.
- Check-in remoto: Permite a los clientes registrarse antes de su llegada, reduciendo tiempos de espera en recepción (Pre Check-in online).
- Firma digital del parte de viajeros: Agiliza la burocracia y garantiza la validez legal del registro.
- Almacenamiento seguro en la nube: Cumple con la normativa de protección de datos y evita pérdidas de documentación.
Con Lean Hotel System, los hoteles mejoran la eficiencia operativa y ofrecen una experiencia más fluida y segura a los huéspedes.
Beneficios de las herramientas web para el registro de huéspedes
Las aplicaciones móviles están revolucionando la forma en que los hoteles gestionan el check-in. Lean Hotel System incorpora POK – Pre Check-in que permite a los huéspedes realizar parte del check-in desde su smartphone antes de su llegada.
Elimina colas en recepción: Los clientes pueden registrarse antes de llegar, reduciendo el tiempo de espera.
Mayor comodidad y rapidez: Los datos se introducen digitalmente, sin necesidad de papeleo.
Seguridad garantizada: La información se almacena de forma segura y se envía automáticamente a las autoridades.
Check-in sin contacto: Ideal para mejorar la experiencia del huésped y aumentar la satisfacción del cliente.
Con POK y Lean Hotel System, los hoteles pueden ofrecer una experiencia moderna y eficiente, adaptándose a las nuevas tendencias de la industria.
Con POK – Pre Check-in, el cliente recibe un enlace web donde puede completar sus datos personales de manera sencilla antes de su llegada al establecimiento. Al llegar, solo necesita escanear el código QR obtenido para finalizar el proceso de auto check-in y acceder a las llaves de su habitación sin demoras.
Integración de herramientas digitales con otras plataformas hoteleras
Uno de los grandes beneficios de Lean Hotel System es su capacidad de integración con otras herramientas esenciales para la gestión hotelera.
- Conexión con Channel Managers: Sincroniza las reservas de Booking, Expedia y otras OTA en tiempo real.
- Automatización de envíos a la policía: Cumple con la normativa sin intervención manual.
- Integración con sistemas de pago: Permite realizar cobros automatizados durante el check-in.
- Sincronización con herramientas de Revenue Management: Optimiza tarifas y ocupación de forma inteligente.
Gracias a estas integraciones, Lean Hotel System se convierte en el centro de control digital del hotel, facilitando la gestión y aumentando la rentabilidad del negocio.